Liderazgo Etico Y Etica Empresarial

PASOS PARA HACER UNA CARTA COMERCIAL

Definición y Estilos

Carta: comunicación escrita qua se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personasnaturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

Estilos:

Bloque Extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (Si lo hay), firma y cargo se colocanpartiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

Bloque extremo

Bloque

Márgenes

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2 cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Zonas

Zona 1

Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo. Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el bordeizquierdo de la hoja, y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

Zona 2

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, télex, NIT (opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad ypaís. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puedeabarcar todo el ancho del papel.

Zona 3

Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello deregistro o la fecha de recibido del documento.

Elaboración de la Carta Comercial.

A continuación se detalla paso a paso la realización de una carta comercial para que no queden dudas.

1. Se pone razón social, sigla o acrónimo logotipo y NIT en la parte superior llamada zona 1, unodebajo de otro, preferiblemente en letra más grande ( arial 18)

2. El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de dos a tresinterlineas de la margen superior (zona 1)

3. En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlineas del número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sinsepararlo con punto.

4. Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, se escriben de cuatro a seis interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.

5. El nombre del destinatario se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida o con mayúsculainicial, se escriben los dos apellidos y no se utiliza negrilla.

6. El cargo se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puederepartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes.

7. La empresa va en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando lasdenominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.

Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúsculasostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.

8. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios amáquina o cuatro a computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmentela abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.

9. La ciudad se identifica por su nombre, aun tratándose de correspondencia local.

10. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea dela ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.

11. El asunto constituye la síntesis del tema de la Carta, expresada en máxima cuatro palabras, conmayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario.

12. El saludo o vocativo para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido

Ejemplos:

Apreciado señor Botero:

Apreciada ingeniera Gloria:

Señora Ministra:

Cordial saludo señor Martínez:se escribe a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.

13. Como parte Inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos deldestinatario, o a tres del asunto del saludo, Si lo hay.

Ejemplos:

Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucia, y de acuerdo con...

Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos...

Respetuosamente lo saludamos y confirmamos...

Con nuestro cordial saludo adjuntamos...

14. El texto se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre párrafos y se debe redactar enforma clara, breve, directa, sencilla y cortes, se debe utilizar el tratamiento de usted y es muyimportante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludoindependiente. Comience a tres interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.

15. La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto estilobloque extremo, como estilo bloque

Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):

Atentamente,

Cordialmente,

Sinceramente,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía

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