RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

Objetivo particular

Al finalizar este tema el alumno deberá justificar la importancia de las buenas relaciones con los proveedores destacando los beneficios que reportan a la organización.

Temario detallado

5.1. Las relaciones públicas y la relación con proveedores

5.2. Retroalimentación con la empresa proveedor

5.3. La información, análisis de la claridad y veracidad de la misma

5.4. Manejo de información histórica (manejo de archivos)

Introducción

El comprador fundamentará su actividad en la capacidad para establecer buenas relaciones con los proveedores, por lo que aquí se destaca la importancia de establecer y mantener relaciones lucrativas a largo plazo.

5.1. Las relaciones públicas y la relación con proveedores

Uno de los elementos clave de la función de compras son las relaciones con los proveedores, debemos de recordar que las transacciones que vamos a realizar se facilitarán si mantenemos relaciones cordiales con nuestros proveedores.

Algunos conciben al comprador y al proveedor como antagonistas, pero más bien ambos se complementan uno al otro porque una tersa relación será redituable para ambas partes.

El comprador debe dar tiempo al proveedor a que se le acerque, no necesita el

comprador salir de su lugar de trabajo para estar en contacto con el proveedor.

Asimismo, debemos de conocer sus fortalezas y debilidades, puesto que éstas pasarán a ser nuestras, por lo que se evaluará tanto a los actuales proveedores como los que se integren a nuestro sistema de compras.

No hay que cerrarse las puertas con ningún proveedor.

5.2. Retroalimentación con la empresa proveedor

En la relación con el proveedor el manejo de información es fundamental, resultando la retroalimentación de la misma información primordial en el manejo de la misma.

Por lo tanto, se recomienda que el Departamento de Compras sea informado por el proveedor del crecimiento o estabilidad de su compañía, de sus proyectos de inversión para expansión, sus nuevas capacidades de producción, de su posición financiera, en general de su crecimiento.

El proveedor deberá mantener informado a sus clientes (comprador), de las

innovaciones tecnológicas en los materiales, los ahorros que éstas brindan,

mejoras en entregas, en facturación, acceso vía fax, grupo de técnicos para

capacitación, garantías sobre productos y sistemas, y porqué son los mejores que

la competencia.

Las fuentes de información: Son las que realizan las unidades de compras de las diferentes organizaciones para recabar o recoger información de proveedores y las cuales pueden ser:

 Públicas: comprenden publicaciones y revistas especializadas en el

área, (catálogos) suministrados por los fabricantes y distribuidores

constituyéndose en fuentes importantes de información acerca de

proveedores potenciales.

 Privadas: la fuente de información privada por excelencia la

constituye el Registro de Proveedores, el cual suministra información

acerca de cuáles son y dónde se encuentran ubicadas las fuentes

confiables de abastecimiento, tanto regionales, nacionales e

internacionales.

La selección de fuentes es el proceso de escoger entre una lista de proveedores potenciales y reducirlas a unos pocos.

5.3. La información, análisis de la claridad y veracidad de la misma

El archivo de proveedores es una lista de todos los proveedores y sus respectivas direcciones postales completas. Este archivo sirve para simplificar el trabajo del comprador quien anota en las requisiciones de compras el nombre del vendedor que recibirá el pedido, así como del empleado que lleva los pedidos quien anota los datos suplementarios que copia del archivo.

También se debe anotar en ese archivo los siguientes datos: giro a que se dedica, si es fabricante o distribuidor, nombres de los representantes, funciones, etc.

Nota: lo primero que necesito saber de un proveedor, es el nivel de confianza que tiene en el mercado. Una vez considerado el nivel de confiabilidad de los proveedores, es importante delimitar el objetivo, y posteriormente, evaluar a los proveedores sobre lo siguiente:

 Calidad: indiscutiblemente el primero y más importante elemento a

evaluar sobre la capacidad de un proveedor.

 Referencias: siempre es bueno trabajar con alguien que ya ha sido

previamente evaluado por alguien de nuestra confianza y por lo tanto

no partir del absoluto desconocimiento del proveedor.

 Historial: las evaluaciones previas que le hayamos hecho al

proveedor son siempre un elemento a considerar, sobre todo si

buscamos que el proveedor mantenga un alto nivel de competencia.

 Capacidad técnica: es aquí donde la persona o las personas

encargadas del Departamento de Compras, mediante un proceso de

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