Microsoft Excel

UNIDAD IV. HOJA DE CÁLCULO, MICROSOFT EXCEL.

Microsoft Excel: es una de las aplicaciones de Windows más poderosa diseñada para el usuario moderno, ya sean ejecutivos, Ingenieros, Contadores, Administradores, Profesores, u otros, que combina unahoja electrónica de cálculo con capacidad para graficar, gestión y análisis de datos.

La hoja de cálculo convierte a la memoria del computador en una matriz organizada a través de filas ycolumnas permitiendo realizar operaciones de cálculo, aplicación de fórmulas, búsqueda de datos, quecomparándola con la administración y contaduría es equivalente a una hoja de análisis contable.

1. FUNDAMENTOS BASICOS.

• Barra de Titulo:Muestra el título de la aplicación en la que nos encontramos (Microsoft Excel) o bien el nombre del archivo el cual seestá trabajando.

• Rango: Es un bloque rectangular de celdas o también puede definirse como un conjunto de celdas. El rango se denota escribiendo las direcciones de celda separadas por dos puntos (:). Ejemplo: B4:C5.

• Barra de Desplazamiento (Horizontal, Vertical): Nos permite navegar a lo largo y ancho de la hoja de cálculo.

• Barra de Herramientas: Nos permite realizar opciones de menú a través de los botones que aparecen en ella.

• Barra de Formulas:Se utiliza para introducir o modificar los valores o las fórmulas de las celdas o los gráficos. Muestra el valor constante o la fórmula almacenada en la celda activa.

• Barra de Menú: Muestra el listado de menús o comandos con los que podemos trabajar en Excel.

• Celda:Es la intersección de una fila con una columna. Una vez seleccionada la celda. 

2. OPERACIONES RELACIONADAS CON ARCHIVOS:

 Creación de una hoja de cálculo: para crear una hoja en Microsoft Excel, se deben seguir los siguientes pasos:

• Abre una hoja de cálculo, no importa que contenga o no datos.

• Las hojas están situadas en la parte inferior de tu hoja de cálculo, hacia la izquierda, por defecto cada libro tiene tres hojas, llamadas respectivamente hoja 1, hoja2, hoja 3.

• Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja 1.

• En la ventana que se despliega clic en Insertar, que es la primera opción de dicha ventana.

• Te aparece una nueva ventana con distintas opciones al respecto de cómo quieres que sea esa hoja nueva, por defecto estáseleccionado el tipo hoja de cálculo normal que es el que necesitas, pulsa Aceptar.

• En tu libro se ha abierto una hoja nueva, por defecto su nombre será hoja 4, el cual se colocara en último lugar a continuación de hoja 3.

 Guardar un libro:para guardar un libro en Microsoft Excel, se deben realizar los siguientes pasos:

• Abre un libro de Excel y escribe cualquier dato.

• Para guardar un libro, ve al comando Archivo y después elige Guardar, o también sitúate en la barra de herramientas de acceso rápido, en el icono que muestra un disquete.

• En ambos casos se abre un cuadro de dialogo: Guardar Como en la que vas a establecer las condiciones de almacenamiento. Te pide que des nombre al archivo.

• En la parte superior aparece la opción Guardar en: aquí podrás de elegir en que parte de tu ordenador quieres que se guarde el libro. Por defecto se guardara en la carpeta Mis Documentos. Abajo se encuentra la opción de elegir el tipo de archivo que por defecto será el formato Microsoft Excel.

• Pulsa el botón Guardar que esta a la derecha.

 Cerrar un libro:para cerrar un libro en Microsoft Excel, los pasos a realizar son los siguientes:

• Active el libro que desea cerrar.

• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar.

 Configuración de una Página:esta permite visualizar los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja, para ello, se deben realizar los siguientes pasos:

• Haz clic en Vista en la barra de menú y elige la opción Diseño de página. En el centro de la página aparecerá la hoja de cálculo y en la parte inferior de la página nos informa que estamos visualizando la página 1 de un número determinado de hojas.

• Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo en forma normal, la diferencia está en que tenemos diferentes opciones para ir viendo nuestra hoja tal como será impresa.

• Estando en esta vista podemos insertar un Encabezado o un Pie de página, y para ello sólo debemos dar clic sobre el recuadro que nos marca"Haga clicpara agregar encabezado" que se encuentra en la parte superior de la hoja, o también al final de la hoja aparece otro recuadro con la leyenda "Haga clicpara agregar Pie de página".

