Políticas y procedimientos de cobranzas

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS.

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.

1. Políticas restrictivas.

Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.

1. Políticas Liberales.

Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.

1. Políticas racionales.

Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa

Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.

Los gastos de cobranzas pueden ser clasificados en:

a. Gastos fijos (Gfc)

b. Gastos variables (Gvc)

Gastos fijos de cobranza. Son aquellos que se mantienen constantes para cualquier monto de las cobranzas tales como:

• Sueldos fijos y otras asignaciones del personal de cobranza.

• Seguros de vida, vehículos, hospitalización, médico quirúrgico que tenga la empresa para el personal de cobranza.

a. Gastos variables de cobranza. Son aquellos que varían en función de las gestiones que se hagan para realizar las recuperaciones de cuentas por cobrar, como:

• Comisiones de cobradores, según el monto de las cobranzas que realicen.

• Gastos de viajes en gestiones de cobranza.

• Honorarios de abogados y otros gastos en los que se utilicen procedimientos jurídicos.

• Gestiones a través de oficinas de cobranzas ajenas a la empresa.

• Cualquier otro tipo de gasto que se haya de efectuar relacionado con cobros y que no se realice con carácter permanente.

LAS CONDICIONES DE PAGO Y LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA.

Habiéndose considerado en los capítulos II y III los aspectos referentes a políticas de crédito y cobranza, se procede en el presente capítulo a estudiar un factor que tiene una gran incidencia en el éxito de dichas políticas, como son las condiciones de pago y su relación con las políticas de crédito y cobranzas.

Condiciones de pago.

Las condiciones de pago abarcan tanto el plazo que se concede para cobrar un crédito concedido, así como los descuentos que se conceden a los clientes por efectuar sus pagos en un plazo previamente acordado.

Cuando una empresa efectúa una venta a crédito, a un plazo de 30 días, pero que descuenta un 5% si se paga en un término de 10 días significa que la factura debe cancelarse al cumplirse los 30 días, pero si lo hace antes en el décimo día el cliente pagará el 95% de la factura. A pesar de la condición del pago en este caso el plazo de venta es de 30 días pese a que los plazos de ventas son habitualmente afectados por las formas en que se efectuaron según el ramo de actividad a que se dedica la empresa, dichos plazos constituyen uno de los medios que ésta dispone para efectuar la demanda de sus productos, de tal manera que espera aumentar esta demanda extendiendo el plazo para hacer sus cobros. Como se había comentado anteriormente, al incrementarse las ventas mediante créditos debe haber una compensación o equilibrio de la rentabilidad de estas ventas adicionales, con el rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuentas por cobrar. Supóngase que una empresa aumentando el plazo para realizar sus cobros espera incrementar sus ventas actuales de $600.000 en un 30%, y que el plazo medio de cobranza se alargue de uno a dos meses y la tasa requerida sobre la inversión no debe ser inferior a un 25%; y se supone que no hay pérdidas en cuentas incobrables

1. Los cambios en la política de crédito pueden afectar una, o mas, de las siguientes

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