Procesos De Caja Chica
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10. ELABORACIÓN, MANEJO,
CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN
DE CHEQUES
JUNIO 2007
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELABORACIÓN
18 06 2007
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE
TESORERÍA
Página: 116
De: 302
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN DE CHEQUES
OBJETIVO:
Regular las operaciones financieras para la “Elaboración, Control, Pago y Cancelación
de Cheques’’ e instrumentar los mecanismos necesarios que permitan, mediante la
expedición de cheques, liquidar oportunamente las obligaciones contraídas por el
Organismo así como la cancelación de los mismos, apegándose a lo establecido en la
Ley de Títulos y Operaciones de Crédito y en la Normatividad vigente del Organismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ELABORACIÓN
18 06 2007
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE
TESORERÍA
Página: 117
De: 302
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN DE CHEQUES
POLÍTICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN.
– El presente procedimiento es de observancia obligatoria para todas las áreas
involucradas en la elaboración, manejo, control, pago, cancelación y reexpedición de
cheques.
Para los efectos del presente procedimiento se deberá entender por:
• Ley.- La Ley General De Títulos Y Operaciones De Crédito
• Organismo.- Al Metrobús.
• Cheque.- El Título De Crédito Expedido Por El Organismo A Cargo De Una Institución
Bancaria Con La Cual Se Tiene Celebrado Un Contrato, Y Que Contiene La Orden
Incondicional De Pagar Una Suma De Dinero A La Vista, Para Abono En Cuenta Del
Beneficiario.
• Cancelación de Cheques.- Es La Operación Por La Cual Queda Sin Efecto La
Obligación Contraída Por Metrobús Y Que En Ningún Caso Podrá Ser Cobrado Por El
Beneficiario.
• Cheques no Cobrados.- Son Aquéllos En Los Que El Beneficiario No Se Presenta
En El Plazo Establecido, Son Endosados Incorrectamente Al Momento Del Cobro, Etc.,
Sin Que Esto Represente La Extinción De La Obligación Por El Organismo. En Estos
Casos Contablemente Debe Continuar Registrado El Pasivo A Favor Del Beneficiario.
• Beneficiario(S).- El O Los Proveedores, Acreedores, Prestadores De Servicios O Los
Gestores Que Tengan Que Recoger Un Cheque En Las Oficinas De Metrobús.
• Cuentas por Pagar.- Documento Que Registra El Compromiso De Pago Que
Generan Las Operaciones Que Efectúa El Organismo.
• Identificación Oficial.- A La Credencial Para Votar, Licencia De Manejo O Pasaporte
Vigentes, Así Como, Cédula Profesional O Cartilla Del Servicio Militar Nacional.
La Jefatura de tesorería deberá:
– Supervisar la Elaboración, Control, Pago y Cancelación de los cheques para cubrir
las operaciones del Organismo.
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JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE
TESORERÍA
Página: 118
De: 302
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN, MANEJO, CONTROL, PAGO Y CANCELACIÓN DE CHEQUES
– Recibir mediante relación, las Cuentas por Pagar que emita la Jefatura de
Contabilidad y Presupuesto, para elaborar los respectivos cheques. Asimismo
deberá verificar que las Cuentas por Pagar incluyan el nombre y firma de quien
elaboró, revisó y autorizó, así como que contenga la asignación y autorización
presupuestal. Además, la Cuenta por Pagar no deberá contener errores, tachaduras
o enmendaduras en cuyo caso se devolverá a través de oficio a la Jefatura de
Contabilidad y Presupuesto para su corrección.
– Verificar que la elaboración de los cheques se apegue a lo establecido en las
cuentas por pagar, así como de coordinar que los pagos a acreedores, proveedores
y prestadores de servicios, se realicen oportunamente. La Jefatura de Tesorería no
podrá emitir cheques sin el respaldo de la cuenta por pagar.
– Elaborar los cheques correspondientes al día siguiente de recibir la cuenta por
pagar, así como tramitar ante los funcionarios correspondientes su autorización.
– Poner a disposición de los beneficiarios los cheques, durante un período máximo de
60 días naturales, contados a partir de la fecha de expedición.
– Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias para asegurar la congruencia
de los registros de las cuentas de cheques e inversión del Organismo.
Al día siguiente de haber pagado, entregar a la Jefatura de Contabilidad y Presupuesto,
debidamente relacionados, el original de la Cuenta por Pagar con los originales de la
documentación soporte, así como relación de la Pólizas de Cheques pagadas
incluyendo el original de la Póliza de cheque, con la leyenda “Pagado”, además del
nombre, fecha de entrega del cheque y firma del beneficiario. La relación de la póliza de
cheques deberá contener los siguientes datos:
• No. de cheque
• No. de cuenta por pagar
• Beneficiario
• Importe
• Fecha de pago
– Cancelar los cheques que sean solicitados mediante oficio por el área emisora
correspondiente exponiendo los motivos para su cancelación, así como aquellos
cheques que sean reportados por los beneficiarios como extraviados o por endoso
erróneo, y por vencimiento del plazo legal de acuerdo a la fecha de su emisión.
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JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE
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