• Al dar clic sobre la leyenda ésta se borra y podemos escribir nuestro texto.

• Tambiénpodemos ver el número de hojas que tiene nuestra hoja de cálculo y lo hacemos con la opción Vista previa de páginas.

• Con la Vista Normalque aparece junto a la de Diseño de página también podemos obtener la misma Vista previa de páginas.

Vista Preliminar: para ver la vista preliminar de la hoja, se deben realizar los siguientes pasos:

• En una página utiliza la opciónVista preliminar que encontrarás en el Botón Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

• En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones de “pagina anterior” o también podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado, y el de “Página siguiente” o la tecla AV PAG del teclado. Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.

• Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.

• Si hacemos clic en cualquier parte de la página, esta se ampliará, y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

• Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón “Configurar Página”.

• En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón “Cerrar Vista Preliminar”.

 Impresión de un Libro:para imprimir un Libro en Microsoft Office, se deben realizar los siguientes pasos:

• Haga clic en la hoja de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de datos que desea imprimir.

o Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para activarla.

o Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus hojas de cálculo.

• Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Imprimir.

• Luego seleccione una opción para imprimir la selección, la hoja u hojas activas o todo el libro. (NOTA: Si la hoja de cálculo cuenta con un área de impresión definida, Excel sólo imprimirá dicha zona. Si no desea imprimir un área de impresión definida, active la casilla Omitir áreas de impresión).

• Haga clic en el botón de Microsoft Office, luegoen la flecha situada junto a Imprimir y, a continuación, haga clic en Impresión rápida.

3. OPERACIONES RELACIONADAS CON LA EDICIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO:

 Deshacer: para deshacer un valor en una celda de una hoja de cálculo, de debe realizar las siguientes acciones:

• En el menú Edición, haga clic en Deshacer, o bien Haga clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar.

• Al hacer clic en la flecha que aparece junto al botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar verá la lista de las acciones que ha realizado.

 Repetir: con esta función se puede repetir una determinada cantidad de veces un texto determinado. En Excel, el comando Repetir no está disponible en la barra de herramientas de acceso rápido de manera predeterminada. Si desea repetir la última acción, primero tendrá que agregar el comando Repetir a la barra de herramientas de acceso rápido, para ello se realiza lo siguiente:

• Haga clic en el botón de Microsoft Officey luego clic en Opciones de Excel.

• Clic en Personalizar.

• En Comandos disponibles, hacer clic en Comandos más utilizados.

• En la lista de comandos, haga clic en Repetir y, a continuación, en Agregar.

• Haga clic en Aceptar.

• Para repetir la última acción, haga clic en Repetir en la barra de herramientas de acceso rápido.

 Cortar, Copiar y Pegar: las funcionesCortar y Copiar son accionessimilares, la diferencia está en que con Cortarquitas el dato, que puede ser un texto, un numero, una formula, etc., de la celda, mientras que con Copiar el dato permanece en ella, y la función pegar introduce el dato en otra celda sin necesidad de volverlo a teclear entero.En las hojas electrónicas su funcionamiento se realiza de la siguiente manera:

• Abre una hoja de cálculo.

• Sitúate en una celda y escribe un texto, luego pulsa Intro.

• Para Cortar o Copiar,sitúate en la celda con el texto y pulsa con el botón derecho del ratón y en la ventana que se despliega elige la opción Cortar.

• Ahora situado en otra casilla, haz clic con el botón derecho del ratón y escoge Pegar. Verás que el texto ha desaparecido de la primera casilla y ahora está en la casilla nueva.

• Se puede repetir la acción pero escoge Copiar en vez de Cortar.

• El texto se muestra en la segunda casilla y además no se borra de la primera casilla en donde se ingreso el texto.

Los atajos para estas funciones son:

• Para Cortar el atajo del teclado es Control+X.

• Para Copiar el atajo del teclado es Control+C.

• Para Pegar el atajo del teclado es Control+V.

Los datos de las acciones Cortar y Copiar se sitúan en la herramienta llamada Portapapeles y permanece allí hasta que pulsas la tecla Intro, esto quiere decir que puedes Cortar y Pegar o Copiar y Pegar tantas veces como quieras hasta que pulsesIntro.

