Trabajo Sobre Manual Y Formulas

Índice

Introducción…………………………………….……………………………………..Pág. nº 2

Formularios.Definición.Tipos.……………………………………………………Pág.nº3 al 7

Manuales. Clasificación………………….………………………………………...Pág. nº 7 al 14

Simplificación de trabajo.…………………….………………………………….. Pág. nº 14 al 15

Límites de Procesos de Trabajo………….……………………………….…......Pág. nº 16

Crecimiento y Control de Procesos……………………………………….........Pág. nº 17 al 18

Conclusión…………………………………………………………………….…..……Pág. nº 19

Bibliografía……………………………………………………………………….…....Pág. nº 20

Formularios:

Un formulario, es la base o instrumento sobre el que se sustenta la transmisión, registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización. Debe diseñarse tomando en consideración las necesidades y características del sistema o procedimiento en el cual va a ser utilizado.

Otra definición; es un papel que contiene datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversas índole.

La importancia de los formularios radica en el hecho de ser un instrumento en el que se sustenta la transmisión, el registro y control de la información relacionada con las operaciones de la Organización a todos los niveles; por cuanto, los mismos son unos el medio expedito para la recolección de los datos debido a la facilidad con que circulan por toda la organización y afectan a todos los sistemas de la misma.

La finalidad de esta es:

. Presentar la información que se requieran en situaciones similares y en una secuencia lógica.

. Ahorrar escritura manual o mecánica (y por ende tiempo) con la impresión previa de títulos e instrucciones para su uso.

. Proveer un medio económico de información escrita en copias múltiples.

. Asegurar que la información se suministre en la forma debida.

Objetivos:

. Promover a la organización de toda la información requerida para la ejecución de sus operaciones.

. Registrar en forma sistemática todas las operaciones que se generan en la organización.

. Diferenciar las actividades encomendadas a cada unidad o empleo.

. Mantener un orden lógico dentro de la ejecución del trabajo, y por consiguiente la simplificación del mismo.

Características:

. Agilizan o entorpecen cualquier proceso administrativo.

. Su presentación motiva al usuario en forma positiva o negativa.

. Es un vehículo o medidor, portador de datos, que genera una o varias informaciones.

. Su uso indiscriminado acarrea un abusivo gasto de papelería. Esto se acentúa en los últimos tiempos debido al alza del papel.

. Eleva los costos de almacenamiento por metro cuadrado, debido a que el espacio físico es cada vez más costoso, al igual que los medios de archivo.

. Simplifica ordena el trabajo, facilitando la anotación y el uso de datos.

. Deja constancia de la ejecución total operacional de un proceso.

. Es una fuente permanente de consulta, investigación, estudio y análisis de actividades y procesos.

. Sirve como instrumento de control, por cuanto establece la correcta ejecución de las operaciones.

. Contiene datos que agrupados o consolidados configuran una información básica para la toma de decisiones.

Reglas para el Diseño de Formularios:

Los formularios deben tener títulos que los identifiquen. Los formularios que salen de la empresa deben tener membrete completo. Para los de uso interno basta con el nombre de la compañía.

El espacio entre líneas recomendable debe ser:

. A mano (escritura manual) 1/3 pulgadas aproximadamente.

. Para computadora o máquina de escribir de 1/6 a 1/8 de pulgada aproximadamente. Aunque hoy en día existe tanto para las máquinas de escribir como computadoras diversos tamaños y tipos de letra, lo que permite alternativas del tamaño del espacio.

Se debe considerar la escritura horizontal:

. A mano: 1/6 pulgadas por cada letra o número.

. En computadora o máquina de escribir (en escritura normal 1/10 pulgada).

. Al pie de página y al lado izquierdo debe tener el código, fecha de impresión y cantidad impresa.

. Al pie de página y en el centro debe indicarse su destino final.

. El espacio disponible para el diseño debe usarse óptimamente. Se deben evitar espacios abiertos y áreas innecesarias.

Deben despertar una actitud favorable en el usuario de los mismos.

