Pasos Para Hacer Un Diagrama

UNIDAD 5

Herramientas para elaborar diagramas

Para poder elaborar correctamente una representación del estado de la cuestión previa a la automatización de un centro; es necesario elaborar los correspondientes diagramas que muestren el funcionamiento de la cadena documental del centro elegido. De esta forma, se puede estudiar, que uso se está haciendo de una aplicación determinada para automatizar el centro, así como poder determinar más fácilmente qué áreas quedan huérfanas de tratamiento y qué aspectos se pueden mejorar en el tratamiento global de la información a lo largo de su recorrido a modo de ruta ordenada de procesos.

Esto supone, que son necesarios al menos los siguientes modelos esquemáticos:

• Diagrama de Flujo y Procesos: Necesario para expresar la cadena documental de un centro determinado, así como poder establecer en ella la relación con los servicios y procesos concretos que se llevan a cabo. Es decir, definir la entrada y salida de la información o documentación, así como el tratamiento y procesos intermedios fundamentales, como por ejemplo el registro, pre catalogación, catalogación, clasificación, indización, resumen, minutado, extracción y normalización de autoridades, organización topográfica, preparación física del documento, tejuelado, designación topográfica, etc. dependiendo del centro y su política de funcionamiento.

• Organigrama administrativo: Forma de diagrama diseñada para la representación de los puestos de trabajo disponibles en un centro determinado, mostrando su estructura jerárquica o decisoria. En nuestro caso concreto de la automatización, es necesario para determinar las funciones que se desempeñan en cada puesto, a fin de determinar los puntos de acceso de un sistema de gestión para el centro, con lo que puede conllevar un entramado de terminales, red local e intranet para el correcto funcionamiento del sistema. También puede ayudar a determinar los usos y privilegios de acceso que se deben configurar en virtud de cada puesto. Todos estos aspectos, influyen en los costes de implantación de un nuevo sistema de automatización.

• Diagramas de Módulos UML y modelos entidad-relación: Constituyen dos modelos de diagramas que pueden utilizarse de forma conjunta para la representación de funciones o módulos de un sistema de automatización y bases de datos. Por lo tanto es ideal para estructurar todos los procesos que se llevan a cabo en la cadena documental y que no quedaron automatizados, facilitando el reconocimiento de las tablas de la Base de Datos que interactúan o inciden en los procesos de descripción, catalogación y clasificación, así como en los procesos de recuperación de información y la coordinación de las consultas.

Para facilitar las tareas de investigación y desarrollo de cualquier plan de automatización, es inevitable el empleo o uso de aplicaciones especializadas en el diseño de diagramas. Actualmente, una de las mejores herramientas del sector es el programa propietario Microsoft Office Visio, considerada una de las más polivalentes del mercado y mejor adaptadas que se hayan diseñado.

No obstante, en el área del Open Source o Código libre, existen iniciativas que también facilitan el desarrollo de diagramas como los referidos anteriormente. Es el caso de Diagramas, una de las aplicaciones más recomendables dada su sencillez. Pese a todo, las aplicaciones Open Source están más dirigidas al campo de la investigación y la visualización esquemática de resultados cibermétricos, estadísticos, etc. Es el caso Graphviz o yWorks, destinados a una explotación más

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