Informe Gtc 185

870692-2015

INFORME RESUMEN GTC 185

Aguachica, Junio 01 de 2015

• OBJETIVO

Conocer las pautas necesarias para la redacción de los documentos, según la GTC 185

1. ASPECTOS GENERALES DE LAS COMUNICACIONES

Debemos tener en cuenta las pautas actualizadas y consignadas en la GTC 185 para distribuir la redacción de la comunicación en el documento

El documento se distribuye en tres zonas:

1.1.1. Zona 1

Sus medidas son de 14 Cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3Cm y 4Cm verticales desde el borde superior, este es el espacio destinado para el membrete de la empresa, que incluye la razón social, logotipo, y el Nit.

1.1.2. Zona 2

Sus medidas son entre 1,5Cm y 2 Cm desde el borde inferior de la hoja y centrado, es el espacio en donde se escribe la dirección de la empresa, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país.

1.1.3. Zona 3

Es complemento de la zona 1, es el espacio superior derecho, en donde se registra y radica el documento.

1.2. Márgenes

Son el espacio en blanco que queda alrededor de una página en la redacción de documentos, los utilizaremos de la siguiente manera: superior, entre 3cm y 4 cm; inferior 2cm y 3cm, lateral izquierdo entre 3cm y 4cm, y lateral derecho entre 2cm y 3cm.

Es bueno tener en cuenta que si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que los márgenes laterales sean con la misma medida.

1.3. Estilos

Para distribuir la comunicación del contenido del documento hay tres estilos como alternativas son:

1.3.1. Estilo bloque extremo

En este todas las líneas parten del margen izquierdo hacia la derecha.

1.3.2. Bloque

Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

13.3. Semi-bloque

El escrito del documento empieza a partir del margen izquierdo hacia el derecho, pero el primer reglón de cada párrafo tiene una sangría de 5 espacios o 10 espacios.

1.4. Fuente

Al momento de transcribir un documento utilizaremos una fuente clara, agradable a la vista del lector, una fuente homogénea, esto con el fin de no presentar inconvenientes para la lectura e impresión, utilizados por los procesadores de texto. Se recomienda un tamaño entre 10 y 12

2. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

Estos elementos son prácticos y necesarios, por lo cual no se podrá pasar por alto, ya que con estos elementos se establecerá un orden a los documentos.

2.1. Código

Este elemento es opcional y se recomienda escribirlo a 3cm o 4cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene logotipo o membrete; según el estilo.

2.2. Lugar de origen y fecha de elaboración

Se dará a conocer el lugar y fecha de elaboración con el fin de dar a conocer una información más precisa y confiable. Estos datos se deben escribir a una o dos interlineas libres del código, en forma completa y ordenada, es decir: Nombre del lugar de origen, día, mes y año. Estos datos se deben escribir en minúscula y sin separarlos por puntos.

2.3. Datos del destinatario

A una o dos interlineas del código se escribirá los datos del destinatario; estos datos serán los siguientes a mostrar:

2.3.1. Denominación o título académico

Esta información se escribe con el fin de mostrar una información más completa.

Para escribir los nombres de las denominaciones o título académico, se utilizara mayúscula inicial.

2.3.2. Nombre del destinatario

Es indispensable colocar a quien va dirigido el documento, ya sea persona, organización u organismo.

Se dejará dos o tres interlineas libres a partir del lugar de origen y fecha de elaboración.

2.3.3. Cargo

Se debe tener en cuenta que los nombres de los cargos muy extensos se pueden distribuir en dos líneas; de esta manera se podrá guardar proporción visual.

2.3.4. Asunto

Luego de escribirse esta palabra en el documento, seguida de dos puntos, daremos paso a dar a conocer la síntesis, es decir, la razón del documento. Este debe ser corto, se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que afecte el sentido.

Es importante tener en cuenta que solo en caso de que el documento sea memorando se recomienda usar mayúscula sostenida seguida de dos puntos.

2.3.5. Cuerpo o texto

Es importante tener en cuenta que al momento de escribir el cuerpo del documento se debe hacer en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. Todo esto para que el documento tenga la correcta lectura de la persona que lo reciba.

2.3.6. Datos del remitente

Para escribir el nombre de la persona, empresa o entidad se hará con mayúscula sostenida, no utilizar negrilla.

2.4. Líneas especiales

Si se requieren estas se escriben a dos interlineas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y un tamaño menor que el utilizado en todo el texto

2.4.1. Anexos

Cualquier otro escrito o elemento que se envíe juntamente con el documento dado el caso, se debe escribir la palabra anexo y luego la información correspondiente.

2.4.2. Copia

Se escribirá la palabra copia si se ha dado una reproducción necesaria del mismo documento para ser dirigida a varios destinatarios.

En caso de dirigirse una copia del documento a un funcionario demuestra misma empresa, se puede dar por omitido el nombre de la organización. Teniendo en cuenta que la palabra copia es con mayúscula inicial y seguida de dos puntos, a dos interlineas del cargo del firmante, y si hay anexos se hace con interlineados sencillos.

2.4.3. Identificación del transcriptor, redactor y otros participantes en la elaboración de las comunicaciones.

Se escribirá el nombre y apellido de las personas que participaron en la redacción o transcripción u otra actividad de la comunicación dada.

Es necesario tener encuentra que si alma persona que firma, redacta, transcribe y demás de otras actividades es la misma; no se requiere su identificación.

3. Tipos de documentos y su utilización

4. Cartas

Se realizaran con el fin de dar a conocer cierta información. La expedición está a cargo de empleados o funcionarios

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