FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Generalidades

Generalidades.

En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización.

Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:

* Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.* Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.* El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda.* Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.* Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.* En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.* Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.

Objetivos

Objetivos.

El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:

A ) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa(manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.)

B ) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. cuales artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que serán fuente para abastecerse.)

C ) "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.

D ) "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.

E ) "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.

F ) "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.

G ) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. * Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.

Responsabilidad y delegación

Responsabilidad y delegación.

El "Código de Procedimientos". Este es una guía que define las responsabilidades del departamento de abastecimiento y fija los métodos a los cuales debe recurrirse para las actividades de compra .

El contenido del código de procedimientos se basa en los siguientes puntos:

responsabilidad de las compras;

autoridad y delegación de autoridad;

procedimientos de compra. negociación oral, negociación escrita (demanda de precio o de sumisión) , invitación a concurso de ofertas , convocatoria de ofertas públicas;

elección de los proveedores;

elección de las ofertas;

estándares de calidad;

comunicación de los proveedores.

Centralización comparada con la descentralización

Centralización comparada con la descentralización.

La mayoría de las compañías practican las compras centralizadas. Esto quiere decir que todas las compras las hace un departamento de compras. Las ventajas de las compras centralizadas son las siguientes:

A ) Como todos los pedidos pasan por una oficina se lleva mejor control sobre las compras y sobre el inventario. Esto suele conducir a beneficios tales como aprovechar todos los descuentos por pago oportuno, utilizar pedidos en cantidades económicas y el uso de los puntos de repedido.

B ) Pueden consolidarse los pedidos, de manera que se puedan aprovechar los descuentos por cantidad.

C ) Como un personal de compras centralizado es mayor que los personales descentralizados, hay más oportunidades para que los agentes de compras se especialicen y se concentren sobre unos cuantos productos de los que compra la compañía.

D ) El volumen de los pedidos procesados en las compras centralizadas hace posible el uso del proceso electrónico de datos.

E ) Como está representado un poder de compra más fuerte en un departamento de compras centralizado, el agente de compras puede negociar con más efectividad con los proveedores.

Las compras descentralizadas implican el establecimiento de departamentos de compra por separado en operaciones separadas geográficamente. A un cuando las compras descentralizadas en ocasiones eliminan algunas de las ventajas antes anotadas para los departamentos

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