DOCUMENTOS FORMALES

EL MEMORÁNDUM

Documento, por lo general breve, que se usa para asuntos administrativos o técnicos, sea para ordenar, instruir o informar.

Este documento posee las siguientes características:

1. Es breve su extensión no sobrepasa los tres párrafos.

2. Va dirigido a una persona o funcionario.

3. Está presente en los tres tipos de Comunicación: descendente, ascendente y horizontal.

ESTRUCTURA

Su estructura está conformada por los siguientes elementos:

1. Membrete: Contiene el nombre de la empresa y la unidad que emite el documento.

2. Palabra MEMORÁNDUM y número correlativo.

3. Lugar y fecha de emisión: Va el nombre de la ciudad escrito enteramente con mayúscula, luego el mes con minúsculas, día y año.

4. Cargo o nombre y cargo del emisor.

5. Cargo o nombre y cargo de receptor.

6. Referencia: Es el resumen del contenido. Debe ser breve.

7. Vocativo: Es el saludo inicial ( señor, estimado señor, de mi consideración, etc.)

8. Mensaje: Contiene toda la información que el emisor desea transmitir. Es breve.

9. Frase de despedida: Generalmente se utiliza saluda atentamente, saluda cordialmente. Después de ella va coma.

10. Firma nombre y cargo de emisor.

11. Iniciales de responsabilidad: Van en mayúsculas las del responsable intelectual ( firmante) y en minúsculas las del responsable material del documento ( secretario)

12. Anexos: Se nombran los documentos que acompañan al memorándum, cuando corresponda.

13. Con Copia: Se nombra a quien se le envía copia del documento.

MAGIC S.A.

CONTRALORÍA (1)

MEMORÁNDUM Nº 53 (2)

SANTIAGO, junio 21 de 2002 (3)

DE: JOSÉ TORO LÓPEZ (4)

........CONTRALOR

A: RODRIGO HURTADO VALENZUELA (5)

.... GERENTE DE PRODUCCIÓN

REF: USO DE SOLICITUDES DE COMPRA (6)

________________________________________

Señor: (7)

(8) A partir de esta fecha, se establece el empleo obligatorio de las solicitudes de compra. Se prohíbe a las Secciones de Estampado y Tintorería formular pedidos directamente por teléfono.

Dentro de la próxima semana, se comunicarán las instrucciones para cursar las solicitudes de compra.

Saluda atentamente, (9)

________________________________________

JOSÉ TORO LÓPEZ (10)

CONTRALOR

J.T.L. /n.t.k. (11)

ANEXO: Formato (12)

c. c.: - Gerente General (13)

........- Archivo

CERTIFICADO

Documento que acredita un hecho que le consta al emisor. Se emplea generalmente para certificar hechos de carácter civil. Puede clasificarse según:

1. El otorgante:

o Certificado público: Si lo emite una autoridad perteneciente a la Adm. Pública.

o Certificado privado: Si lo emite una autoridad que pertenece a la empresa privada

2. El contenido:

o Certificado informativo: Aquél que objetivamente asevera un hecho y los detalles de éste sin dar una opinión

o Certificado recomendatorio: Aquél que posee carácter subjetivo, por cuanto el otorgante además de aseverar un hecho expresa favorables opiniones acerca del interesado

3. Su finalidad:

o Certificado especial o cerrado: Aquél que se emite con un propósito único.

o Certificado general o abierto: Aquél que se emite para ser utilizado con cualquier propósito

ESTRUCTURA:

La componen los siguientes elementos:

1. Membrete lleva nombre de la empresa, rubro, teléfono, fax, dirección y ciudad.

2. Palabra CERTIFICADO y número correlativo.

3. Cuerpo: es la exposición de los hechos pertinentes y, cuando corresponda, juicios positivos con respecto al interesado.

4. Propósito: se indica a través de una oración si es general o especial.

5. Lugar y fecha de emisión.

6. Antefirma: Nombre de la empresa emisora con mayúsculas.

7. Firma nombre y cargo del emisor.

8. Iniciales de responsabilidad

LÍNEX S.A.

SERVICIOS COMPUTACIONALES (1)

6994226 - 6983075

Av. Salvador 956

SANTIAGO

CERTIFICADO Nº 45 (2)

Marcelo Fernández Espinoza, Jefe Dpto. Personal, certifica que, don Marcos Lagos Rojas RUT. 8.403.675 - 5, se desempeña como Jefe del Dpto. de Seguridad de esta empresa, desde el 10 de abril de 1995 a la fecha.

Durante el tiempo que el señor Lagos ha permanecido con nosotros, ha destacado por su valor y alto espíritu al cuidado de los bienes y personas a su cargo.

Se extiende este documento para los fines que estime conveniente el interesado. (4)

SANTIAGO, junio 27 de 2002 (5)

LÍNEX S.A. (6)

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