En síntesis, la importancia de los formularios, radica en ser una herramienta de fácil acceso y de recolección útil para la información dentro y fuera de la organización ya que con ellos todos los interesados en un determinado tema pueden estar al tanto de los cambios ocurridos, y con el buen llenado de dicha forma se pueden obtener resultados, claros, precisos y concisos, claro está, esto ocurrirá si los mismos cumplen con los parámetros establecidos y con el objetivo de su creación.

Ya que con estos se pretende, como se dijo anteriormente recabar la información más precisa, en el menor tiempo posible para no hacer del llenado algo tedioso para el usuario y ahorrar en la medida de lo posible costos de producción a la unidad correspondiente y a la misma organización.

Formularios-Formas

Los formularios que no son enviados a confeccionar a las industrias gráficas o imprentas se denominan regularmente formas, ya que no cumplen el requisito de la confección o producción con los parámetros de tamaños y formas que se obtienen cuando se envían a una industria gráfica. Las formas normalmente son realizadas ajustándose al tamaño de papel tipo A4, repartiendo la información de manera vertical u horizontal según la necesidad. Cabe señalar que este sistema debe usarse sólo en casos de que la forma NO sea de uso frecuente, solo así se justificaría. En caso de volúmenes mayores, el diseñador deberá evaluar costos, ya que normalmente el seguir manteniendo impresiones in-house con volúmenes altos, trae como consecuencia costos altos.

Formularios Pre-impresos

Los formularios que se envían a una industria gráfica para su confección, pueden ser de diferentes tipos:

*Hojas sueltas

*Hojas sueltas

*Hojas Continuas

*Tarjetas

*Blocks

*Sobres

Sobres: Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.

Hojas Sueltas: Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.

Hojas Continuas: Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora. Es importante que el diseñador considere los saltos que da la impresora para determinar las caídas, así como el número de caracteres a imprimir en cada campo. Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.

Tarjetas: Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.

Blocks: Un formulario puede ser realizado de esta forma, cuando el solicitante requiera que estén agrupados por libros o bloques. Se utilizan cuando la consignación de la información es manuscrita y son muy usados en los Vales o Recibos de Caja, Movilizaciones de Equipos, Salvoconductos, etc.

.

Manuales Administrativos:

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

Importancia de los manuales:

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.

Tipos de Manuales Administrativos

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

1.− Manuales de Organización

2.− Manuales de Políticas

3.− Manuales de Normas y Procedimientos

4.− Manuales para Especialistas

5.− Manual del empleado

6.− Manual de contenido múltiple.

7.− Manuales de finanzas

8.− Manuales del sistema

Manual de Organización

Es la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad, responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen su estructura.

Estos manuales contienen información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.

También incluyen una descripción de puestos cuando el manual se refiere a una unidad administrativa en particular.

Debe contener:

1.− Identificación

* Logotipo de la organización.

* Nombre oficial de la organización.

* Título y extensión (general o específico. Si es específico debe indicarse el nombre de la unidad a que se refiere).

* Lugar y fecha de elaboración.

* Número de revisión (en su caso).

* Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.

* Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización; en segundo lugar, las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y por último el número de la forma. Entre las siglas y el número debe colocarse un guión o diagonal.

2.− Índice o Contenido

Relación de los capítulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento.

3.− Prólogo y/o Introducción

Sección en donde se explica qué es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente. Puede contener un mensaje de alguna autoridad de la organización, preferentemente del más alto nivel jerárquico.

4.− Antecedentes Históricos

Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

5.− Legislación o Base Legal

Este apartado, contiene una lista de títulos de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las disposiciones legales sigan éste orden jerárquico: constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares. Asimismo, en cada caso debe respetarse la secuencia cronológica de su expedición (fecha de publicación en el Diario Oficial).

6.− Atribuciones

Transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización, de acuerdo con las disposiciones jurídicas que fundamentan sus actividades. Para este efecto, debe señalarse el título completo del ordenamiento, capítulo, artículo o inciso (la cita debe hacerse entre comillas).

