Modificacion Tablas De Retencion Documental

12.9.3.9.1-2.1 ACTAS ASIGNACION: Cuando el administrador o quien haga sus veces asigna o delega al funcionario funciones o tareas y/o elementos propios de las actividades del centro vacacional. Cabe recordar que en estas actas se incluyen en una mayor cantidad aspectos o especificaciones de dichas labores.

12.9.3.9.1-2.21 ACTAS DE ENTREGA: Estas se realizan cuando el administrador o funcionario, se retire del servicio activo, cuando solicite una comisión, licencia, vacaciones o traslado y haga la entrega al funcionario que se delegue en ese momento ya sea por la administración o la misma Dirección de Bienestar Social relacionando así la entrega del cargo y sus actividades generales.

12.9.3.9.1-2.25 ACTAS DE REUNIONES DE TRABAJO: Estas se utilizan en las relaciones que semanalmente realizamos en donde se tratan diferentes temas de trabajo como también enunciados o piezas publicitarias.

12.9.3.9.1-2.40 ACTAS DE REVISTA: Estas revistas se realizan aleatoriamente a cada una de las dependencias pertenecientes a este centro vacacional, con ello se vigila el comportamiento de cada uno de los funcionarios a quienes se les delegan funciones o elementos.

12.9.3.9.1-2.78 ACTAS COMPROMISO: Estas actas las asociamos con las oficinas de atención al ciudadano con clientes internos y externos que en algún momento dado el caso se comprometan las dos partes a la solución de alguna queja o reclamo evidenciando aquí los acuerdos.

12.9.3.9.1-2.81 ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL: Como su nombre lo indica se realizan cuando aprueban mediante comité la propuesta de eliminación documental según TRD y se dispone al proceso de entrega a una empresa o fundación quien lidere algún programa de reciclaje y se deja la evidencia fotográfica en esta acta.

12.9.3.9.1-29.1 INFORMES A ENTES DE CONTROL: Estos informes se realizaran según los requerimientos, ya que por ser una unidad certificada no estamos exentos de una auditoria o un cumplimiento por parte de estos organismos.

12.9.3.9.1-29.10 INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION: Estos informes los realizamos trimestralmente a cada uno de los despliegues que ejecutamos a tercer nivel, informando de lo realizado a la oficina de planeación de la Dirección de Bienestar Social.

12.9.3.9.1-29.25 INFORMES DE ACTIVIDADES: Se envían mensualmente a la Dirección de Bienestar Social, informando las actividades recreo deportivo y de mantenimiento ejecutado durante el mes.

12.9.3.9.3-29.57 INFORMES DE NOVEDADES: En estos informes plasmamos las diferentes novedades ya sean de carácter operativo administrativo o laboral.

12.9.3.9.1-29.61 INFORMES DE PROCESOS: De los diferentes procesos que llevamos en esta unidad informamos de sus actividades y mecanismos de control, así mismo, entregamos indicadores de gestión por cada proceso.

12.9.3.9.1-31.6 LIBROS DE REGISTRO Y/O MINUTAS: En esta sub serie conglomeramos los diferentes libros llevados comúnmente en una unidad de policía, en los cuales los diferenciamos unos de los otros según su tipo laboral u operativo.

12.9.3.9.1-38.10 ORDEN DE CUMPLIMIENTO: Las que se generan mediante memo o que son de urgente cumplimiento, en un corto plazo evidenciando con algún tipo de documento.

12.9.3.9.1-38.12 ORDEN DE TRABAJO: Son las ordenes generales dentro de la unidad sin identificar un funcionario en especial con ello evitamos el gasto de impresión de memos y hacemos que lean nuestra cartelera informativa.

12.9.3.9.1-38.16 ORDEN DE SERVICIO: Mediante esta orden de servicio creamos los planes de marcha, los cuales, los funcionarios de esta unidad cuenta con comisiones de trabajo o de estudio a la ciudad de Bogotá o demás lugares que requiera el servicio.

12.9.3.9.1-38.14 ORDEN DEL DIA: Son las que generamos diariamente con los servicios durante el día, igualmente en ella reflejamos permisos, incapacidades, comisiones y descansos.

12.9.3.9.1-40.2 PLAN DE ACCION: En ellos direccionaremos la información concerniente a los diferentes planes de acción que se lleven el en centro vacacional, de él se hará un informe de actividades, cronograma de actividades y seguimiento de las acciones.

12.9.3.9.1-40.7 PLAN DE MEJORAMIENTO: Son los diferentes planes de mejoramiento que por algún hallazgo es necesario adelantar, teniendo en cuenta las actividades a realizar con sus respectivos informes.

12.9.3.9.1-95 SISTEMAS DE GESTION: En esta serie y sub series incluiremos los despliegues por cada uno de los funcionarios encargados de estos procesos en esta unidad.

12.9.3.9.1-40.13 PLAN DE SEGURIDAD: Es el que se adelanta en toda unidad, en el incluimos las actas de socialización, informes de seguimiento, acciones de mejora y el mismo plan de seguridad.

12.9.3.9.1-40.20 PLAN DE EMERGENCIA: En el plan de emergencia creamos y sensibilizamos los diferentes protocolos de seguridad en caso de

...