INTRODUCCIÓN A LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA

La Función Control En El Proceso Administrativo

Enviado por Arijo, Jul 2009

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Introducción

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

Uno de los sistemas que conforman la administración es el control, sin el las estructuras organizativas serian un desastre. Si bien es cierto, que dentro de las diversas áreas que comprenden una empresa se toma como prioridad la planificación; es el control el que va a permitir que la misma se de en una forma organizada.

El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la administración, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso.

La Función Control En El Proceso Administrativo

El Control (Concepto)

El control es un proceso muy importante de la función administrativa y se define como el proceso de vigilar las actividades, con el fin de asegurarnos que se realicen conforme a los planes, y de corregir las desviaciones importantes.

El proceso del Control

A través del control, se verifica el desarrollo de algunos principios puestos en práctica por el gobierno de la empresa, tales como la disciplina y la unidad de mando y dirección. A su vez permite conocer en sus justos términos la eficiencia de algunos procedimientos utilizados.

El control incluye la vigilancia permanente para asegurarse de que todo cuanto se realiza esta conforme a lo previsto y ordenado. La aplicación del control tiene efectos lógicos, que no deben desestimarse. Es el hecho importante que debe producirse una acción correctiva, que permita encauzar o enmendar la actividad desviada.

Entre otras cosas el proceso de control, es susceptible de aplicación a las funciones técnicas, financieras, administrativas, contables, comerciales y de seguridad que desarrolla el llamado de un gobierno de una empresa.

El proceso de control consta de un conjunto de pasos perfectamente definidos y para que exista el mismo y tenga sentido y eficacia es necesario cumplir con ese requisito:

Tales pasos son:

 Precisar la norma o base de control.

 Apreciar y considerar lo que ha realizado.

 Comparar los resultados con las normas o bases del control.

 Califica esos resultados.

 Aprobar o improbar los resultados obtenidos.

 Introducir los correctivos a que hubiere lugar.

Todos esos pasos tiene un carácter necesario; de lo contrario, el proceso de control se desnaturalizaría y perdería su verdadero contenido y efectividad.

El Ciclo del Control

Consta de cuatro etapas principales las cuales se detallan a continuación:

1era. Etapa: Establecimiento de Estándares de Desempeño: Los estándares son unidades de desempeño deseados, y funcionan como parámetros de comparación contra los cuales evaluar el desempeño real. Es posibles establecer estándares para cualquier actividad:

Financiera, operativa, legal, de beneficencia y otras. Toda organización se fija metas, en cuanto a rendimiento, innovación, sastifacción de grupo.

2da. Etapa: Medición del Desempeño: En esta etapa se evalúan los niveles de desempeño, como por ejemplo: las Unidades producidas, días de ausencia, documentos archivados, muestras distribuidas y los mismos provienen de tres fuentes: Informes por escrito, informes orales y observaciones personales.

3era Etapa: Comparación del Desempeño con el Estándar: en este proceso el gerente evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la mas leve puede ser grave. Por lo tanto los gerentes encargados del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado.

4ta. Etapa: Tomar Medidas Correctivas: Este paso va a garantizar que las operaciones se ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio. Por lo común la acción correctiva es tomada por quienes tienen autoridad sobre el desarrollo real.

Enfoques del Control Burocrático

Los tres enfoques del control burocrático son: Preliminar, concurrente y de retroalimentación.

a. El control Preliminar: Se da antes que se inicie la operación y comprende políticas, procedimientos y reglas diseñados para garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo en forma apropiada.

b. El control recurrente: Este control tiene lugar mientras se ejecutan los planes; es el núcleo de cualquier sistema de control. En el piso de

producción, todos los esfuerzos se dirigen a producir la cantidad y calidad correctas de los productos programados en el tiempo especificado.

c. Control de retroalimentación: Este tipo de control implica que se hizo una recopilación y análisis de los datos de desempeño y que los resultados se enviaron a alguien en el proceso de corrección. Cuando los supervisores monitorean el comportamiento, están ejerciendo control concurrente, cuando señalan algo y corrigen el desempeño inadecuado, utilizan la retroalimentación como forma de control.

Cualidades de un Sistema de Control eficiente

Los sistemas de control eficientes tienden a tener ciertas cualidades en común; la importancia de estas cualidades varía con la situación, pero podemos generalizar que las características siguientes pueden hacer a un sistema de control más eficiente:

1. Precisión: Un sistema de control que genera información poco precisa puede dar como resultado fallas de la administración para tomar la acción cuando es necesaria o responder a un problema inexistente. Un sistema de control preciso es confiable y genera información valida.

2. Oportunidad: Los controles deben llamar la atención de la administración sobre las variaciones en el tiempo para evitar serias transgresiones en el desempeño de una unidad. La mejor información tiene poco valor si se da atrasada. Por tanto, un sistema de control eficiente debe ofrecer información oportuna.

3. Economía: Un sistema de control debe funcionar de manera económicamente razonable. Cualquier sistema de control tiene

que justificar los beneficios que ofrece en relación con los costos en que incurre. Para reducir costos, la administración debe tratar e imponer una cantidad de control mínima que resulta necesaria para generar los resultados deseados.

4. Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser bastante flexibles para ajustarse a los cambios adversos o aprovechar las nuevas oportunidades. Pocas organizaciones cuentan con ambientes tan estables que no tengan necesidad de flexibilidad.

5. Comprensión: Los Controles que no pueden ser comprendidos no tiene valor, por tanto, en ocasiones es necesario sustituir los controles menos complejos por instrumentos sofisticados. Un sistema de control difícil de comprender puede provocar errores innecesarios, empleados frustrados y por ultimo que sea ignorado.

6. Criterio razonable: Los criterios de control deber ser razonables y alcanzables, sin son demasiados altos o no razonables, ya no motivan, así mismo, los controles deben imponer criterios que desafíen y animen a las personas a alcanzar niveles de desempeño superiores sin desmotivar o alentar una decepción.

7. Ubicación Estratégica: La administración no puede controlar todo lo que sucede en una organización. Aun cuando se pudiera, los beneficios no justificarían los costos. Los administradores den establecer controles en los factores que son estratégicos para el desempeño de la organización; los controles debe cubrir actividades, funciones y eventos críticos dentro de la organización.

8. Haga énfasis en la excepción: Debido a que los administradores no pueden controlar todas las actividades, deben establecer sus instrumentos de control estratégico de manera que dichos instrumentos puedan llamar la atención.

9. Criterio Múltiple: Los administradores y empleados en la misma medida buscaran "verse bien" en relación con los criterios que se controlan, si la administración controla mediante una sola medida como la utilidad de la unidad, el esfuerzo se dirigirá solo a salir bien sobre ese estándar.

10. Acción Correctiva: Un Sistema de control efectivo no solo señala cuando se presenta una desviación significativa en el estándar, también sugiere que acción se debe tomar para corregir la desviación. Esto es que debe señalar el problema y especificar la solución.

Auditoria administrativa

En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."

Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.

Según Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:

" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales".

Mientras que Fernández Arena J.A sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoria para la dirección superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la dirección superior, a beneficio de terceras partes.

Con el desarrollo de la tecnología de sistemas de información ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la información administrativa, así como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz de llevar a cabo el examen y evaluación de:

 La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional).

 La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (auditoria analítica).

Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

1) De control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

2) De productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

3) De organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.

4) De servicio: Representan la manera en que se puede constatar que la organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

5) De calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.

6) De cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.

7) De aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.

8) De toma de decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de soporte al proceso de gestión de la organización.

Principios de auditoria administrativa

Es conveniente tratar los principios básicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de ésta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

1. Sentido de la evaluación

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos.

2. Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que sé esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativo

3. Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de una administrador a quien se le responsabilice de una función operacional y pensar como este lo hace (o debería hacerlo).

Control Presupuestal

Es un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo r4endimiento con el mínimo de esfuerzo.

Importancia y utilidad

Es importante porque Permite relacionar las actividades del negocio con la tendencia de los negocios en general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir.

Incrementa la productividad de la función financiera, puesto que dirige el uso de capital y los esfuerzos de los administradores por los canales de mayor utilidad. El saber cuándo y cuánto dinero se necesitará, permite recurrir a las fuentes de financiamiento más convenientes y baratas, sin tener que aceptar lo que ofrezcan simplemente por el hecho de que se necesite con urgencia.

La primera utilidad que nos reportan los presupuestos, es basar el plan de acción que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones, estudios y estadísticas disponibles.

Cada uno de los funcionarios definirá los objetivos fundamentales de la empresa y los de su propio departamento, diferenciándolos de los objetivos administrativos. Esta claridad de percepción de los objetivos, facilitará la labor de éstos, ya que podrá ir comprobando en el curso de las operaciones cuáles ha cumplido y cuáles no.

Requisitos del Control Presupuestal

 Conocimiento de la empresa

 Exposición del plan o política

 Coordinación para la ejecución del plan o política

 Fijación del periodo presupuestal

 Dirección y vigilancia

 Apoyo Directivo

Principio del control presupuestal

 Principios de Previsión:

Dentro de este podemos encontrar:

• De Predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.

• De Determinación Cuantitativa: Debemos Determinar en pesos y centavos cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.

• De Objetivo: Se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.

 Principios de Planeación:

Dentro de este podemos encontrar:

• De Precisión: los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en forma precisa y concreta.

• De Costeabilidad: el beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.

• De Flexibilidad: todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.

• De Unidad: debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.

 Principios de Organización:

Dentro de este podemos encontrar:

• De Orden: la planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organización, esta organización debe estar claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de departamento

• De La Comunicación: la comunicación debe ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.

 Principios De Dirección:

Dentro de este podemos encontrar:

• De La Autoridad: este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.

• De La Coordinación: el interés general debe prevalecer sobre el interés particular; el control presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.

 Principios de Control:

Dentro de este Podemos encontrar:

• De Reconocimiento: debe reconocerse al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.

• De Las Excepciones: los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes.

• De Las Normas: el establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.

Conclusión

El control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta.

El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.

Bibliografía

Harold Koontz, Heiner Weihrinch, Administración: una perspective global, 12a. edición. México, McGraw-Hill, 2004.

Stephen P. Robbins, David A. Decenzo, Fundamentos de administración, 3ra. edición, México, Prentice Hall, 2002.

ATT:ARIEL MARTINS (DOMINICAN REPU

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