Semana 3. Cartera

1. Elaborar una síntesis del proceso de cobranza haciendo énfasis en la elaboración y desarrollo de los planes de cobranza

La cobranza es la actividad que las entidades financieras realizan para obtener uno de los ingresos más importantes de la empresa, esto se hace encaminado a incrementar las ventas y lograr la fidelización de los clientes, esto debe estar enmarcado y sujetado a actividades realizables, a metas coherentes que puedan dar beneficios perceptibles y se debe mantener un estable control de las actividades para evitar problemas. En el proceso de cobranza se deben tener en cuenta unos principios

1. El crédito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende. El cliente si hace el favor a nosotros ya que nos escogió para pedir su crédito

2. Todo cliente puede cambiar. Dependiendo el trato que percibe de los empleados y como se sienta “agobiado o libre”

Para realizar un cobro se debe hacer de una manera que no deje por debajo la imagen de la empresa, en cambio que acrecenté las ventas.

Política de cobranza: la política de cobranza debe ser coherente y adaptable a la empresa, a sus necesidades, se debe llevar acabo unas normas, se debe evitar el cobrar a aunque es difícil porque algunos clientes no cumplen con sus compromisos, las políticas de cobranza se deben revisar frecuentemente y deben ser claras, flexibles, dinámicas y uniformes, si el cliente no cumple a tiempo se debe proceder al cobro jurídico

Causas para suspender las relaciones con el cliente:

•”Cuando el cliente incurra en mora continúa en pagos, es decir que permanentemente cancela sus cuotas “vencidas”, por lo menos seis veces durante el año.

•Si durante seis (6) meses presenta más de tres cheques devueltos por concepto de fondos insuficientes, documentos girados para el pago de las cuotas.

•Al cliente que se le haya enviado más de tres veces una comunicación de segundo aviso recordatorio del pago de sus obligaciones. La cual se envía a los 30 días de vencido el crédito

•El período de suspensión del cupo de crédito, por las causas antes mencionadas será a discreción de la gerencia de crédito

Para realizar la cobranza se debe llevar acabo determinadas normas, por ejemplo:

•Determinar el monto mínimo de los documentos de cobranza

•Documentar de acuerdo a las formalidades legales

•Mantener el ritmo y el plan prefijados

•Respetar la autonomía del abogado o del departamento de cobranza judicial

•Hacer conocer el tiempo y la pérdida que significa la cobranza judicial en nuestra legislación”

Cuando no se hace una cobranza eficiente, se pueden tener varias consecuencias tales como Menor capital circulante, Mayor posibilidad de pérdidas, Menores ventas y utilidades

El proceso de cobranza tiene varias fases: planeación, organización, encuentro, comunicaciones y acciones legales. Además de ello los cobradores deben tener un perfil para lograr el éxito esperado, debe presentar y conocer los siguientes aspectos como mínimo:

Liderazgo, Conocimiento de las cuentas, Conocimiento del cliente, Buen criterio para saber otorgar los créditos, Analizar suficientemente la información obtenida sobre el cliente, Conocer las condiciones industriales y económicas, Conocer su propia empresa, Colaborar con la competencia, Personalidad, Recto criterio, Tacto, Tenacidad, Preparación básica, Contabilidad, Administración de negocios, Finanzas, Economía, Comercio exterior, Mercadotecnia, psicología, Derecho tributario, Un verdadero cobrador debe ser un técnico, un profesional, debe presentar Confianza en sí mismo, Prudenciad, Puntualidad, ser constantes, tener una Presentación personal adecuada, tener Espíritu de colaboración, tener Conocimientos elementales de psicología, debe aprender los diferentes clientes que existen por ejemplo:

•”Al tímido, con amabilidad.

•Al impaciente, con rapidez.

•Al vacilante, con seguridad.

•Al irascible, con tranquilidad.

•Al inteligente, con conocimientos.

•Al irrazonable, con calma.

•Al anciano, con simpatía.

•Al joven, tratando de pensar como él.

•Al extranjero, ayudándolo.

•Al importante, tratándolo como tal.

•Al indiferente, con argumentos.

•Al silencioso, con perseverancia”.

Debe tener conocimientos generales y ser grato y leal con la empresa y con sus superiores.

En el proceso de cobranza además de llevar a cabo las políticas de la empresa y contar con cobradores con excelente perfil, se debe llevar a cabo unos planes de cobranza, el cual se debe adaptar a unas características:

a. Adaptable a las circunstancias.

b. Uniforme; aplicable a todos los casos.

c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.

d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.

Existen tres tipos de planes de cobranzas… Administrativa, Prejudicial y Jurídica.

a. Plan para la Cobranza Administrativa:

Tiempo: Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza administrativa y la prejudicial.

Etapas: Seleccionarlas; llamadas telefónicas, fax, cartas etc.

Número de etapas: ¿Cuántas? Recuérdese que si la política de cobranza es dura, todo el proceso es corto y, por consiguiente, el tiempo y las etapas también lo serán.

Ritmo: Cuál es el orden a seguir en cada una de las etapas.

b. Plan para la Cobranza Prejudicial:

Determinar qué lapso debe existir entre la cobranza prejudicial y la jurídica.

Producir una comunicación poniendo un plazo

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