Trabajos| NOMBRE DEL MANUAL: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

FICHA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

FICHA DE MANUAL

NOMBRE DEL MANUAL: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

NOMBRE DEL PROCESO: CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

CÓDIGO DE PROCESO: COSSMIL-SABS-CBS

PROCEDIMIENTOS COMPONENTES DEL PROCESO

Código de Procedimiento

Nombre del Procedimiento

VERSIÓN

COSSMIL-SABS-CBS-01

Requerimiento de Contratación de Bienes y Servicios

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-02

Contratación Menor

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-03

Contratación en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-04

Contratación en la  Modalidad Licitación Pública

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-05

Contratación Directa de Bienes y Servicios

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-06

Contratación por Excepción

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-07

Anulación, Cancelación o Suspensión del Proceso de Contratación

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-08

Recepción de Servicios Contratados

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-09

Recepción de Consultorías Individuales de Línea

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-10

Recepción de Consultorías por Producto

Gestión 2015

COSSMIL-SABS-CBS-11

Resolución de Contratos

Gestión 2015

MANUAL DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO

Código:

COSSMIL-SABS-CBS-01

REQUERIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PROCESO AL QUE PERTENECE

Contratación de Bienes y Servicios

OBJETO

Describir la secuencia de las tareas necesarias para llevar a cabo el requerimiento de contratación de bienes y servicios.

ALCANCE

Desde la elaboración de las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia por parte de la Unidad Solicitante, hasta la aprobación del requerimiento por parte del Jefe de Administración.

MARCO NORMATIVO

• Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servidos.
• Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

FACTOR CRÍTICO

ETAPA

Descripción

1

TERMINOS DE REFERENCIA O ESPECIFICACIONES TECNICAS

INSUMOS

•  Registro del Formulario de Requerimiento en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - Módulo de Contrataciones (Formularios SABS - 01, SABS - 02 o SABS - 03).

• Certificación POA.

• Precio Referencial respaldado por cotización, proforma u otro documento.

• Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia según modelo establecido (ver anexo 1, 2 y 3)

• Certificación Presupuestaria.

• Informe Técnico para Contrataciones por Excepción

• Inscripción de la Contratación en el PAC para procesos de contratación con precio referencial mayores a Bs20.000

ETAPA

DESCRIPCION

PLAZO

1

TERMINOS DE REFERENCIA O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

De acuerdo a planificación interna de la Unidad Solicitante

1.1 Responsable de Requerimiento: Elabora Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas, y respalda el precio referencial, mediante cotización, proforma, otro documento, o cuadro de equivalencia de funciones para el caso de consultorías de línea.

1.2  Responsable de Requerimiento: Firma Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas.

1.3  Jefe de Departamento o Jefe de Unidad Solicitante: Revisa Términos de Referencia o Especificaciones Técnicas. Si existen observaciones devuelve para su corrección; de no existir observaciones firma aprobando los mismos.

2

ACTIVIDADES PREVIAS:

De acuerdo a planificación interna de la Unidad Solicitante

Previa a la formalización del requerimiento el Responsable de Requerimiento deberá verificar:

A)       La inscripción del objeto de contratación en relación a las operaciones del POA.

B)       La disponibilidad presupuestaria con la Unidad Financiera, para ello deberá tener definido el objeto de la contratación y el precio referencial debidamente respaldado.

C)       La inscripción en el PAC con la Unidad Administrativa, para el caso de contrataciones mayores a Bs20.000.

3

PREPARACION DE FORMULARIO DE REQUERIMIENTO:

De acuerdo a planificación interna de la Unidad Solicitante

3.1     Llena Formulario de Requerimiento - para revisión (ver anexos 4, 5 o 6) en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - Módulo de Contrataciones.

3.2 Adjunta al Formulario de Requerimiento las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia.

3.3 Adjunta al Formulario de Requerimiento cotización, proforma, otro documento, o cuadro de equivalencia de funciones para el caso de consultorías de línea, que respalde el precio referencial.

3.4  Adjunta al Formulario de Requerimiento el reporte de registro oficial en el POA.

3.5 Para contrataciones por excepción, elabora y adjunta al Formulario de Requerimiento el informe técnico de justificación de la contratación.

3.6 Para contratación menor de consultores de línea o por producto adjunta al Formulario de Requerimiento de hojas de vida debidamente respaldado(s) y firmado{s).

3.7 Para contratación de consultores de línea o por producto bajo la modalidad de contratación menor elabora y adjunta al Formulario de Requerimiento el Informe de Evaluación y Recomendación.

4

REMISIÓN DE FORMULARIO DE REQUERIMIENTO (PARA REVISION)

De acuerdo a planificación interna de la Unidad Solicitante

Una vez verificada la existencia de la disponibilidad presupuestaria y el registro correspondiente en el POA, imprime el formulario de requerimiento (para revisión) generado y llenado en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - Módulo de Contrataciones y lo remite a la Unidad Administrativa adjuntando lo establecido en la etapa 3 del presente procedimiento.

5

REMISION DE REQUERIMIENTO AL AREA DE CONTRATACIONES

Hasta 5 días hábiles

Revisa que la Unidad Solicitante haya cumplido con todos los requisitos previos al requerimiento. Si existen observaciones devuelve para su corrección; de no existir observaciones devuelve el requerimiento a la Unidad Solicitante para continuar el trámite.

6

AUTORIZACIÓN DEL FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

Hasta 2 días hábiles

Revisa el formulario y los adjuntos y autoriza el requerimiento mediante firma en el campo “Autorizado por. Dicha autorización debe realizarse también en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - Módulo de Contrataciones; y se instruye al responsable del requerimiento gestionar las firmas de certificación en el formulario.

7

CERTIFICACIÓN POA

Hasta 1 día hábil

7.1 Responsable de requerimiento: Solicita a la Unidad Financiera consignar la Certificación POA en el Formulario del Requerimiento.
7.2 Unidad Financiera: Emite certificación y consigna la misma en Formulario de Requerimiento.

8

CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA:

Hasta 1 día hábil

8.1     Responsable del requerimiento: solicita a la Unidad Financiera consignar la Certificación Presupuestaria en función al Precio Referencial determinado en el Formulario del Requerimiento.

8.2   Unidad Financiera: Emite la certificación presupuestaria y consigna existencia de la disponibilidad presupuestaria en el Formulario de Requerimiento.

9

INEXISTENCIA DEL BIEN EN AMACEN O ACTIVOS FIJOS

Hasta 1 día hábil

9.1 Responsable de Requerimiento: Solo para compra de bienes, solicita a Activos Fijos o Almacenes, la consignación en el Formulario de Requerimiento de la Inexistencia del bien en almacenes o activos fijos según corresponda.
9.2 Tecnico de Almacenes (Insumos, Farmacos o Bienes): Para el caso de bienes, consigna en el Formulario de Requerimiento, la inexistencia de! bien en almacenes.
9.3 Técnico de Activos Fijos: Para el caso de bienes de uso, consigna en el Formulario de Requerimiento, la inexistencia del bien de uso.

10

ENTREGA DEL FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

Hasta 1 día hábil

Una vez que el Formulario de Requerimiento cuente con todas las verificaciones, certificaciones y firmas requeridas entrega el mismo a la Unidad Administrativa

11

APROBACIÓN DEL FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

Hasta 1 día hábil de recepcionado el formulario autorizado

Aprueba el Formulario de Requerimiento firmando en el campo "Aprobado por” y remite a Contrataciones. Dicha aprobación debe realizarse también en el Sistema Integrado de Gestión Administrativa - Módulo de Contrataciones.

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