Condiciones de diseño de la oficina

INTRODUCCIÓN

Con este trabajo pretendo dar una visión general de lo que es el diseño de oficinas hoy en día y cuáles son sus aspectos más relevantes. Muchas veces dentro de una empresa, especialmente del tipo industrial, se considera que las oficinas son un espacio aislado que no tiene mucho que ver con los objetivos de la empresa, pero cada vez cobran mayor importancia conceptos tales como empresas de servicios, grupos de trabajo, gerencia de proyectos, etc.; los cuales requieren una renovación de los ambientes de oficina tradicionales para su óptimo desarrollo.

Es por esto que a nivel mundial se fija la atención en la influencia que ejerce el ambiente de trabajo en el desempeño de los trabajadores y esto incluye por supuesto a aquellos que realizan sus labores en las oficinas. Así, el diseño de oficinas abarca desde la distribución del espacio hasta la elección de los muebles y suministros adecuados para hacer el trabajo más eficiente.

Hay empresas dedicadas a facilitar las tareas de quienes desarrollan labores de oficina y suministran soluciones específicas para sus necesidades. El solo hecho de facilitar tareas repetitivas o ubicar de una mejor forma los elementos de trabajo puede constituir la diferencia.

Para la realización de este trabajo se consultó un libro dedicado al tema y otros libros que incluían capítulos con alguna información adicional, para la parte que habla de las tendencias se buscó información en Internet por medio del buscador AltaVista, ya que para hablar de este tema era necesario conseguir información muy reciente. Para la parte de costos se hicieron algunas entrevistas con empresas que se ocupan principalmente del mobiliario y los equipos y suministros; también se consultó a través de Internet.

I. DISEÑO DE ESPACIOS DE OFICINAS:

El objeto de la planeación de oficinas es planear la mejor distribución y organización de oficinas posible, de manera que haya flexibilidad completa, eficacia y economía, satisfacción de todos los arreglos funcionales, comodidad para el empleado, impresión de amplitud en las zonas más congestionadas, y que se preste para un sistema de control del espacio de oficinas.

II. PROCESO:

Se deben determinar los requisitos presentes y futuros de las oficinas desde el punto de vista del espacio, personal, equipo y mobiliario, y del flujo de trabajo y de las relaciones que hay entre los empleados y los departamentos.

La planificación del espacio de oficinas requiere la cooperación de muchos talentos. Hoy en día, en los contratos de construcción de edificios de oficinas, se exige que la firma de arquitectos a cargo del proyecto tenga un equipo de arquitectos, ingenieros y personas encargadas de planear la disposición de oficinas, y que este equipo trabaje en contacto estrecho con el equipo del propietario, para que logren los mejores resultados en una planificación de la disposición de las oficinas totalmente integrado con los elementos arquitectónicos y de ingeniería del edificio.

Además, hay numerosas firmas especializadas en resolver los problemas de distribución de espacios en las áreas administrativas, que se basan en programas de computador adaptados especialmente para el diseño de oficinas.

Cuando se piensa en diseñar una oficina se requiere un "administrador de espacio de oficinas" que será quien se encargue de planificar y distribuir las superficies de las diferentes oficinas y asegurarse de que los departamentos, empleados, las máquinas y los registros han quedado colocados en la relación de espacio más lógica posible unos con otros. También debe asegurarse de que todos los medios necesarios han sido incluidos en la distribución de las oficinas y de que dicha distribución es la disposición de espacio más funcional que ha sido posible lograr de acuerdo a las necesidades y propósitos de la compañía.

El administrador de espacio debe, como primera medida, obtener información sobre la superficie total requerida por cada departamento y la relación de trabajo de cada departamento con los demás dentro de la empresa. Luego, hay otros factores que tienen que ser tenidos en cuenta, evaluados y finalmente, sobre los cuales hay que tomar una decisión.

Una de las primeras decisiones que deben tomar el administrador del espacio y el gerente, es el principio de espacio básico que hay que seguir en la disposición de cada uno de los departamentos de la oficina principal. Es necesario decidir si se utilizará un plan de disposición de oficinas abierto integrado o el convencional por compartimentos.

Actualmente, lo más usado es la distribución integrada que consiste en áreas abiertas para la oficina general con un mínimo de divisiones, ya sean estas de tipo biombo movible o del tipo fijo desde el piso hasta el techo. Este sistema ofrece flexibilidad, economía de espacio, una supervisión del empleado más cómoda y una igualdad de facilidades para todas las partes de la oficina en contraposición con la antigua disposición tradicional, en la que se empleaban divisiones departamentales hechas a la medida.

III. ESTILO DEL DISEÑO IMPUESTO:

 OFICINAS SIN MUROS:

Se refiere a la concepción arquitectónica modular que elimina las divisiones y los muros formales interoficinas y propicia los espacios abiertos.

VENTAJAS:

• Cohesividad del grupo

• Incrementa la productividad (individual y de grupo)

• Aumenta el flujo de información

• Permite un control físico del espacio y racionaliza su uso

• Ajusta el área de trabajo a medida que cambian las necesidades del negocio.

• Son soluciones dinámicas y flexibles

DESVENTAJAS:

• Pérdida de privacidad

• Aumenta interrupciones y distracciones

• Se dificulta el control

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