Ensayo De Inventarios. Administración De Operaciones

Introducción

A lo largo de este corto semestre Administración de Operaciones ha sido una herramienta literaria para la apertura hacia el conocimiento del mundo empresarial, desde lo más sencillo como lo puede ser un concepto hasta lo práctico de las operaciones utilizadas en los distintos ámbitos empresariales.

En esta ocasión el tema en general a tratar serán los inventarios desde su definición hasta su utilización en un software convencional. A manera de introducción los inventarios son los materiales físicos ingresados en un almacén y cabe destacar que deben de ser distinguidos del control de inventarios que son la regulación del material poseído.

Para una empresa en crecimiento las perdidas monetarias pueden significar el cierre de las mismas por ellos se debe utilizar todos los recursos correctamente para generar ahorro en el capital disponible. Un ahorro simple y sencillo dentro de una corporación es el control de ingresos y salidas de inventarios.

Como primer tema a tratar se verán los costos involucrados en los inventarios que en pocas palabras son los costos que se toman en cuenta para poder realizar un buen control de inventarios. Más adelante se comentara sobre el tema del análisis ABC que es una forma de organizar un inventario. Posteriormente los tipos de inventarios se definirán uno por uno resaltando sus diferentes características para su identificación temprana. Y finalmente se dará a conocer un software especializado en el uso de inventarios que es una herramienta informática para uso exclusivo de empresas.

3.1 Costos Involucrados en Inventarios

Los inventarios son los objetos papables o físicos que se almacenan en bodegas para ser usados luego mediante una empresa o un negocio en particular, estos no deben ser confundidos con el control de inventarios, ya que el control de inventarios es simplemente como se clasifican los inventarios y con cuántos de estos se cuentan.

El control de inventarios es una manera de regular la entrada y salida de materia prima y mediante estos se pretende mantener un orden dentro del almacén. Con el uso del control de inventarios se puede reducir las posibles pérdidas a futuro y se puede calcular la producción con exactitud lo cual conllevaría a una mayor ganancia y menor perdida, y aun mas importante, la satisfacción del cliente. Si se mantiene un desorden dentro del almacén podrían ocurrir distintos escenarios como puede ser material perdido, material no contemplado y esto generarían a su vez pérdidas importantes para una empresa y por ello es de suma importancia realizar los controles correctamente.

El hecho de saber con cuanto material se cuenta genera una gran sentimiento de seguridad en las personas encargadas de administrar la entrada y salida de los inventarios, es una herramienta fácil y sencilla de realizar y genera muchos beneficios.

La clasificación de material es otro punto importante que no debe ser tomado a la ligera debido a que facilita la accesibilidad al material que se posee y genera un orden mas dentro del almacén facilitando la búsqueda de todo tipo de material. Más adelante se hablara de los distintos tipos de clasificaciones que se pueden utilizar en un control de inventarios.

Para manipular correctamente un inventario se deben considerase ciertos costos que ayudan a realizar otra clase de estudios basados en estos:

El precio es un dato que nunca se debe pasar por alto, el precio de un producto determina cuanto será el monto total o valor total de todo el inventario y en sabe a él se puede calcular el precio total de la producción.

El costo de capital es otro dato que viene relacionado con el anterior, saber cuánto se invirtió en el material adquirido genera datos históricos que facilitaran compras futuras al igual que ayuda a determinar la ganancia total obtenida al vender el producto final.

El costo de la orden es un valor agregado que se genera cuando el material obtenido es proporcionado por un distribuidor externo y este realiza la entrega al personal correspondiente, cada entrega adiciona un cargo al inventario.

El costo de preparación involucra todo lo relacionado con la preparación de la orden incluyendo trabajo físico y si involucra algún costo extra.

Las instalaciones de almacenamiento también aportan un costo al inventario debido a que se debe crear espacios diseñados para almacenar todo el inventario y esto genera un costo al principio cuando se crea, claro que con el paso del tiempo el costo de mantenimiento de las instalaciones se vuelven fijas como lo puede ser el pago del recibo de luz.

