TALLER DE CONTABILIDAD IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE No. 001

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE No. 001

FECHA:  

 14/11/2017

PROGRAMA DE FORMACION:  

Contabilidad y Finanzas

COMPETENCIA:  

CONTABILIZAR LOS RECURSOS DE OPERACIÓN, INVERSIÓN Y FINANCIACIÓN DE ACUERDO CON LAS NORMAS Y POLÍTICAS ORGANIZACIONALES.

DURACIÓN:                         

2 horas

Bibliografía recomendada: www.biblioteca.sena.edu.co

Actividad de Aprendizaje No. 3  

Investigar sobre los Documentos Comerciales y como se clasifican, cuales son los más utilizados en el área contable de una empresa; Investigar sobre los Títulos Valores y cuáles son los más usados en el área financiera.

Sub-actividad No. 1:  De conocimiento

Conceptos de Documentos Comerciales y Títulos Valores

Con base en el material investigado desarrolle el siguiente cuestionario:

Teniendo en cuenta la información suministrada sobre Soportes y Documentos contables y las consultadas por ustedes, identifiquen en los siguientes casos cuales documentos se deben diligenciar para que sirvan de soporte a la contabilidad de una empresa:

1. ¿En qué consiste los Documentos Comerciales de contabilidad?

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresas.

1. ¿Cómo se clasifican los Documentos Comerciales de contabilidad?

Definición y clases de soportes de contabilidad

Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable.

Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otras a las necesidades de información y control del ente económico; entre los cuales encontramos:

1.1.-SOPORTES INTERNOS:

-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información contable.

-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.

-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque.

Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados.

Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago.

-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes.

-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable.

-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.

1.2 .-SOPORTES EXTERNOS:

Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito por los bancos, pagarés y demás.

-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.

-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a sus clientes.

-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o préstamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.

-Pagarés: Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.

1. ¿Cómo se clasifica los documentos contables o soportes?

Los documentos o soportes contables se dividen en:

Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.

Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de depósito o CDT.

No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito, consignación bancaria, entre otras.

Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son los que contienen información sobre una determinada transacción comercial pero no se utilizan para sus contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información. 

DOCUMENTOS  EXTERNOS

 Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

DOCUMENTOS  INTERNOS

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

1. ¿Qué partes fundamentales deben aparecer en los documentos contable o soportes?

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

Nombre, número y fecha del comprobante.

Descripción del contenido del documento.

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

1. ¿Qué es un título valor?

Los títulos valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora, pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de participación y de tradición o representativo de mercancías, según el artículo 619 del código de comercio.

Desde el punto de vista material el título valor es un documento escrito, siempre firmado (unilateralmente) por el deudor; es además un pedazo de papel que contiene diversas menciones En un segundo plano, se define al título valor como un derecho en beneficio de una persona.

CASOS SOBRE DOCUMENTOS CONTABLES O NO CONTABLES:

1.- ¿Cuándo se realiza una venta de mercancía de contado que documentos se diligencia como soporte?

Se diligencian los siguientes documentos: Factura de venta, comprobante diario de contabilidad, recibo de caja. La factura de venta y el comprobante de contabilidad son de carácter interno

2.- ¿Cuándo se compra mercancía para la venta a crédito, que documentos se deben diligenciar como soporte?

Se diligencian los siguientes documentos: Factura de Venta emitida por la empresa que vende, comprobante diario de contabilidad. La factura de venta es de carácter externo y el comprobante contabilidad interno.

3.- ¿Cuándo se realiza una consignación en la cuenta corriente del banco que documentos se debe elaborar?

Se diligencian los siguientes documentos: Comprobante diario de contabilidad, Comprobante de depósito y retiro de cuenta corriente o consignación. Este documento es de carácter interno.

4.- ¿Qué documento sirve de soporte en una compra de Activo a crédito con garantía?

El soporte para la compra de un Activo es la factura de compra en la cual reposa la garantía y se debe hacer el registro contable a crédito donde el soporte es el Comprobante de contabilidad ingresado. La factura es de carácter externo y el comprobante de contabilidad interno.

5.- ¿Qué documento soporte se necesita para el pago del servicio de energía de la empresa y el cual se canela con un cheque?

La factura del servicio de Energía emitida por la empresa prestadora del servicio, la emisión de un Cheque y se hace el respectivo registro contable para que se respalde con el comprobante de contabilidad. La Factura de energía es de carácter externo y el cheque es un documento interno.

6.- ¿Cuándo se recibe la mercancía en el almacén cual documento se necesita para verificar que todos los artículos llegaron correctamente?

EL documento que en este caso se necesita es un la remisión, ya que  es un documento comercial no negociable que  permite proceder al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado la mercancía se despacha con una remisión en la cual se relacionan los objetos enviados  y ente caso verificar lo recibido.

7.- ¿Qué documento se necesita para solicitar los precios de la mercancía que se quiere comprar?

La cotización es un documento no negociable, donde se denotan  los precios y permite conocer información referente al objeto que se decía comprar o que se ofrece en venta y las condiciones bajo los cuales se acepta la negociación. Este documento es de carácter Externo.

En los casos anteriores identifique además si el documento que se debe realizar es interno o externo.