Unidad acceso al sistema de información financiera

4. UNIDAD ACCESO AL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA

OBJETIVO

Que el alumno reconozca en el sistema la forma de acceder y operar el sistema, el uso de las teclas utilizadas en un sistema contable (Enter, o Return, F1-F10, teclas de movimiento izquierda, derecha, arriba, abajo) y que identifique la forma de acceder al menú de opciones del propio sistema.

INTRODUCCIÓN

El emplear sistemas mecánicos en la actualidad representa retraso en las operaciones contables y financiera de una entidad

4.1. Definición de COI

Programa desarrollado por ASPEL cuya finalidad es la de sistematizar la mayor parte de los procedimientos contables, a través de un ambiente. de manejo de menús. COI consta de un programa principal denominado COIWIN.

Al realizar la instalación de COI dentro de la PC, ésta genera archivos de datos (cuya extensión es 001) y archivos de índice (cuya extensión es X01). El número que aparece dentro de la extensión de los archivos especifica la empresa que se está manejando. COI puede manejar hasta 99 empresas de las cuales las 4 primeras son sin cargo alguno.

Requerimientos de Hardware y Software

• Sistema operativo Windows 95 en adelante.

• Unidad de disco duro con al menos 10MB de espacio libre.

• 8 MB de memoria RAM.

• Procesador 486 en adelante.

• Unidad de disco flexible.

• Hoja de cálculo (en caso de que desees generar algún reporte específico).

Inicio de COI

Haz clic en el botón Inicio, Programas, Aspel, Aspel-COI. Al entrar al sistema éste desplegara el cuadro de diálogo de Abrir empresa, el cual te proporcionará la versión y el número de serie del sistema, así como también te solicitará la clave de acceso al mismo. Para obtener la clave maestra de Aspel deberás enviar el número de serie del programa, nombre, RFC y dirección de tu empresa y Aspel te proporcionara la clave maestra para

acceder al mismo. Podemos mencionar que la clave de acceso maestra te permitirá configura los datos generales de la empresa dentro del sistema.

El programa normal de COI permite llevar la contabilidad de hasta 99 empresas de las cuales las 4 primeras las podemos manejar sin ningún costo, una vez utilizada la quinta empresa tendremos que pagar a Aspel una cuota adicional para manejarla.

Al aparecer la pantalla que te solicite la clave de acceso maestra (la cual ya te proporciono Aspel previamente), en caso de que no tengas clave proporcionada por Aspel sólo escribe la palabra ASPEL 1 (no importa si es con mayúsculas o con minúsculas) y presiona el botón Aceptar, o presiona la tecla de función F8.

4.2. Configuración del sistema

Posteriormente aparecerá la pantalla que solicita la unidad de disco y directorio, donde se deberán guardar los archivos que COI generará, así como el período en el cual deseas trabajar; éste puede ser diferente a la fecha real del sistema.

Habiendo proporcionado esta información COI indica que no existen archivos dentro del directorio que especificaste (esto sucede si es la primera vez que entras al sistema y el directorio donde guardarás tu información está vacío), y al mismo tiempo te preguntará si deseas crearlos a lo que deberás responder afirmativamente. Te aparecerá la ventana de control de archivos indicando el período en el que te encuentras trabajando y donde también se indican todos los archivos a generar. Para poder generarlos deberás realizar una instalación automática presionando el botón del mismo nombre.

Ventana de control de archivos

Esta ventana te permite generar directorio de trabajo, así como regenerar índices, verificar archivos dañados y restaurarlos, Te proporciona el nombre de cada uno de los archivos utilizados en el sistema y el espacio en bytes que ocupan. Es muy importante, si es que vas a crear un archivo, que verifiques si el que tienes no te sirve ya que al momento de crear el archivo el sistema borra los datos anteriores y crea un archivo completamente en blanco.

También puedes entrar a esta ventana a través del menú Utilerías, Control de archivos que no se encuentren creados dentro de tu pc.

4.3. Parámetros del sistema

Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una operación más adecuada a tus necesidades.

Estos parámetros afectan directamente a la constitución y funcionamiento de los catálogos de Cuentas, Pólizas y Catálogo de Monedas. Es decir que cualquier modificación, influye directamente en los resultados de la contabilidad. Para entrar a esta opción deberás seleccionar el menú Configuración y la opción Parámetros del sistema. A continuación se explican cada una de las opciones que puedes modificar:

1. Cuentas: Esta opción tiene los siguientes conceptos que se explican a continuación:

Dígitos por nivel: Te permite manejar:

• Desde 1 hasta 20 dígitos para tus cuentas.

• Desde 1 hasta 9 niveles.

• Por omisión (al instalar tu programa), te ofrece un primer nivel de 4 dígitos, y un segundo y tercer nivel de 3 dígitos cada uno.

Cuentas con guión:

• Activado. Separa las cuentas por niveles añadiéndoles un guión. Este manejo es automático ya que genera las separaciones aun cuando digites únicamente los números. Al momento de capturar tus cuentas no necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un guión, pudiendo capturar la cuenta 0010-002-0014 como 10-2¬14.

• Desactivado. Las cuentas aparecen sin guiones. En la captura de cuentas, deberás teclear todos los dígitos que tengan éstas.

Captura de saldo inicial:

• Activado. Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta al momento de darla de alta.

• Desactivado. No podrás capturar

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