Definición de Comunicación Interna

Introducción

Definición de Comunicación Interna

La comunicación interna, siempre ha existido en todo tipo de organizaciones, sobre todo en aquellas empresas preocupadas por la “calidad” y a las que se califica como “excelentes”. Esta considerada como una herramienta de gestión y es un signo de modernidad como “ el modelo de mensajes compartidos entre los miembros de la organización; es la interacción humana que ocurre dentro de las organizaciones y entre los miembros de las mismas” (Kreps, 1990). Ha de ser “fluida, implicante, motivante, estimulante y eficaz en si misma. Y estar orientada a la calidad en función del cliente” (Costa, 1998). Sus funciones y objetivos deben estar incluidos dentro del Plan Estratégico de la Compañía.

La comunicación Interna persigue: contar a sus públicos internos lo que la propia organización hace (objetivos empresariales); lograr un clima de implicación e integración de las personas en sus respectivas empresas; incrementar la motivación y la productividad. Todo ello para alcanzar la máxima optimización de los recursos de las empresas e instituciones, realizando los proyectos con mayor eficacia y al menor costo posible.

Modelo interactivo de la Comunicación de las Organizaciones. (Kreps,1990)

Innovación

Canales externos

Canales internos

Estabilidad

Organización

Ambiente pertinente

Herramientas de la Comunicación Interna

Estas son las herramientas de comunicación más usadas en las empresas e instituciones

• Notas internas operativas

• Reuniones con los miembros del equipo

• Tablones de anuncios

• Seminarios

• Cursos

• Memos para informar sobre asuntos de la empresa

• Grupos de trabajo interdepartamentales

• Reuniones con otras divisiones

• Presentaciones económicas / nuestros servicios

• Actos o eventos internos

• Manual de bienvenida

• Memoria

• Grupos de mejora

• Plan de comunicación interna

• Revista Interna

• Video o CD Corporativo

• Encuesta de Clima laboral

• Buzón de sugerencias

• intranet

• Círculos de Calidad

• Auditoria de comunicación

• Teléfono de información y otros.

Canales y tipos de Comunicación Interna

El esquema presentado a continuación hecho por Lucas Martín, permite visualizar con claridad los distintos tipos de comunicación interna, nosotros explicaremos las comunicación formal informal y la comunicación ascendente

Descendente Horizontal Ascendente

Formal Con los subordinados Con los colegas Con los jefes

Informal Con los seguidores Con los amigos Con los lideres

Comunicación Formal:

Transmite los mensajes oficiales de la organización, respetando y siguiendo las líneas del organigrama, otorgando una visión clara de los causes del traslado de la información.

La realidad formal de una empresa esta compuesta por dos aspectos fundamentales a tener en cuenta en la comunicación: una organización funcional y una organización jerárquica.

La organización funcional se basa en analizar por separado cada una de las diferentes tareas o funciones que en ella se realizan, con el fin de conseguir un funcionamiento global optimo. Es la que se conoce como el tipo de organización que se deriva de la “división del trabajo”.

La organización jerárquica nos muestra las líneas de autoridad que se dibujan en la empresa a través de una organización formal de sus tareas de arriba abajo, desde la más alta dirección hasta el ultimo y mas sencillo colaborador dentro de la compañía.

La comunicación formal que se deriva de una organización funcional y jerárquica se plasma de forma grafica en las lineras horizontales y

verticales del organigrama y nos conecta directamente cono los distintos tipos de comunicación interna que transcurren por esos canales:

• La comunicación descendente

• La comunicación ascendente

• La comunicación horizontal

Comunicación Informal:

Estos canales de comunicación informal no están planificados. Surgen de las relaciones sociales que se desarrollan entre los miembros de la organización y representa una parte importante de toda la comunicación que se genera en las grandes organizaciones. Esta información que se genera y emite es de forma no oficial.

Esta comunicación “se produce de forma espontánea, no esta controlada por los altos ejecutivos, que pocas veces pueden ejercer influencia sobre ella, y esta motivada por el propio interés del individuo” (Rogers, 1980).

La principal forma de comunicación informal es el rumor; este aparece cuando los canales de comunicación formal no proporcionan la suficiente información a los miembros de la organización sobre la vida y funcionamiento de la misma y recurren a otras fuentes para obtenerla.

Los rumores transportan contenidos que son de interés para los integrantes de la empresa, se dice lo que se esta haciendo y los cambios que se producen y que se van a producir. Se puede definir como “información vaga y confusa, que procede de fuentes no claramente identificadas, que corre a través de los canales informales, dando lugar a un conocimiento generalizado sobre temas que afectan a una organización” (Lucas Martín, 1997).

Comunicación Ascendente

La comunicación ascendente o flujo de comunicación hacia arriba surge de los niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la descendente: nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes caminos, en función de cómo estén organizados los canales formales de comunicación, hacia la alta dirección de la empresa. Es muy importante puesto que permite:

• Comprobar si la comunicación descendente se ha producido y trasladado de forma eficaz y fidedigna.

• Recoger inputs procedentes de todos los rincones de la organización, que son muy importantes y se deben tener en cuenta en el momento de diseñar las políticas estratégicas de la compañía.

Si no existe una correcta vinculación de la comunicación ascendente no existe retroalimentación. Kreps (1990) citando a Barnad explica que “los individuos que se encuentran en los niveles mas bajos de la jerarquía son a menudos los contribuyentes mejor informados para la toma de decisiones”.

Con frecuencia los canales de comunicación ascendente no están suficientemente desarrollados, hecho que provoca graves problemas de comunicación interna.

Esta comprobado que los superiores tienden a recibir información donde sus empleados le comunican

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