Planeación

Toda decisión de comenzar un proceso de contratación debe estar precedida de la planeación, la cual empieza a partir del momento en que al interior de la Entidad se estudia y evalúa la forma de satisfacer una necesidad específica en cumplimiento de sus fines Constitucionales y de la Función Pública. Ciertamente para establecer dicha necesidad es indispensable contar con una visión clara de los planes y programas del respectivo ente público.

La planificación de la forma como una Entidad va a satisfacer las necesidades, se traduce en la ejecución de obras o la adquisición de bienes y servicios, que corresponderán a un periodo determinado para la respectiva vigencia fiscal; planeación que deberá estar ajustada a las necesidades y a las apropiaciones presupuestales existentes, pero: ¿cuál es el instrumento para la debida planificación en cada entidad?.

Constituye la planeación, la base y el soporte fundamental del contrato y del proceso contractual que le da origen, permitiendo con ello que el contrato se ajuste a las necesidades de la entidad y que éste se convierta en el instrumento para el cumplimiento de su misión.

En vigencia de la Ley 80 de 1993, se instituyó bajo el principio de economía como parte de la etapa precontractual, la obligación de establecer de manera previa al inicio del proceso de selección del contratista o a la firma del contrato, la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, así como el deber de las entidades públicas de la elaboración de los estudios, diseños y proyectos requeridos y de los pliegos de condiciones.

Con su posterior reglamentación a través del Decreto 2170 de 2002, se introdujo además de la obligación de realizarlo de manera previa a la apertura de los procesos de selección: a) El requerimiento de una información consistente en la definición de la necesidad; b) La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacerla, que podía corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño; c) La inclusión de las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo; d) El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato y, e) El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

Hoy bajo el esquema de la nueva Ley de contratación, Ley 1150 de 2007 y su Decreto Reglamentario 2474 de 2008, se incorporó una etapa en los procesos de contratación estatal, conocida como previa o de planeación, que obliga a las entidades públicas, en virtud ya no solamente del principio de economía, sino de los de transparencia y publicidad, la obligación de elaborar dichos estudios previos, bajo los parámetros contemplados en la norma y su publicación junto con los anexos que conforman toda la etapa previa o de planeación. Hacen parte de esta etapa la tramitación y expedición en cabeza de las diferentes dependencias de una entidad, entre otros, los siguientes documentos previos:

Autorizaciones legales, cuando éstas

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