PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA AGUAS KPITAL CÚCUTA S.A. E.S.P.

Introducción

En las empresas, como organizaciones de personas, es de gran importancia crear estructuras de desarrollo organizacional que faciliten la coordinación de las actividades y el control de las acciones de todos sus integrantes. Cada decisión, proyecto y programa que se asume y se pone en práctica, debe ser siempre el adecuado, que permita a la empresa imponer sus políticas, procedimientos y reglas, de tal manera que el accionar de la organización se acercará lo más posibles a sus objetivos y metas, los cuales deben ser claros y precisos.

Un componente fundamental de este proceso es el departamento de compras, desde el cual se garantiza a la organización contar con los materiales necesarios para la realización de sus operaciones. Desde esta perspectiva la organización del departamento de Compras debe estandarizarse para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto como desarrollar sus actividades, para tender redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo al cumplimiento de los objetivos empresariales.

Reconociendo la importancia del proceso de compras para la empresa, se decidió el desarrollo del presente proyecto con el fin de plantear mejoras, a partir de un análisis del mismo que permita detectar las deficiencias y oportunidades de mejora.

1. Problema

1.1. Título

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA AGUAS KPITAL S.A. E.S.P.

1.2 Planteamiento del problema

Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P., es una empresa operadora de servicios públicos, encargada de atender la operación, ampliación, rehabilitación, mantenimiento y gestión comercial de la infraestructura de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado en el área metropolitana de Cúcuta.

A pesar que la empresa se encuentra certificada en un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008, el centro de negocios de compras y contratación no está funcionando de forma eficaz y eficiente debido a que el procedimiento definido para la realización de la compras no es lo suficientemente claro en los pasos a seguir dependiendo del tipo de necesidad y grado de urgencia, ocasionando congestión en los trámites administrativos.

Asimismo, no tiene establecido una metodología para verificar que los productos comprados cumplan con las especificaciones pactadas con los proveedores, dificultando el aseguramiento de la calidad de los bienes y servicios entregados a los centros de negocios para su funcionamiento.

Adicionalmente, no cuenta con un sistema de seguimiento y medición de resultados adecuado, que le permita medir el desempeño del proceso para la toma de decisiones.

Las anteriores circunstancias pueden llegar a generar dificultades en el normal desarrollo de las actividades de la empresa, pérdidas económicas y falencias en el proceso de mejoramiento continuo de los procesos.

Esta situación hace necesario el desarrollo del proyecto que tiene como título, “Propuesta de mejoramiento del proceso de compras y contratación de la empresa Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.”, con el fin de adecuar y establecer los procedimientos de compras y el sistema de seguimiento y medición de resultados a través de indicadores de gestión.

1.3 Formulación del problema

¿De qué manera se puede mejorar el proceso de compras y contratación de la empresa Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.?

1.4 Justificación

1.4.1 A nivel de la organización. Para Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P., que es una organización prestadora de un servicio público domiciliario como lo es distribución de agua potable, es de suma importancia el mejoramiento del proceso compras y contratación debido a la incidencia de su desempeño en el funcionamiento y en la prestación del servicio.

La documentación de los procedimientos del centro de negocios compras y contratación, le permite a la empresa obtener mayor exactitud en las actividades desarrolladas, orientándolas hacia el cumplimiento de los objetivos empresariales y hacia las expectativas de los clientes tanto internos como externos, logrando mantener la calidad del servicio prestado a fin de satisfacer las necesidades implícitas y explicitas de los clientes.

Además, el establecimiento de indicadores de gestión le permite a la organización ajustarse a la premisa de mejora continua, ya que es necesario tener pleno conocimiento del desarrollo de los procesos, con el fin de realizar un estricto seguimiento y medición del desempeño para plantear acciones o estrategias certeras que logren corregir las desviaciones.

1.4.2 A nivel del estudiante. El desarrollo del proyecto, permite aplicar los conocimientos adquiridos en el Plan de Estudios de Ingeniería de Industrial y a su vez, obtener experiencia como profesional, debido a que se llevará a cabo en un ambiente laboral real, que permite el desarrollo profesional y humanístico, gracias a la interacción con las personas.

1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo general. Diseñar una propuesta de mejoramiento del proceso de compras y contratación de la empresa Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.

1.5.2 Objetivos específicos. - Realizar un diagnóstico de la situación actual del proceso de compras y contratación de Aguas Kpital Cúcuta S.A. E.S.P.

- Reestructurar el procedimiento de compra y contratación de bienes y servicios en la empresa, con el fin de mejorar su eficacia y eficiencia.

- Establecer un procedimiento documentado para la verificación de los productos comprados, según los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad.

- Definir un conjunto de indicadores para el seguimiento y medición de resultados del proceso, que sirva de herramienta para la toma de decisiones.

1.6 Alcance y limitaciones

1.6.1 Alcance. El alcance del presente proyecto, va desde el diagnóstico de la situación actual del centro de negocios de compras y contratación, hasta el diseño de la propuesta de adecuación del procedimiento de compras y contratación de bienes y servicios, la elaboración del procedimiento de verificación de productos comprados y el establecimiento de indicadores de gestión del proceso..

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