El manejo del almacén quiere decir que se toma en cuenta un determinado tipo de manipulación en cuanto al material poseído y este incluye un determinado gasto referente a personal y maquinaria utilizado porque sin estos pues sería muy difícil transportar la materia prima de un lado a otro.

La depreciación es un valor que se le resta al valor original del almacén y este se da por distintos motivos como puede ser la devaluación por el hecho de estar almacenados mucho tiempo, por irresponsabilidad y perdida, al igual que por no ser usados se deterioren en su totalidad.

El seguro es un arma contra la depreciación; este mismo lo protege y resguarda por si se llegara a presentar alguno de los casos ya mencionados anteriormente, consiste en reponer gran parte de a perdida ocurrida mediante una evaluación de riesgos y en base a ella se determina si se otorga la cantidad monetaria.

Los impuestos son cantidades que algunos lugares cobran a empresas por mantener sus productos en el almacén, y este significa un gasto más que sumar a la lista y por ende un costo mayor.

Los inventarios representan la parte física del material manejado en un almacén y como pudimos observar incluyen varios costos agregados, no es simplemente almacenar y mantener en un lugar fijo sino que hay que considerar todos los factores que puedan ocurrir y los gastos que puedan generar a lo largo del tiempo y en el momento de su elaboración.

Elaborar un listado de inventario ayuda considerablemente a no estar descuidados en cuanto al manejo de material, citando un ejemplo, puede ocurrir un pedido o una orden de improviso y el control de inventario determina si se cuenta con el material necesario para cumplir con esta orden o en su defecto si se puede conseguir más material antes de tiempo para cumplir con lo requerido.

3.2 Análisis ABC

Este tipo de análisis es un análisis basado en el costo total del inventario y proporciona una clasificación sencilla y fácil de realizar con el inventario que se posee. Como todo se necesita de un orden establecido para poder tener un menor manejo de inventario, cuando se dé el caso de ir al almacén y encontrar determinado producto surgirán una serie de problemas si el almacén maneja una clasificación de manera aleatoria y esto significara perdidas. El análisis ABC facilita la localización de material en el almacén y proporciona un orden a las cosas, una clasificación siempre significara un ahorro a una empresa.

El análisis ABC considera modos de clasificación. La letra A significa un 20% de clientes y un 80% del costo total del inventario; la letra B incluye un 30% de clientes y un 15% del costo total del inventario poseído; y finalmente la letra C posee un 50% de clientes y un 5% por ciento del costo total del inventario.

La clasificación ABC aporta una gran serie de ventajas a los distintos almacenistas y empresarios, como por ejemplo al ser una clasificación basada en costos se puede identificar fácilmente cuales son las que más valor aportan a la producción. Otra ventaja podría presentarse al momento de modificar estratégicamente el inventario y ya saber de antemano como responder ante esta situación.

La aplicación de este método siempre representará un ahorro para cualquier empresa y nunca significara una perdida si se aplica correctamente y en conjunto con un personal responsable su eficacia será aun mayor de la esperada.

3.3 Inventario de Cantidad Fija

Los inventarios de cantidad fija son aquellos que mantienen sus pedidos de manera fija basados en una serie de fórmulas, este tipo de inventarios pertenecen a los distintos tipos de inventarios y es uno de los que se administran fácilmente por ser de carácter fijo hasta cierto punto. En toda empresa se manejan inventarios de este tipo por ser casi de carácter obligatorio en cuanto a pedidos.

Como anteriormente se menciono este tipo de inventarios se determina por medio de una serie de formulas y datos proporcionados. Para poder determinar la cantidad fija y en punto de reorden se basa en el Modelo CEP (Control Estadístico del Proceso) Clásico y para poder determinar este tipo de resultados se debe de cumplir una serie de condiciones en cuanto a los factores de pedido.

