Gestión De Proyectos, Un Buen Ejercicio De Planeación

LA GESTIÒN DE PROYECTOS: UN BUEN EJERCICIO DE PLANEACIÒN

En el mercado globalizado en medio del cual se desenvuelven las empresas de hoy, las ventajas competitivas marcan la diferencia entre mantenerse y desaparecer. La Gestión Integrada de Proyectos, considerada como la gestión empresarial que se preocupa de la planificación, administración de los recursos humanos, físicos y monetarios, destinados a transformar una decisión de inversión en una realidad física operativa logrando la optimización de recursos , es una herramienta fundamental para alcanzar y mantener dicha competitividad, pues le da a las organizaciones la flexibilidad que necesitan para adaptarse a las condiciones cambiantes de su entorno.

Dado que los recursos normalmente son limitados, tomar la decisión sobre cómo invertirlos, depende en buena medida de contar con la información necesaria para minimizar el riesgo de dicha decisión. En este contexto, las oficinas de gestión de proyectos en las organizaciones juegan un papel fundamental, pues son ellas las encargadas de identificar, evaluar y mitigar riesgos potenciales para el éxito de las iniciativas, brindando dirección estratégica al portafolio de proyectos, asegurando resultados exitosos integrales y no solo iniciativas aisladas, garantizando de esta manera la coherencia ente los objetivos de los proyectos y los de la planeación estratégica de la entidad.

Adicionalmente, un buen sistema de información mediante el cual se pueda administrar la información producida en el proyecto, facilita la programación presupuestal y el seguimiento y control de cada una de las fases del proyecto. El resultado, una cultura de planeación constante.

No obstante, no se trata solo de ejecutar proyectos. Se trata también de ejecutar los proyectos correctos, dependiendo de los objetivos particulares de cada organización ya sea esta pública o privada. Aunque las diferencias entre los dos abarcan las diferentes fuentes de financiación, la racionalidad de los inversionistas, los criterios de evaluación, y el concepto de rentabilidad, en ambos casos los proyectos pueden llegar a constituir la unidad de su desarrollo.

De acuerdo con la definición del Project Management Institute , el proyecto es una serie de actividades con las siguientes características:

1. Tiene un objetivo específico para cumplir bajo ciertas especificaciones y requerimientos

2. Es temporal: es decir, tiene un inicio y un fin determinados, aunque su duración pueda ser muy corta o dure años

3. Requiere asignación de recursos humanos, materiales y financieros para su ejecución.

Un proyecto bien formulado aumenta las posibilidades de lograr los objetivos trazados por las políticas de una organización. Junto a la valoración y manejo de los riesgos con oportunas medidas de ajuste, mejora la eficiencia de la alta dirección y la satisfacción de los clientes. Es una herramienta dinámica y flexible que contribuye a la asignación eficiente de recursos.

Lograr direccionar la gestión de proyectos hacia la satisfacción de las necesidades de los clientes, consumidores o ciudadanos según sea el caso, se puede lograr a través de los Sistemas de Gestión de Calidad, partiendo de la caracterización de los procesos, el control de actividades, la disponibilidad y oportunidad de la información, la evaluación de procesos, la comunicación eficaz y la mejora continua en cada una de las fases del proyecto.

De esta manera, el proyecto se convierte en el vínculo que existe entre la planeación estratégica de una entidad y su implantación a través de los recursos de la organización . Como lo hace? Respondiendo interrogantes como: Qué? Cómo? Cuándo? Quién?

Responder estos cuestionamientos implica emprender un viaje por las fases del proyecto:

Qué. Todo proyecto nace de una necesidad: la necesidad de solucionar un problema, crear un nuevo producto, encontrar nuevos canales de distribución, fabricar un prototipo, construir vivienda, infraestructura, etc. Luego viene la lluvia de ideas sobre todas las alternativas posibles para satisfacer la necesidad identificada. Aquí surgen las ideas, se concibe el proyecto (Fase de concepción). Se definen objetivos específicos, características de los productos, límites del proyecto (que incluye y que no incluye), restricciones, normas reglamentos políticas, presupuesto. Comprende también el análisis de viabilidad de un proyecto, comparando beneficios económicos, sociales, ambientales

Cómo. Una vez concebido el proyecto, se pasa a la fase de definición. En esta fase se formula el proyecto. Se definen objetivos, localización, cobertura, productos, tiempo de ejecución, componentes técnicos (metodologías, diseños, actividades, tecnologías, insumos, personal), financieros (fuentes de financiación, usos, montos, flujo de caja), análisis de riesgos, indicadores (de producto, financieros, económicos, ambientales), resultados e impactos esperados.