7.− Estructura Orgánica

Descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización, en función de sus relaciones de jerarquía. Ésta descripción de la estructura orgánica, debe corresponder con la representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente al título de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Además, es conveniente codificarla en forma tal que sea posible visualizar claramente los niveles de jerarquía y las relaciones de dependencia.

8.− Organigrama

Es la representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la composición de las unidades administrativas que la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales d comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría.

9.− Funciones

Especificación de las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesario para cumplir con las atribuciones de la organización. Es conveniente que en la presentación de las funciones se tomen en cuenta los siguientes aspectos:

* Que los títulos de las unidades correspondan a los utilizados en la estructura orgánica.

* Que sigan el orden establecido en la estructura.

* Que la redacción se inicie con el verbo en tiempo infinitivo.

10.− Descripción de Puestos

Reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, el cual incluye la siguiente información:

* Identificación del Puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación, etc) Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión, así como las relaciones de línea y asesoría.

* Funciones Generales y Específicas.

* Responsabilidades o deberes.

* Relaciones de comunicación con otras unidades de puestos dentro de la organización, así como las que debe establecer externamente.

* Especificaciones del puesto en cuanto a conocimiento, experiencia, iniciativa y personalidad.

Estructura del Manual de Organización

Contenido:

* Introducción.

* Instructivo de Uso.

*Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

* Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

* Reseña Histórica.

CAPÍTULO II:

* Objetivos generales y específicos de la empresa.

* Misión

* Visión

* Valores

CAPÍTULO III:

*Organigrama general.

*Funciones de las unidades organizativas.

*Descripciones de cargos.

GLOSARIO.

ANEXOS.

RECOMENDACIONES: a la empresa y a la asignatura.

BIBLIOGRAFÍA.

Manual de Políticas

Es la descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos por los ejecutivos en la forma de decisiones para el logro de los objetivos, facilitando la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios los lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Manual de Normas y Procedimientos

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la empresa, como la enunciación de normas de funcionamiento básicas a los cuales deberá ajustarse los miembros de la misma.

Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características:

Normas de procedimientos:

Es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven.

Formularios: son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos.

Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera gráfica, que se conocen también como diagramas de procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto:

* Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos.

* Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración.

Manual para Especialistas

Es aquel que agrupa normas, pautas e instrucciones de aplicación en forma específica a determinado tipo de actividades o tareas como por ejemplo: manual del vendedor o compendio de la secretaria. La preparación de este tipo de manuales por parte de la misma empresa es recomendable cuando el número de empleados que los utiliza es lo suficientemente grande como para justificarlo. El objetivo básico perseguido con su preparación, es el de entrenamiento y capacitación de empleados, como así servir también de elemento de consulta para la realización de las tareas asignadas.

Manual del Empleado

Su objetivo es lograr una rápida asimilación de personal nuevo (inducción) así como también para posterior entrenamiento, este manual es especialmente útil para niveles intermedios u operativos.

Manuales de Finanzas

Las responsabilidades del contralor y tesorero exigen de ellos que den instrucciones numerosas y específicas a todos aquellos que deben proteger en alguna forma los bienes de la empresa, para asegurar la comprensión de sus deberes en todos los niveles de la administración.

Manuales del Sistema

El manual del sistema debe ser desarrollado a medida que se desarrolla el sistema, y está constituido por un grupo de manuales o partes y estructurado de la siguiente manera: Objetivos del sistema, arquitectura de datos, arquitectura física del sistema, índice de componentes, etc.

Manual de Calidad

El Manual de Calidad Define un manual de calidad como un documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de calidad de una organización. Este manual puede estar relacionado con las actividades totales de una organización o con una parte seleccionada de estas.

Es importante que los requisitos y el contenido del sistema de la calidad y del manual de la calidad se estructuren de acuerdo con la norma que se intenta satisfacer. Esta norma suministra los lineamientos para desarrollar dichos manuales de calidad

ISO 9002 El ISO 9002 9ISO son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Estandarización, la cual se dedica a la creación de estándares internacionales voluntarios, en diversos ámbitos como son: la industria, la ciencia, la tecnología y la economía.

