Planificacion De Informes

Planificación del informe

Antes de nada, debe tener un esquema de la información que desea que se presente en el informe. Las siguientes secciones pueden servir como guía para realizar ese esquema.

Exponer el propósito del informe.

Los informes son herramientas de administración. Sirven para facilitar una rápida compresión de los elementos básicos y las relaciones entre los datos sin formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas.

Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propósito en una o dos frases. El enunciado del propósito le permite centrarse en las necesidades básicas y proporciona al informe un punto de partida y un objetivo.

Ejemplos de enunciados del propósito

• El propósito de este informe es mostrar, por meses, las ventas realizadas por los vendedores en lo que va de año, comparar las cantidades del año pasado con las del presente año y marcar los vendedores cuyas cifras de ventas no cumplan con el mínimo establecido por la compañía.

• El propósito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada producto en inventario y sugerir cantidades para órdenes de abastecimiento en base a dicha actividad.

La definición del propósito del informe antes de comenzar es un paso clave en el proceso general.

Cumplir las necesidades de varios usuarios

Generalmente, varios usuarios utilizan con frecuencia el mismo informe. Por ejemplo, un informe detallado de las ventas globales de una compañía puede ser utilizado por representantes de ventas, por el director regional de ventas, por el director nacional de ventas y por el jefe de operaciones (COO).

Cada uno de ellos se interesará por distintos aspectos del informe. Puesto que cada usuario del informe tiene intereses distintos, es importante planificar el informe para que incluya la información que busca cada uno.

Decida si desea incorporar alguna de estas opciones al informe:

• Diagramas; muestran información general, pero permiten a los usuarios profundizar para obtener más detalles.

• Parámetros; solicitan a los usuarios que introduzcan información para poder filtrar la que no sea necesaria antes de ver el informe.

Decidir cuál es el origen de los datos.

Es necesario consultar las tablas de base de datos disponibles antes de llevar a cabo este paso. Crystal Reports permite combinar datos de distintas bases de datos al crear informes, con lo que su trabajo gana en flexibilidad.

• La mayoría de los datos en un informe normal se obtienen directamente de los campos de datos. ¿Qué campos de datos se van a utilizar y dónde se van a situar?

• Otros datos se calcularán dependiendo de los campos de datos. ¿Qué campos de datos se van a utilizar en los cálculos?

• Otros datos se colocarán directamente en el informe utilizando objetos de texto (por ejemplo: encabezados, notas y etiquetas).

Manipular datos.

Organizar datos en grupos

Puede basar un informe en todos los registros de una base de datos específica o en un conjunto limitado de registros de esa base de datos. Se puede utilizar para seleccionar registros basados en rangos de fechas sencillos o comparaciones, o bien para crear fórmulas complejas con las que identificar los registros que se van a incluir.

Marcar datos

Puede que desee llamar la atención sobre algunos datos marcándolos en el informe. Por ejemplo, los elementos fijos del inventario suelen estar marcados en los informes de inventario para poder prestarles especial atención. Puede que desee marcar los elementos que no muestren actividad durante el último mes, los últimos tres meses o algún otro período específico. Para marcar la información, identifíquela junto con cualquier condición que active la marca.

Dar formato a datos marcados

Subrayar elementos de un informe y cambiar el tipo, tamaño o color de la fuente utilizada para los elementos específicos. También permite colocar bordes alrededor de los elementos, trazar líneas y cuadros (dividir el informe en secciones), activar encabezados, etc. Todas estas herramientas de formato se pueden utilizar para resaltar los datos más importantes de un informe.

Determinar las características del área de impresión.

Cada sección del informe tiene sus propias características de impresión. Es muy importante comprender estas características porque afectan al tiempo y a la frecuencia con la que se imprimen diferentes objetos de informe.

Las secciones se imprimen desde la parte superior a la inferior, según el orden en que aparezcan. Si hay varias subsecciones en alguna sección concreta, se imprimen según el orden en el que aparezcan. Por ejemplo, si tiene tres secciones Encabezado de informe, las tres se imprimirán, por orden, antes de que se empiecen a imprimir las seccione.

La forma en la que se imprimen los objetos determina el diseño del informe. Conocer las características del área de impresión ayuda al usuario a decidir dónde ubicar los gráficos, las tablas cruzadas y las fórmulas para obtener resultados concretos.

Estructura del Informe.

Un informe de laboratorio, está dividido en secciones, generalmente presentadas en un orden determinado. A continuación se analizaran cada una de las secciones indicando su contenido.

Sumario.

El sumario es un resumen breve del contenido del informe, está sección da una idea en forma general del objetivo, la extensión y los resultados que se obtuvieron en el trabajo, no pretendiendo condensar todo lo tratado en éste. Siendo el sumario de un informe de laboratorio, de tipo descriptivo, puede constar de un solo párrafo de 9 a 10 líneas.

Índice.

En esta sección aparecen los títulos de las partes que constituyen el informe y a continuación la lista de apéndices y gráficos que se incluyen en él.

Introducción.

Esta

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