Para empezar la demanda debe de ser uniforme para poder determinar que los pedidos son fijos y elaborar un inventario que necesite esa determinada cantidad de material. En segundo lugar el abastecimiento de inventario debe ser junto no en partes para evitar que haga un retraso en el pedido y poder tener el pedido a tiempo.

Otro factor que debe de mantenerse fijo en los pedidos es el tiempo el cual debe ser constante para entregas para evitar malos entendidos y no manchar la reputación de la empresa en cuanto al tiempo.

Y finalmente los costos deben de ser fijos y de preferencia el material debe venir de un mismo proveedor para evitar cambios de precio bruscos que de igual manera afecten al pedido.

Y con esas condiciones se cumple que es un inventario de cantidad fija.

3.4 Sistemas de Inventario de Periodo Fijo

Como anteriormente mencionando existen inventarios de cantidad fija que deben de cumplir una serie de requisitos para poder ser nombrados de esa manera. Y ahora mencionaremos los sistemas de inventario de periodo fijo.

Para empezar los modelos de inventario se clasifican en dos grupos: los modelos de cantidad fija de reorden en los cuales se manejan los inventarios con determinada cantidad demandada que se mantiene fija y los modelos de periodo fijo de reorden que son los que son basados en el tiempo de pedido que la orden demanda, es un sistema estricto de tiempo que es regido por un cliente al cual hay que satisfacer en el ámbito de entrega de orden.

Los modelos antes mencionados poseen características en especial como son el costo fijo en productos y reabastecimiento constante y continuo durante determinado tiempo. Uno de los sistemas de cantidad fija es el modelo de justo a tiempo.

El modelo de justo a tiempo busca o pretende producir un volumen grande de producción con un inventario pequeño que se posee en el almacén con la única producción de que el material llegue a tiempo a la fabrica para empezar a producir. En este sistema se utiliza el flujo continuo de inventario ingresando solo el necesario en el tiempo indicado para fábrica la producción. Las grandes desventajas que este mismo presenta son la acumulación de inventario si el material llega antes de lo previsto y la disminución en la producción si el inventario llega después de lo esperado.

El objetivo de este sistema es producir lo necesario y adaptarse a las necesidades de la demanda para obtener grandes ganancias claro con un flujo continuo de inventario.

3.5 Modelos Probabilísticos en Inventarios

En cuanto a los inventarios de pedido fijo se conoce con exactitud la cantidad exigida por el cliente y el costo de este mismo, esto facilita el proceso de este tipo de inventarios debido a que son por pedido.

En este caso este tipo de modelos de inventarios son denominados de carácter probabilístico, esto quiere decir que los inventarios son determinados por datos calculados a partir de modelos probabilísticos, no son tan exactos como los modelos de cantidad y periodo fijo pero proporcionan un pronóstico para elaborar un sistema de inventarios.

En el caso especial de la demanda, pues no se puede decir con exactitud cuanto pedirá un cliente que no se conoce pero se puede basar de datos históricos para determinar la cantidad probable que se pedirá para evitar sobrecargar el almacén con producto o que el material haga falta, ese es el principal objetivo del control de inventarios.

Un modelo probabilístico usado comúnmente y aplicado a la demanda es el modelo de inventarios de artículos perecederos donde se presenta la situación que vive el vendedor de periódicos en la cual en ocasiones pide periódicos demás generando una pérdida o en su defecto cuando pide periódicos menos y obtiene una ganancia menor a la deseada. En este modelo intervienen los siguientes factores para realizar su aplicación: Las unidades que la empresa decide producir (q), distribución de la probabilidad de la demanda p(d) y costo c (d,q).

Este tipo de modelos son funcionales en los casos donde se desea pronosticar la demanda para tener un inventario bien elaborado y una producción uniforme.

