BREVE INTRODUCCIÓN AL CONTROL INTERNO

El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la Alta Dirección de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.

Una definición extraída del documento conocido como Standars (Standars para la Practica Profesional de la Auditoría Interna, 1997), dice:

“El Control Interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación, organización, dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados”.

Standars establece también, que los objetivos primarios del Control Interno deben lograr:

• Confiabilidad e integridad de la información.

• Cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones.

• Salvaguardia de los bienes.

• Uso eficiente y económico de los recursos.

• Cumplimiento de objetivos establecidos y de metas de operaciones y programas. Como se ve el Control Interno es un concepto universal que se aplica indistintamente en todas las empresas y en especial en países con un alto desarrollo gerencial.

Si esta es la situación del Control Interno comparado, en Colombia todos los Directivos de organizaciones públicas requieren de un mejor y proactivo aseguramiento del desarrollo del control y en especial, de la detección de problemas potenciales. El Control Interno implica la difusión de la responsabilidad a todos los individuos de una organización para la prevención de riesgos y para evitar el azar en la actuación administrativa. Esto requiere de una alta y clara comunicación entre los miembros y el aseguramiento de una adecuada coordinación y lo más importante, la responsabilidad y el compromiso de todos.

Es de capital importancia destacar, que el Control Interno, no importa que tan bien haya sido diseñado y operado, solamente puede dar una seguridad razonable a la Alta Dirección sobre el logro de sus objetivos. La probabilidad de logro y eficacia del Sistema, se ve afectada en muchas ocasiones, por limitaciones inherentes al Sistema de Control Interno.

Estas limitaciones pueden incluir fallas en decisiones tomadas con respecto a la política de la entidad, fallas en el diseño de costos vs beneficios, extralimitaciones de la Dirección, fracasos en el control por causa de las personas que se unen para burlar los controles o simplemente errores de los diferentes miembros de la organización.

Esta metodología que se presenta sobre el Sistema de Control Interno, no pretende dogmatizar sino enriquecer las bases conceptuales que de una u otra forma se han cultivado al interior del Municipio de Palmira.

2. LA EVALUACION Y SU IMPORTANCIA EN LA ADMINISTRACION PÚBLICA

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, “evaluar es dar valor a una cosa”. Desde el punto de vista de los procesos sociales: evaluar es comparar, en el momento dado, lo que se ha alcanzado mediante una acción, con aquello que se debería haber alcanzado de acuerdo a una programación previa.

La evaluación y el control en la administración pública tienen el papel fundamental, de ayudar a las personas y a las organizaciones a crecer en todas sus dimensiones.

De acuerdo con lo anterior, evaluar exige el conocimiento previo de una situación, de tal manera que facilite medir el mejoramiento de la misma. Si los dos momentos del conocimiento son distintos, el objetivo de la evaluación, es medir los efectos de un programa o de un proyecto, mediante un proceso analítico y técnico entre lo planeado y lo ejecutado que determina el grado (índices) de éxitos y fracasos según los resultados.

La evaluación permanente facilita el mejoramiento continuo, por ello es pertinente responder a las siguientes preguntas:

Qué evaluar?

Dónde evaluar?

Cuando evaluar?

Como evaluar?

Con qué recursos evaluar?

2.1 Actividades susceptibles de ser evaluadas

Se deben garantizar adecuadamente los siguientes aspectos en cada operación y en cada proceso que se ejecuta en la organización.

Figura 2. Aspectos para reconocer mediante la evaluación

2.1.1 Operaciones básicas de compras

Planeación de compras

Fichas técnicas

Estudio de Mercados

Control de precios

Seguimiento post-compra

Calificación de proveedores

Calidad y oportunidad

Solicitud de cotizaciones

2.1.2 Operaciones básicas de almacén

Recepción de bienes

Almacenamiento apropiado

Registro y kardex

Informes diarios, mensuales y anuales

Controles internos

Despacho de mercancía

2.1.3 Operaciones básicas en Tesorería, Presupuesto y Contabilidad

Informes Diarios

Comprobante de ingresos

Comprobante de egresos

Conciliaciones

Control previo

Disponibilidades

Estados financieros

Manejo de Circulante (Cajas Mayores y Menores; Bancos, Inversiones a corto plazo)

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