Descripción de puestos

Descripción de puestos.

La "descripción de un puesto" se refiere a la lista de actividades que deben ejecutarse en un puesto por orden de realización, señalando: responsabilidades, autoridad, contactos internos y externos, y el perfil correspondiente que debe especificar: experiencia, conocimientos, habilidades y esfuerzos requeridos, responsabilidades sobre manejo de dinero, equipo, información, supervisión de personal, capacidad requerida y trabajo en un medio ambiente y riesgos.

Descripción del cargo de la secretaria en una organización.

Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:

Idioma: Inglés.

Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.

Títulos: Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.

Estudios complementarios: Computación y administración.

Experiencia: que tenga 6 meses de experiencia como mínimo en cargos similares, pudiendo después realizar cursos de perfeccionamiento.

A.- Identificación

Nombre del Cargo: Secretaria.

Número de personas que ocupan el cargo: 1.

Cargo del Jefe Directo: Gerente General.

B.- Resumen del cargo: Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

C.- Actividades regulares

• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.

• Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.

• Recibir la documentación que llega a la empresa.

• Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).

D.- Requerimientos de capacidad y habilidades mentales: Debe tener capacidad para planear sus actividades, acompañado de habilidades en cálculos numéricos, un buen lenguaje y un desenvolvimiento adecuado a su cargo.

E.- Requerimientos físicos: Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentada y caminar dentro de la oficina para transporte de documentos durante su jornada diaria.

F.- Condiciones ambientales: El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y una buena estructura.

G.- Riesgos Físicos: Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo, como caídas de muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en cualquier parte del cuerpo.

H.- Habilidad manual

I.- Responsabilidad por decisiones: La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter administrativo.

J.- Responsabilidad por supervisión: El funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o Vigilante.

K.- Responsabilidad por contactos personales: Con el Gerente General de la empresa y los clientes.

L.- Responsabilidad por exactitud: Errores en el desarrollo de su trabajo pueden afectar la estabilidad de la empresa.

Técnicas de selección de personal

Entrevista de selección: Es un sistema de comunicación entre dos o más personas que interactúan.

Pruebas de conocimiento o de capacidad: son instrumentos para evaluar con objetividad los conocimientos y habilidades adquiridos mediante, el estudio, la práctica o el ejercicio.

Pruebas psicométricas: Es un conjunto de pruebas que se aplica a las personas para apreciar su

desarrollo mental, sus aptitudes, habilidades conocimientos, etc.

Pruebas de personalidad: sirven para analizar los diversos rasgos de la personalidad, sean determinados por el carácter o por el temperamento.

Técnicas de simulación: tratan de pasar del tratamiento individual y aislado al tratamiento en grupo, y del método exclusivamente.

Pruebas de aptitud cognitiva. Miden la capacidad de un individuo para aprender, lo mismo que para desempeñar un puesto.

Pruebas de habilidades psicomotrices. Miden la fuerza, la coordinación y la destreza.

Pruebas de conocimiento del puesto. Miden los conocimientos que tiene un candidato de los deberes del puesto que está solicitando.

Pruebas de muestreo del trabajo. Exigen que un solicitante desempeñe una tarea o una serie de tareas representativas del puesto.

Pruebas de personalidad. No han sido tan útiles como otros tipos de pruebas. Puesto que algunas pruebas de personalidad ponen el acento en la interpretación subjetiva, se necesita el servicio de un psicólogo preparado para administrarlas.

Pruebas antidrogas. Los partidarios de los programas de pruebas antidrogas alegan que es

necesario afianzar la seguridad, estabilidad y productividad en el lugar de trabajo.

Pruebas para el Síndrome de Inmunodeficiencia. Adquirida (SIDA). No

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