Cuándo. Es también de vital importancia establecer la secuencia de actividades y el tiempo requerido en cada una para lograr los objetivos del proyecto. Aquí se puede hacer uso de herramientas de planeación como las gráficas de Gantt, redes CPM o PERT. Estas herramientas permitirán establecer la ruta crítica del proyecto, es decir, aquella secuencia de actividades que requieren más tiempo para ejecutarse, y al mismo tiempo permitirán identificar que actividades pueden ser atrasadas sin afectar la duración del proyecto. El producto final de esta fase del proyecto es un cronograma de actividades.

Quién? En la fase de definición también es muy importante seleccionar y determinar los roles del equipo de trabajo. Quién hace qué y quien decide qué. Aquí se definen quien es el líder del proyecto, quienes son los usuarios del proyecto, el equipo operativo, los patrocinadores, los líderes de opinión y la oficina de proyectos.

Vienen luego las fases de implementación y operación. Estas fases comprenden las actividades relacionadas con la contratación y ejecución del proyecto. Se trata de echar a andar el proyecto, ejecutar el cronograma de actividades y los recursos presupuestados de acuerdo a lo paneado, hasta conseguir los objetivos planteados, los productos, resultados o impactos esperados. En la fase de operación, se empiezan a generar los beneficios del proyecto.

En esta fase es de vital importancia el seguimiento y la evaluación en la elección del proyecto a través del cumplimiento del cronograma y el control de los indicadores. De esta manera se establecen los controles necesarios para verificar los resultados y corregir el rumbo si así se requiere.

Finalmente viene la fase de desactivación o desinversión. Comprende la evaluación expost del proyecto y mide la eficacia en el logro de los objetivos del proyecto. Se evalúan los errores y aciertos y la gestión del equipo de trabajo y se va consolidando el Know How de la organización.

Este corto pero productivo viaje a través de las fases de un proyecto, devela la importancia de la planeación en una organización, ya sea pública o privada. El logro de los objetivos en la planeación estratégica va más allá de una certificación de calidad o el éxito en la ejecución de los proyectos que la materializan. Se trata de la construcción de una cultura empresarial emprendedora, innovadora y competitiva, caracterizada por el ejercicio continuo de planeación dinámica y flexible, que se adapta a las exigencias de su entorno.

CONCLUSIONES

Teniendo en cuenta las exigencias competitivas de un mercado globalizado, la gestión de proyectos se convierte en una herramienta fundamental para dar respuestas rápidas a las condiciones del entorno y hacer más eficiente a las empresas.

Tanto el protocolo como el contenido del módulo y la oportunidad de redactar este ensayo, me permitieron identificar como la gestión de proyectos facilita la toma de decisiones empresariales (jerarquiza prioridades), aumenta la eficiencia (ahorros en tiempo y costos), propicia la mejora continua (identifica posibilidades de mejoras y promueve acciones correctivas), facilita la comunicación organizacional (quien hace que y quien decide qué), asegura la calidad (caracterización de procesos y productos para satisfacer los requerimientos del cliente), administra los riesgos, fomenta el trabajo en equipo, aumenta la eficacia (cumplimiento de objetivos) y fortalece la planeación estratégica de las organizaciones.

De igual manera, la ejecución de esta actividad y la discusión en el foro ponen de manifiesto la importancia de los proyectos en la planeación de las entidades, básicamente porque son la materialización de esa planeación. Son la forma mediante la cual la planeación se vuelve acción y resultados.

BIBLIOGRAFIA

María Eugenia Gonzáles de la Cueva, Jorge Martínez del Campo Rangel, Administración de Proyectos, Optimización de Recursos, México, 2008

Universidad Nacional Abierta y a Distancia, Protocolo Académico: administración y gestión de proyectos, Especialización en Gestión de Proyectos, Bogotá Colombia, 2008.

Universidad Nacional Abierta y a Distancia, Material: compilación página web Administración y gestión de proyectos, Especialización en Gestión de Proyectos, Bogotá Colombia, 2008.

Formulación y Evaluación de Proyectos, Rafael Méndez, 7ª Edición, 2012.

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