PROPUESTA CREACIÓN DEL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL

PROPUESTA  CREACIÓN DEL GRUPO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL

1. JUSTIFICACIÓN

El grupo de Gestión documental, se constituye en el eje central del manejo de la información y por lo tanto parte fundamental para el logro de  los objetivos misionales; La Universidad Pedagógica Nacional con la creación del grupo, además de contar con la documentación organizada y disponible, velara por la adecuada administración de los documentos producidos y recibidos en cada una de las dependencias para realizar de manera adecuada las actividades de apoyo a la administración, la academia y la investigación,  definiendo e implementando los lineamientos para facilitar el acceso a los documentos y contemplar las medidas necesarias para la planeación, producción, gestión y tramite,  transferencia, consulta y valoración de documentos generados por la actividad propia de la Universidad.

2.OBJETIVOS

2.1 General

Contar con un Grupo de Gestión Documental que sea la dependencia responsable de establecer las actividades administrativas y técnicas en la Universidad Pedagógica Nacional tendientes a la planificación,  manejo y organización de la documentación desde su origen hasta su disposición final facilitando la recuperación y conservación adoptando la normatividad, políticas y lineamientos archivísticos establecidos a nivel nacional e internacional.

2.2 Específicos

• Garantizar el funcionamiento integral y estructurado del Grupo de Gestión Documental , los archivos de gestión de las dependencias de la Universidad  y el archivo general a través de  los archivos central e histórico.
• Efectuar la actualización tecnológica, procedimental y normativa que se requiere para facilitar el registro, tramite, consulta y  organización automatizada de los documentos  a través del aplicativo de gestión documental.
• Mejorar el desarrollo de  las actividades de gestión de comunicaciones oficiales dentro de los parámetros de flujo de información de manera oportuna, ágil y preservar la autenticidad, e integridad de los documentos.
• Facilitar y fomentar el acceso a los recursos documentales de la Universidad en papel, electrónicos, digitales y fotográficos en cumplimiento del objeto misional de la institución.
• Adoptar las tecnologías necesarias para la actualización de los procedimientos de gestión de las comunicaciones oficiales.
• Acompañar el proceso institucional de autoevaluación y acreditación a través de la recopilación de los documentos institucionales a través de los procesos de transferencia primaria.
• Diseñar las políticas y normatividad necesaria para el uso adecuado de los documentos electrónicos.
• Realizar el acompañamiento y seguimiento en la aplicación de las Tablas de retención documental en la Universidad Pedagógica  Nacional.
• Organizar y estructurar el archivo central de la Universidad
• Normalizar la creación y funcionamiento del grupo de archivo de la universidad y llevar a cabo la Secretaria del Comité de Archivo o del que hiciera sus veces.
• Capacitar a los funcionarios públicos de la Universidad Pedagógica Nacional en el manejo de las técnicas, normatividad y aplicativos asociados al desarrollo de la gestión documental.
• Llevar a cabo la creación y /o actualización de las tablas de retención documental de la universidad de acuerdo a las necesidades orgánico funcionales
• Mantener actualizadas las bases de datos, repositorios, cuadros de clasificación  e inventarios documentales con las series y subseries documentales

2.3 DENOMINACIÓN

Dentro de una variedad de opciones se presentan las siguientes para la denominación del grupo así:

1. Grupo de Gestión documental –GGD
2. Grupo de Archivo y Correspondencia- GAC
3. Grupo de administración documental- GAD
4. Grupo de gestión documental y atención al ciudadano –GGA

2.4 NORMATIVIDAD Y POLITICAS

2.4.1 NORMATIVIDAD

Se consideran normas generales de operación del Grupo:

• Los archivos de las instituciones  de educación superior deben estar bajo vigilancia y control, para dar cumplimiento a los normas archivísticas dentro del marco del Reglamento General de Archivos , garantizando el control documental como patrimonio de la Universidad.
• Es de obligatorio cumplimiento la conformación de archivos que cumplan con funciones publicas como es el caso de las instituciones de educación superior el estado esta obligado a la creación, organización , preservación y control de los archivos, por medio de sus entes de control y vigilancia el Archivo general de la nación, de acuerdo con  las normas vigentes y  el ciclo de vida de la documentación.
• El sistema de archivo de la Universidad  debe brindar los mecanismos necesarios para la consulta de forma rápida y oportuna del fondo documental, según lo consagrado en los artículos  20 y 23 de la Constitución política de la nación.
• Los archivos deben estar organizados de acuerdo al principio de procedencia, situados en el fondo documental del cual proceden , manteniendo la unidad e independencia  de cada uno.

2.4.2 POLITICAS

• Los documentos que producen los funcionarios son patrimonio de la Universidad Pedagógica Nacional, como resultado de la ejecución de sus funciones ,  evidencia de la gestión realizada y actuación en nombre de la institución, por lo tanto su tramite debe realizarse en concordancia con el  proceso de gestión documental.
• El grupo de  Archivo y Correspondencia, para su gestión enmarca las actividades propias de los archivos de gestión, realizando las transferencias primarias y las secundarias .
• El fondo documental de la Universidad Pedagógica Nacional se encuentra identificado con los códigos de las dependencias de acuerdo a los centros de costos, lo establecido por la resolución 0135 de tipos documentales producidos por las dependencias de la universidad, serán identificadas, creadas y /o modificadas por el Grupo de Gestión documental de acuerdo a las encuestas documentales y los procesos y procedimientos actualizados.
• En los archivos central e histórico, solo podrán ingresar las series y subseries documentales que hayan surtido los procesos de transferencia primaria y secundaria de acuerdo a la TRD (Tabla de Retención Documental) vigente.
• La consulta y prestámo de series y subseries documentales que se encuentren bajo custodia del  Grupo de gestión documental, se efectuara  con base en los lineamientos y políticas establecidas.
• El manejo de los archivos de gestión recae sobre cada una de las dependencias, efectuando los procesos determinados por la TRD, identificación, selección, clasificación, depuración y transferencia.
• Las transferencias primarias de documentos al archivo central, se rigen por el cronograma anual de transferencias (publicado), basados en la información de las  TRD, la admisión de la documentación está definida por los procedimientos establecidos por el grupo y el cumplimiento de los mismos.
• Los medios de almacenamiento en los archivos  central  e histórico, serán tapas ( características), debidamente identificadas con los formatos vigentes del  proceso de gestión documental.
• El grupo de gestión documental deberá determinar los principios y directrices necesarios para la preservación, conservación y restauración del patrimonio documental de  la Universidad.
• El desarrollo de todos los instrumentos archivísticos requeridos por la universidad para el manejo documental ( Tablas de retención documental, cuadros de clasificación documental, Programa de gestión documental, Pinar etc...), deberán estar soportados en el manual de procesos  y procedimientos, para conservar los principios archivísticos de procedencia y orden original en la conservación de los documentos.

...