Las normas ISO 9000 son una serie de normas para el Aseguramiento de la Calidad, que son aceptadas alrededor del mundo. Su importancia radica en que, cuando se adquiere un producto o servicio de una empresa que está registrada en ISO 9000, se tiene la seguridad (alta probabilidad) de que la calidad que se está recibiendo será como se esperaba. Permite contar con la documentación de todas las actividades de la empresa, relativas a la calidad, por escrito.

El ISO 9002 es una de las diferentes formas de estas reglas, la cual esta descrita como el modelo para el aseguramiento de la calidad en producción, instalación y servicio.

El ISO 9002 tiene una estrecha relación con los manuales, ya que en el momento de establecer una norma o política en la organización, debemos tener presente que esta se debe ajustar a los servicios o fines que esta preste, debemos poseer una documentación en base a los criterios de las normas del ISO 9002. Para que al momento de establecerlas estas aseguren un beneficio a la organización Guía práctica para diseño de manuales administrativos.

Hasta el capítulo se expusieron conceptos y clasificación sobre los manuales administrativos, por lo tanto el presente capítulo lo utilizaremos para, de una manera práctica guiar la elaboración de manuales administrativos. Cabe mencionar que las características de los manuales, se determinan en base a las necesidades de organización de las empresas, así pues los prototipos que en este capítulo mostraremos, son resultado de la recopilación y la práctica misma, por lo que en nuestra opinión son los más generalizados y que abarcan más características de cada tipo de manual.

Manuales de organización.

Antes de iniciar con la elaboración de un manual de organización, se debe determinar el ámbito de aplicación del manual (general, para toda la organización específica para un área determinada), situación que se establece mediante un diagnóstico situacional, en él se tratará de precisar:

* El grado de organización existente (si ha existido algún manual de organización anteriormente).

* El número de puestos y niveles jerárquicos.

* Objetivos generales y específicos.

* Funciones y responsabilidades.

* Perfil laboral sugerido.

Simplificación de trabajo:

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo.

Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones. El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad dela simplificación del trabajo dentro de una organización, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro dela administración.

El estudio de tiempos y movimientos, conocido también con el nombre de “medida del trabajo” o “simplificación del trabajo”, consiste en el análisis sistemático de todos los factores que afectan al trabajo, para economizar tiempo, esfuerzo y dinero.

El propósito principal de un estudio de tiempos y movimientos es racionalizar los métodos y procedimientos del trabajo, mediante el empleo de la utilización racional de los medios de producción (sea bienes o servicios), como maquinas, equipos, herramientas y otros, para facilitar las actividades del personal, haciendo que éste pueda trabajar con mayor comodidad y a la vez obtenga mayor productividad, reduciendo los costos de producción. El primer paso que deberá dar el analista de organización, sistemas y métodos para realizar un estudio de tiempos y movimientos es identificar, claramente, cada uno de los movimientos que requiere el trabajo por estudiarse. Posteriormente, deberá anotar cada uno de los pasos de cada procedimiento o proceso, especificando el puesto de trabajo y la persona a cargo de él, en una hoja específicamente preparada.

La principal ventaja de un estudio de tiempos y movimientos es la racionalización de los métodos y procedimientos de trabajo. Además este estudio proporciona otras ventajas muy importantes para la administración eficiente y eficaz de cualquier tipo de empresa:

a) La empresa puede establecer medidas necesarias para una mayor eficiencia en el trabajo y, por lo tanto, una mayor productividad del personal.

b) Permite evaluar y calcular con mayor precisión el costo unitario de cada producto o servicio.

c) Permite una distribución más exacta de los gastos que requiere cada producto o servicio.

d) Facilita el reclutamiento, la selección y capacitación del personal.

e) Facilita el planeamiento, la coordinación, el control y la Evaluación de resultados de todas las actividades de la empresa.

f) Suministra informaciones más precisas a los directivos de la empresa, para la toma de decisiones futuras.

Límite de Procesos de Trabajo:

Conjunto de uno o más procedimientos o actividades vinculados, que colectivamente realizan un objetivo de trabajo o meta táctica, en el contexto de una estructura organizada definiendo reglas funcionales y relaciones.