 Llenar:Esta orden resulta muy útil para introducir en una hoja de cálculo una serie de valores correlativos, para ello, se realiza lo siguiente:

• Supongamos que deseamos crear una serie de múltiplos de 7:

A B C D E F G H I J K

1 7 14 21 28 35 42 49 56 63 70 77

• En lugar de escribir todos los valores, basta con escribir el 7 de la celda A1.

• Luego se resalta el rango A1:K1.

• En el menú Editar, submenú Rellenar, se elige Serie.

• En el cuadro de diálogo Rellenar series, se escribe en el cuadro de texto Incremento un 7.

• Al pulsar el botón Aceptar, la hoja de cálculo rellena el rango.

 Eliminar Hojas: para eliminar una hoja de calculo, se deberá realizar los siguientes pasos:

• Abre una hoja de cálculo que contenga algún dato, si no tienes ninguna, escribe alguna palabra o cifra en varias de las celdas de la hoja 1, esta es la hoja donde te sitúa el programa por defecto.

• Las hojas están situadas en la parte inferior de tu hoja de cálculo, hacia la izquierda, por defecto cada libro tiene tres hojas, llamadas respectivamente hoja 1, hoja2, hoja 3.

• Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la hoja 1, en la que tienes datos. En la ventana que se despliega, haz clic en Eliminar.

• Te aparece un mensaje de advertencia, te indica que la hoja tiene datos y que si continuas, pulsando el botón Eliminar, desaparecerá sin posibilidad de recuperarla.

• Si no vas a eliminarla, pulsa en el botón donde dice Cancelar.

 Mover o Copiar Hojas:para realizar una copia exactamente igual en el mismo libro o en otro ya existente, o en uno nuevo, se deberá realizar los siguientes pasos:

• Hacer clic con el botón derecho situado encima de la pestaña de la hoja a copiar.

• Se desplegará un menú en el que existen varias opciones, entre ellas mover o copiar.

• Pulsas y aparece una nueva ventana en la que tienes que indicar a que libro quieres mandar la copia en: Al libro: (despliega el triangulo negro).Puede ser el mismo libro, uno nuevo o una ya existente que tendrás que tener abierto.

• Para hacer la copia tienes que marcar la opción existente abajo con una X.

• Se abrirá una hoja exacta a la que tienes y con el mismo nombre.

 Reemplazar:Con esta función se consigue reemplazar parte del texto, indicando desde que posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner, para ello se realiza lo siguiente:

• En la celda A1 se escribe el texto “Funciones de Excel”.

• Luego en la celda A2 la función: =REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de").

• Se eliminará el texto que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres.

• Se sustituirá por el texto “dentro de”.

• Se puede observar que se ha eliminado 2 caracteres y habrá introducido 9 caracteres en su lugar.

 Ir a: para dirigirse a la función “Ir a” se puede hacer de la forma fácil, usando el atajo de teclado “Ctrl I” o a través de la teclaF5, pero también se puede ingresar de la siguiente manera:

• En la pestaña de Inicio, haz clic en Buscar y Seleccionar.

• Al desplegar el menú, veremos varias opciones entre las que encontraremos tanto “Ir a…” como “Ir a Especial”.

4. OPERACIONES RELACIONADAS CON EL FORMATO DE LA HOJA DE CÁLCULO.

 Celdas (Filas, Columnas, Hoja):nos ubicamos en la Barra de Herramientas, en Iniciose encuentra la opción de Celdas, allí se encuentra un botón el cual se llama Formato, en él existe una variedad de funciones con la que podemos ajustar el alto de las filas, el ancho de la columna que forman la celda, así como también se puede mover o copiar la hoja, cambiar su nombre, proteger la hoja, etc.

 Autoformato: El botón Autoformato no se incluye en la cinta de opciones, pero se puede agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido que se encuentra en la parte superior izquierda del libro de Excel. Procedemos de la siguiente manera:

• Hacemos clic en la flecha y seleccionamos del menú desplegable la opción Más comandos...

• En la ventana de Opciones de Excel cambiamos en la lista desplegable superior la opción comandos más utilizados por todos los comandos

• Luego buscamos y marcamos la opción Autoformato.

• Al pulsar en el botón Aceptar ya tendremos el botón de Autoformato en la Barra de herramientas de Acceso rápido para poder usarlo en el momento que lo necesitemos.

...