Pasos Metadologicos Para La Clasificacion Documental
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Pasos Metodologicos Para La Clasificacion Documental
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Enviado por: jorgesanchez1 21 octubre 2012
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PASOS METODOLOGICOS PARA LA CLASIFICACION DOCUMENTAL
Con la clasificación se reconstruye como es y cómo funciona la entidad que ha
producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo especifica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en cumplimiento de una actividad práctica, jurídica y administrativa. Como los documentos debidamente clasificados deben reflejar la misión, objetivos y funcionamiento de la entidad que los produjo, es necesario aplicar los pasos metodológicos que se presentan a continuación para adelantar la clasificación de los mismos.
IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTORES
La primera tarea que debe abordarse es la Identificación De Las Agrupaciones Documentales – fondo, sección, subsección – a partir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuración del organismo productor y de los organigramas.
Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar información sobre el origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:
• Fecha de creación
• Fecha de suspensión, si es el caso
• Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad
• Organismos que le han precedido en el desempeño de las funciones análogas
• Organismos que heredan competencias
De acuerdo con la vigencia administrativa en las instituciones pueden encontrarse los siguientes fondos documentales:
• Fondos abiertos
• Fondos cerrados
• Fon dos acumulados
Cada fondo documental debe clasificarse separadamente.
ESTRUCTURA ORGANICA
Para
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