Comunicacion

13.2 Sistemas de información

Los sistemas de información ayudan a analizar la importancia de la claridad y veracidad de la información en el proceso de compras. Un elemento importante en la construcción de sistemas de información es seleccionar el hardware y software compatibles. El analista de sistemas tiene que determinar qué paquete de software es mejor. Su selección comienza con el análisis de los requisitos, seguida de una solicitud de evaluación de la propuesta y el proveedor.

Existen una variedad de sistemas de información que ayudan a las empresas a controlar sus sistemas de procuramiento, dependiendo de la complejidad de las operaciones, los más usados actualmente son SAP y Oracle.

El objetivo de tener sistemas de información en la empresa es agregar valor al proceso de procuramiento, ya que sin un sistema se tendría lo siguiente:

Sistemas dispares y fragmentados que no se hablan entre sí.

Información que no está debidamente compartida entre aplicaciones.

Gastos de mucho papel.

Alto riesgo de errores.

Los costos de transacciones que inevitablemente se incrementan.

Beneficios de implementar sistemas de información:

Creación, edición y visualización de la documentación de compras en línea a través de una aplicación, la información está garantizada a través de aplicaciones.

Revisión del estado actual de una compra e historial de la misma.

Las rutas de aprobación se declaran según las jerarquías de aprobación.

Permite el control de una contabilidad precisa y automatizada para todas las transacciones.

Aprobaciones en línea, reducción de papel.

Reducción de los costos totales de transacciones.

Proceso de información en procuramiento:

a) Proceso de la requisición:

Las requisiciones en el sistema de información ayudan a:

Automatizar el sistema de procuramiento.

Supervisar y controlar los gastos a través de autorizaciones de aprobación.

Simplificar la interacción con los proveedores.

Se pueden centrar en el análisis de la administración y negociación con proveedores, ya que los compradores están libres de transacciones diarias.

Reducir los costos administrativos y las ineficiencias.

b) Órdenes de compra:

Los sistemas de información ayudan en la creación de órdenes de compra a fin de:

Crear pedidos de compra fácilmente.

Crear órdenes de compra de:

Requisiciones

Cotizaciones

Otras órdenes de compra

Crear a tiempo y repetir órdenes de compra.

Flexibilizar la aprobación y se tienen controles de la seguridad.

c) Órdenes de compra vs. facturación:

El sistema ayuda a:

Hacer coincidir las facturas de cuentas a pagar con los pedidos para asegurarse de que se paga sólo por los bienes que se han pedido en la compra.

Comparar la orden con los recibos para asegurarse de que se pagan sólo los productos que se han recibido de la orden de compra.

Que las cuentas por pagar creen automáticamente las distribuciones de la factura basadas en las distribuciones de la orden de compra.

Establecer controles para dar seguimiento a las órdenes de compra ligadas con las facturas y los recibos. Controlar los costos y cantidades dentro de las tolerancias.

Hacer los registros correspondientes en inventario y gastos.

Valorar adecuadamente el control de existencias.

Reconocer las variaciones entre los datos físicos y monetarios.

Controlar las cuentas de facturación y pago a los proveedores.

13.3 Políticas de calidad

El objetivo de las compras es desarrollar e implementar planes de compras de los productos y servicios que apoyen las operaciones estratégicas y a la declaración de una política de calidad en las prácticas de adquisiciones como parte importante. Entre las obligaciones de compras están: el identificar fuentes de abastecimiento, la negociación de contratos, el mantener una base de datos de proveedores, la obtención de bienes y servicios que cumplan o superen los requisitos de las operaciones en una forma oportuna y eficiente en cuanto a los costos y administración de proveedores.

Por lo tanto, el área de compras realiza la selección de proveedores, negocia contratos, establece alianzas y actúa como enlace entre los proveedores y diversos departamentos internos; por lo que está asumiendo una gran importancia en las organizaciones y para mantener el control se basa en la gestión de la política de calidad, la que ayuda a asegurar la mejora continua de la calidad en el abastecimiento dentro de la empresa.

Aplicación de la política de compra

Las áreas importantes a tener en cuenta al implementar la política de compras son: suministro, calidad del producto y proveedor, los costos y precios de materiales, política de proveedor y política de comunicación.

i. Suministro

El suministro está encaminado a la optimización del proceso del pedido y el flujo de los materiales de entrada.

El procesamiento de pedidos comprados implican la manipulación de:

Requisiciones de compra.

Procesamiento de la orden y expeditación.

Desarrollo eficiente, rutinas de orden y equipo de soporte.

Los materiales y la planeación de la oferta, se refieren a los siguientes elementos:

Emisión de plazos de entrega de materiales.

Reducción de los plazos de entrega del proveedor.

Solución de problemas en caso de problemas de entrega.

Reducción de inventarios sobrantes.

Supervisión del rendimiento de entrega del proveedor.

ii. Calidad de producto y proveedor

La parte central en este aspecto son las especificaciones de los materiales. Dos importantes temas de preocupación en la compra son la participación temprana en el diseño y desarrollo de productos y la mejora del rendimiento de calidad del producto y el suministro. Las actividades que pueden contribuir en ambas áreas son:

La normalización de materiales, es decir, buscar la normalización o simplificación de especificaciones del producto, el comprador puede reducir la variedad del producto a través de reducir la dependencia de los proveedores y el costo al mismo tiempo.

Una política de compra se centra en el ciclo de vida de los productos finales, no tiene mucho sentido invertir en la investigación de la mejora de la calidad de materiales que se

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