La estructura de la lista de tareas para el nivel de detalle del plan de proyecto

¿Qué son las Tareas?

En su núcleo, un proyecto es un conjunto de tareas, cada una de las cuales representa una pieza de trabajo que debe realizarse para completar el proyecto de forma satisfactoria.

Un buen plan da una importancia especial a la introducción de tareas. Una tarea correctamente definida es aquella que tiene claramente definido su inicio y fin, por lo que el jefe de proyecto puede determinar fácilmente cuándo se completa la tarea. Por motivos prácticos, las tareas deben tener una duración mínima de un día. En los períodos de larga duración, lo más probable es que las tareas tengan una mayor duración, pero en los proyectos de corta duración, la tendencia es que su duración sea menor.

Generalmente, es una buena idea introducir las tareas en el mismo orden en que se espera que el trabajo comience en ellas. No obstante, algunos proyectos pueden requerir la agrupación de tareas similares o bien la agrupación de tareas por el tipo de recursos que trabajarán en ellas. Si en su organización se presenta el trabajo en determinadas categorías, se puede agrupar el trabajo en dichas categorías.

• A efectos prácticos, las tareas deben durar por lo menos un día. En proyectos a largo plazo, las tareas probablemente durarán más. En aquellos a corto plazo, las tareas serán de una duración más corta.

• En general, resulta una buena idea introducir las tareas en el orden en que piense en que se comenzarán. Sin embargo, en algunos proyectos tendrá que agrupar las tareas que sean similares o agruparlas por el tipo de recursos que necesitará para llevarlas a cabo. Si su organización normalmente clasifica el trabajo en determinadas categorías, podrá agrupar el trabajo en dichas categorías. Tenga en cuenta que si agrupa las tareas, no podrá definirlas más tarde, ya que la agrupación de tareas resulta ser otro tipo de definición.

• La estructura de la lista de tareas determina el nivel de detalle del plan de su proyecto. Si enumera tan sólo las fases del proyecto y cada fase cubre un período de tiempo largo, su plan será una visión esquemática del proyecto. Si enumera incluso aquellas tareas más pequeñas, el plan será extremadamente detallado. En la mayoría de los casos, deseará encontrar el punto medio entre estos dos extremos.

La estructura de la lista de tareas determina el nivel de detalle del plan del proyecto. Si únicamente se enumeran las fases del proyecto y cada una cubre un periodo de tiempo prolongado, el plan será una perspectiva de nivel general del proyecto. Si, en cambio, enumera hasta las más pequeñas piezas de trabajo que debe llevar a cabo cada persona, el plan se presentará de forma extremadamente detallada. En la mayoría de las ocasiones, lo más seguro es que desee llegar a un equilibrio entre estos dos extremos.

• Si enumera cada tarea que debe realizarse, aunque sean pequeños, tendrá que realizar un seguimiento de todas estas tareas y detallar todos los progresos, probablemente una vez al día. En este caso sabrá si se retrasa alguna tarea por pequeña que sea.

• Si enumera y realiza un seguimiento sólo de las fases del proyecto, no tendrá que actualizar el proyecto muy a menudo. En este caso no sabrá que una tarea se retrasa tan sólo cuando se finalice una fase.

• Estime la importancia del proyecto, cada cuánto tiempo podrá realizar actualizaciones de las tareas y el nivel de seguimiento de las tareas para que el proyecto no fracase.

¿Qué son Hitos?

Los hitos en Microsoft Project se definen como las tareas con un valor Sí en el campo hito.

En general, un hito es una tarea que representa una fecha importante en un proyecto, como la finalización de una fase del proyecto, o la fecha de un informe en particular es vencimiento.

¿Para qué sirven los Recursos?

Los jefes de recursos son responsables de administrar los recursos y las cualificaciones y capacidades asociadas con ellos. Los jefes de recursos trabajan estrechamente con los jefes de proyecto para asegurarse de que se asignen a los proyectos al conjunto adecuado de recursos y que éstos

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