CLASES DE ESCRITOS EN LAS ORGANIZACIONES

CLASES DE ESCRITOS EN LAS ORGANIZACIONES

Acta:

Son documentos que reflejan el desarrollo de una reunión: puntos tratados y acuerdos adoptados. Sirven de resumen y recordatorio para todos los implicados en un determinado asunto. La redacción y firma del acta la realiza quien cumple las funciones de secretario de la reunión. Las actas deben recoger la información de manera detallada, completa y clara, para que se puedan localizar fácilmente los contenidos. El acta debe dejar constancia de todo lo acaecido en el transcurso de una reunión, y en ella es importante reflejar cualquier contraste de opiniones.

Las cartas:

La carta, junto con el correo electrónico y el fax, es el modelo de texto más utilizado en la comunicación empresarial. Existe una gran variedad de modalidades de cartas, ya que son muchas las situaciones comunicativas que se resuelven mediante estos documentos.

Correo electrónico:

Es una herramienta de comunicación que, a través de Internet, permite enviar y recibir cualquier tipo de información.

Junto con el mensaje, el emisor puede adjuntar otros documentos como archivos de texto, vídeo, audio, imágenes, gráficos, etc. En la actualidad es una de las formas de comunicación más empleadas.

ESCRITOS ADMINISTRATIVOS Son los destinados a los múltiples trámites relacionados con la dirección o el gobierno de las cosas públicas. Con un sentido extensivo, suelen denominarse burocráticos. Tienen generalmente carácter oficial, pues responden a leyes o reglamentos emanados de instituciones públicas.

Tienen distintas denominaciones, según la intención o el destino:

Notas Esta denominación abarca una cantidad de escritos dirigidos a autoridades de los diversos sectores, con el objeto de pedir o comunicar algo, o bien realizar actos de cortesía (agradecer, invitar, felicitar, condolerse, adherirse, etcétera). Difieren de las cartas en que son menos personales, más formulistas y "frías".

Informes Son escritos cuyo fin es hacer conocer algo. Generalmente "se elevan" de inferior a superior, en las jerarquías administrativas. Responden a exigencias formales establecidas para los distintos casos.

Documentos públicos Son las leyes, los reglamentos, los estatutos, los decretos, las ordenanzas, los comunicados, las disposiciones emanadas de los poderes públicos, que tienen una conformación expresiva ya establecida y clásica.

Escritos técnicos Cada especialidad tiene sus requerimientos formales en cuanto a los escritos que utiliza. Tanto el vocabulario como el ordenamiento y hasta la construcción de los párrafos están supeditados a las características de la materia tratada.

Escritos en formularios Por razones prácticas, son muy utilizados los textos impresos (formularios) para consignar listas, recibos, solicitudes, constancias, certificados, declaraciones, cuestionarios y otras expresiones del quehacer administrativo, cuando la cantidad de usuarios lo justifica. En este caso, la redacción resulta sumamente sencilla.

ESCRITOS PROFESIONALES

Constancias o certificados Tienen por objeto testimoniar alguna circunstancia como por ejemplo: enfermedad, trabajo, asistencia, estado, relación, etc. Su redacción vana con la especialidad, pero las exigencias elementales giran sobre la precisión, la claridad y el orden.

Actas Son escritos en que se detalla ordenadamente todo lo realizado y resuelto en reuniones de distinta índole. Tienen carácter de testimonio legal. Su redacción suele ser formularía o con lenguaje determinado.

Notas judiciales Declaraciones, exposiciones, denuncias, solicitudes, dictámenes, resoluciones y otras actividades relacionadas con el mecanismo judicial, originan numerosos escritos con exigencias específicas en cuanto a su redacción. Su dominio entra en el terreno técnico o profesional.

Escritos periodísticos Demanda una vasta gama de formas, adaptables a las diferentes facetas de la tarea y sus objetivos: información, comentario, crítica, enseñanza, entretenimiento, sugerencia, propaganda, relación, entre otros. La funcionalidad y el dinamismo parecen ser las condiciones más exigidas actualmente en este género, en el que está implícita la necesidad de actualización constante.

Escritos docentes El uso de la redacción exige muy especial atención. Informes, apuntes, síntesis, amplificaciones, comentarios y mil tareas inseparables de la actividad enseñar-aprender requieren cuidadas y aptas formas expresivas escritas, que deben ser continuamente ajustadas y actualizadas.

ESCRITOS SOCIALES La obligada actuación del hombre en sociedad le impone algunas exigencias dentro de la expresión escrita. Muy diversas circunstancias requieren continuamente el uso de la redacción, que toma variadas denominaciones, según el motivo:

• Invitaciones: Son mensajes en forma de esquelas o tarjetas especiales,

en que se invita a concurrir a un acto o reunión. La redacción es breve y cortés.

• Participaciones: Son anuncios de acontecimientos, como bodas, bautismos, fallecimientos, Rigen para ellas las exigencias de las invitaciones.

• Felicitaciones: Por lo general son breves mensajes, enviados en tarjetas o por telegrama, en que se expresan congratulaciones por un hecho feliz. La naturalidad y la cortesía son sus principales virtudes.

• Agradecimientos: El acto de agradecer una atención o algo similar se realiza por escrito mediante esquelas, tarjetas, o publicaciones. Su redacción debe ser sencilla, amable y de tono muy personal.

• Notas de condolencia o solidaridad: Frente a hechos luctuosos, la expresión de los sentimientos de condolencia (o pésame) y de solidaridad encuentra en la redacción de notas cartas.

Cartas familiares y amistosas: El objetivo de la carta familiar o amistosa generalmente es el acercamiento afectivo, además del aspecto informativo, es preciso desechar toda muestra de "frialdad" al escribir. La naturalidad es aquí' una virtud fundamental, hacerlo de la manera más clara y sencilla que le sea posible.

ESCRITOS COMERCIALES

Es tanta la importancia que la redacción comercial ha adquirido como vehículo de relaciones humanas, en general, y de relaciones públicas, en especial, que en muchos negocios el adelanto y el éxito están en manos de redactores expertos en la presentación hábil, interesante y oportuna de cuanto se relaciona con las distintas operaciones mercantiles.

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