3.6 Precisión de Registros en Inventarios.

Todo inventario deja de ser eficiente en el momento en que no se sabe que se tiene en el almacén, es como andar a ciegas sabiendo que tienes algo pero no sabes ni que es ni cuanto posees. Entonces tener un inventario exacto colabora a que la empresa no sufra de perdidas y posea un almacén bien administrado.

Para mantener la precisión del almacén intacto se debe realizar continuamente rondas para verificar que siga poseyendo la misma cantidad de material debido a que no basta las formulas o la elaboración de inventarios por diversos factores como es el extravió. A estas rondas al almacén se le conoce como conteo cíclico, y basados en la clasificación ABC facilita mas el proceso ya que se le asigna una ponderación de importancia a los productos por ejemplo los artículos de tipo A se cuentan con mayor frecuencia que los artículos de clase B y por ende los artículos B se monitorean con más frecuencia que los artículos C. Esto aumenta notablemente la seguridad de una empresa en cuanto al monto de inventario con el que cuenta y no enfocarse en las perdidas que podría tener.

Los puntos de reorden ayudan a controlar los pedidos futuros que se van a realizar en base a pedidos pasados y con ello se mantiene un orden en el inventario y con ayuda de los conteos cíclicos mejoran la precisión en los almacenes.

El objetivo que se pretende conseguir con esto es ser más selectivos en cuanto al material que se posee y no andar dando vueltas en todo el almacén para poder completar el pedido o encargo realizado por el cliente. Y como todo y el principal objetivo de la empresa es conseguir que el cliente este satisfecho y que las ganancias sean abundantes sin tantas perdidas por fallas de cálculo.

3.7 Uso de Software en Inventarios

Los inventarios como herramienta mejoran considerablemente la producción por el simple hecho de saber que se tiene en el almacén. Pero al tener un almacén demasiado grande hacer las operaciones manualmente aumenta drásticamente las posibilidades de un error en el inventario lo que conlleva a una perdida mucho mayor. Por lo cual se han desarrollado software que facilitan ese tipo de tareas para evitar errores de ese tipo.

SAP es uno de los software en gestión empresarial creado en 1972 más exitoso en su clase, fabricado por 5 ex-ingenieros alemanes, este programa se especializa en ofrecer soluciones a empresas grandes, medianas y pequeñas, posee un prestigio que a lo largo de los años se ha ganado poco a poco.

Este software posee una rama dedicada en parte al mejoramiento de inventarios, el SAP Bussiness One, en esta parte se podrán encontrar diversas soluciones para pequeñas y medianas empresas, al igual que la gestión para inventarios es parte de este programa.

Pero cuenta con una gran desventaja como el precio del producto y lo complicado que es la autentificación de usuarios pero existen otros software de gestión de inventarios como lo es el básico y siempre confiable Excel que es de carácter gratuito y muy fácil de usar, al igual que el WinQSB estos dos programas cumplen con la misma función pero de diferente manera al no contar con el capital necesario se puede optar por ellos y obtener óptimos y gratificantes resultados que a la larga dejaran considerables ganancias al reducir errores en el momento de realizar el control de inventarios.

Conclusión

A la culminación de este ensayo, deja un buen sabor de boca conocer tan a fondo los temas relacionados con los inventarios, hace dar cuenta que investigar y redactar sobre esto nos beneficiara a futuro.

Este escrito enriqueció la formación académica que debemos poseer como estudiantes, durante el transcurso de la elaboración de este ensayo se aprendió que es un inventario, los distintos tipos de inventarios que puede existir y sus diferentes y únicos usos que estos poseen dentro de una empresa.

Se aprendió a resolver distintos problemas matemáticos orientados a inventarios para facilitar el control de inventarios y así generar ahorro tanto en tiempo como en dinero. En general utilizar todas las herramientas brindadas para la administración de inventarios forjara nuestro perfil como ingenieros industriales. Más adelante todos los conocimientos obtenidos serán aplicados en el campo laboral ya que a fin de cuentas será un requisito si queremos presentarnos como profesionistas bien preparados.

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