Un proceso de trabajo está típicamente asociado con objetivos operacionales y relaciones de trabajo. Por ejemplo un Proceso de Reclamación de Seguros, o un Proceso de Desarrollo de Ingeniería. Un proceso debe estar totalmente contenido en una única unidad de organización o puede que tenga varias organizaciones diferentes, como en una relación cliente-distribuidor.

• Un proceso de trabajo tiene definidas condiciones, desencadenando su inicio en cada nuevo ejemplo (p.e. la llegada de una reclamación) y rendimientos definidos a su conclusión.

• Un proceso de trabajo puede que asocie interacciones correctas o relativamente incorrectas entre los participantes; su duración puede también variar ampliamente.

• Un proceso de trabajo puede constar de actividades automatizadas, capaces de la gestión del flujo de trabajo, y / o actividades manuales, que deben estar más allá del ámbito de la gestión del flujo de trabajo.

La primera tarea para analizar un proceso consiste en acotar los límites del mismo. Para ello debemos identificar la actividad inicial y la actividad final del proceso. Es útil preguntarse ¿con qué actividad empieza el proceso? y ¿con qué actividad finaliza el proceso? Las tareas deben escribirse siempre empezando por un verbo en infinitivo. De esta manera conseguiremos más claridad a la hora de transmitir qué debe realizarse en esa tarea. En ocasiones la identificación de los límites de los procesos generará un debate intenso entre los miembros del grupo. No siempre todo el mundo tiene la misma percepción sobre el inicio y final de los procesos de trabajo.

Crecimiento y Control de Proceso:

La administración como actividad práctica existió desde que dos o más personas unieron sus fuerzas para el logro de sus objetivos comunes. Así surgieron las organizaciones. El estudio de la administración surge como movimiento denominado Comercialismo y continúa con el derecho administrativo a partir de la Revolución Francesa, para luego constituir un campo de atención política y administración pública.

Después surgen los movimientos denominados la Administración Científica, General e Industrial propugnados por Taylor y Fayol. Estos dieron énfasis a factores vinculados al concepto de productividad, descuidando un tanto el carácter humano de la administración.

A partir de 1. 930, luego de analizar el resultado de investigaciones experimentales, se inicia una nueva orientación de la administración denominadas Teorías de Relaciones Humanas: esta se interesa por el estudio de las relaciones entre personas que deben trabajar juntas para el logro de objetivos comunes.

Luego surge el enfoque del comportamiento concentrándose en las relaciones humanas y el estudio de la conducta del hombre. En 1. 950 surge el movimiento Cibernética, el cual estudia la comunicación, el control y la automatización.

Todos estos avances y formación de la administración han incidido a que hoy en día existan diferentes maneras de conceptuar a la administración y diferentes formas de hacer administración.

Esta manera diferente de conceptuar y hacer la administración se conoce con el nombre de Escuelas del Pensamiento Administrativo.

A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales e informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para lograr captar sus objetivos.

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatro funciones específicas: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjunto se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la óptima utilización de los recursos.

Este proceso se lleva a cabo de la siguiente manera:

Como se puede observar estas cuatro funciones no son independientes una de la otra sino que interactúan en conjunto para lograr que las organizaciones logren sus metas. El Control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el rendimiento.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que se aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigieron cualquier desviación significativa”.

Sin embargo Storne (1996) lo define de la siguiente manera: “el control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”. Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos... Tiene la finalidad de señalar las faltas o errores a fin de que se puedan reparar y evitar su repetición”.

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales: En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas. En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o actividades realizadas. Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

Conclusión

Los formularios son papeles que contienen datos pre-impresos o fijos y espacios en blanco en donde se escribirán datos variables, que servirán para realizar una serie de operaciones de diversas índole, la utilidad que tiene un manual administrativo es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo, estos forman un límite de procesos de trabajo donde el crecimiento y control de proceso juega un papel importante dentro la organización y sistema.

Bibliografía

Internet……………….Paginas de Organización y Métodos

Páginas de Formularios y Manuales

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