PROCESO ADMINISTRATIVO – FASE PLANEACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO – FASE PLANEACIÓN

TEMAS

DEFINICIÓN

CONCEPTO

Es la etapa inicial dentro del proceso administrativo, en esta se determina hacia dónde se va a dirigir la organización y los resultados que se pretenden obtener mediante el análisis del entorno y la definición de estrategias con la finalidad de lograr una misión y visión.

 IMPORTANCIA

 Es importante ya que al ser el punto de partida del proceso nos permite contestar preguntas como ¿quiénes somos?,¿qué queremos?, ¿hacia dónde nos dirigimos?

Además de que gran parte del éxito de una empresa es en base a la buena planeación que se tiene.

PRINCIPIOS

Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible.

Unidad: Trabajar de manera unida, coordinada e integrada para lograr la meta propuesta.

Flexibilidad: Es dejar un margen para los posibles cambios que pudieran dar, tanto buenos como malos.

Factibilidad: La planeación debe estar basada en hechos y en la experiencia. Por lo tanto, debe ser realista por naturaleza.

Cuantificación: Tanto el plan estratégico como los planes tácticos y operativos deben explicarse en términos numéricos y cifras exactas.

PROCESO

 Formulación: Se refiere a elaborar las decisiones y la forma en como esta se llevará a la práctica, dentro de esta etapa, es la programación, que es donde se identifican, seleccionan y diseñan las acciones requeridas para llevar a la práctica las estrategias.

Instrumentación: Consiste en la materialización de la política económica o social, a través de concretar en acciones los lineamientos y estrategias del plan y programas de mediano plazo a objetivos y metas de corto plazo.

Control: Se vigila el cumplimiento del plan y los programas a través de detectar desviaciones los siguientes instrumentos: Informe bimestral de la situación económica de las finanzas públicas, informe mensual de los gabinetes especializados, informe mensual de la comisión intersecretarial de gasto-financiamiento, e informe de auditorías gubernamentales

Evaluación: Es determinar las posibilidades de cumplimiento de los propósitos perseguidos, así como el nivel de cumplimiento logrado en el caso de las medidas en ejecución o ya ejecutadas.

ELEMENTOS

MISIÓN

 La misión es la razón de ser de algo (en este caso la empresa), es decir, es el propósito o motivo por la cual existe.

Es de carácter permanente.

VISIÓN

 La visión es el enunciado del estado deseado en un futuro para la organización, provee dirección y forja un futuro estimulando acciones concretas de la empresa en el presente.

OBJETIVOS Y METAS

Son los fines que se persiguen con una actividad, resultados específicos que se desean alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la misión.

Las metas son propósitos generales, mientras que los objetivos son la desagregación de las metas en propósitos específicos.

Los objetivos deben reunir las siguientes características:

• Establecerse a un tiempo específico.

• Determinarse cuantitativamente.

• Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo.

Ejemplo meta: Para una alumna en la universidad, la meta sería terminar su carrera de Contabilidad en un lapso determinado (5 años).

 Ejemplo objetivo: Para el caso de la alumna, citada anteriormente, uno de sus objetivos sería terminar el primer año con un promedio no menor a 14.

REGLAS Y POLÍTICAS

Son los conceptos, las normas o las guías que orientan el pensamiento y la acción de los ejecutivos en la toma de decisiones.

Las reglas son rígidas y determinan lineamientos muy precisos que deben cumplir-se; su no cumplimiento se sanciona. Tanto las políticas como las reglas determinan un esquema de conducta que debe seguir el personal.

Para que una política sea operante y cumpla con su finalidad, debe:

• Establecerse por escrito y redactarse claramente y con precisión.

• Difundirse en los niveles en donde se vaya a aplicar.

• Actualizarse periódicamente.

• Servir de sustento a la filosofía, misión y visión organizacional, y ser flexible.

Ejemplo regla: Los empleados de mostrador deben ser del sexo masculino.

Ejemplo política: Las edecanes serán mayores de 25 años.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS

PLANES

 Los planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.

Tipos de planes:

-Estratégica: Los planes estratégicos son a largo plazo. Están diseñados por el área directiva ya que planifican a nivel macro de la institución. Se consideran las actividades organizacionales y la asignación de los recursos necesarios para poder cumplir los objetivos estratégicos.  Aquí debemos considerar que la comunicación institucional es un valioso instrumento para la planificación estratégica.

-Táctica: Los planes tácticos están diseñados a mediano plazo por cada área funcional, por ejemplo, administración, contaduría, el área pedagógica. Se proponen unos objetivos tácticos para responder a los objetivos estratégicos. En general, estos planes indican cómo lograr las diferentes acciones a nivel estratégico.

-Operacional: Los planes operativos, también llamados programas, se llevan a cabo por los administradores de primera línea. Los planes operativos deben responder y trabajar en relación con la planificación táctica y los objetivos que allí se plantearon. Son planes a corto plazo, que se vinculan con el quehacer cotidiano y abordan la forma en que se organizan todos los recursos para el manejo institucional del día a día.

           PROGRAMAS

 Conjunto de planes que se apoyan de un presupuesto y tienen que ver con la relación del tiempo y las actividades.

PRESUPUESTOS

El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar.

Si hablamos del proceso presupuestario consta de cuatro etapas que comprenden la formulación (o programación) del presupuesto, su aprobación (o autorización), su ejecución y seguimiento y, por último, el control y evaluación presupuestaria.

           CRONOGRAMA

 Los cronogramas permiten determinar los recursos requeridos para la realización de un proyecto y sus costos (tiempo, personal, materiales, etc.), y en función de esto, analizar su viabilidad y controlar su realización.