ARCHIVO NOTARIAL

INDICE

ARCHIVO NOTARIAL Y DE LOS TRASLADOS

I.- EL ARCHIVO NOTARIAL 4

1.- CONCEPTO: 4

2.- EL OBJETIVO DEL ARCHIVO NOTARIAL: 5

3.- DE LOS TRASLADOS NOTARIALES 5

II.- RESPONSABILIDAD EN LA EXPEDICIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS 6

III.- EL TESTIMONIO 7

IV.-LA BOLETA 7

V.- EL PARTE 8

VI.- EXPEDICIÓN DE TRASLADOS NOTARIALES 8

VII.- OBLIGACIÓN DE EXPEDIR TRASLADOS 9

VIII.- EXCEPCIÓN 9

IX.- DESIGNACIÓN DE NOTARIO PARA LA AUTORIZACIÓN DE TRASLADOS 9

X.- EXPEDICIÓN DE CONSTANCIA A SOLICITUD DE PARTE 9

XI.- ÍNDICES 10

XII.- RESPONSABILIDAD EN LA CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS 11

XIII.- OBLIGACIÓN DE MANIFESTAR DOCUMENTOS 11

CONCLUSIONES: 12

BIBLIOGRAFIA: 13

DEL ARCHIVO NOTARIAL Y DE LOS TRASLADOS

(ARTICULO 81 – 93, DEL DECRETO LEGISLATIVO 1049)

I.- EL ARCHIVO NOTARIAL

1.- CONCEPTO:

El archivo notarial es el conjunto de registros, documentos e instrumentos propios del Notario formados en el ejercicio del cargo. Tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el Notario debe otorgar testimonios y boletas del mismo cuando se le solicite, (TAMBINI AVIL A, 2006: 96).

El archivo notarial comprende la documentación notarial, protocolos y registros notariales debidamente encuadernados y empastados en tomos para mantener el orden y facilitar al Notario su conservación y custodia, (TAMBINI AVIL A, 2006:97).

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 81 del Decreto Legislativo Nro. 1049, el archivo notarial se integra Por:

a. Los registros físicos, en soporte de papel o medio magnético, que lleva el notario conforme a ley.

• Entendemos como registro físico es el que se graba en el dispositivo de almacenamiento.

• Medio magnético es un dispositivo que almacena la información en por medio de ondas magnéticas. Son medios magnéticos los discos duros, discos de 3 1/2″, cintas de audio o casetes.

No está permitido que el notario utilice papel que no sea autorizado por su respectivo colegio

b. Los tomos de minutas extendidas en el registro

Viene hacer una Parte o apartado conceptual en que se estructura una obra escrita de pensamiento o estudio en el caso notarial seria las minutas extendidas a escritura por el notario; puede formar parte de un mismo volumen junto a las otras partes, o estar encuadernada de manera independiente y con paginación propia.

c. Los documentos protocolizados conforme a ley.

La protocolización es la incorporación al registro de escrituras de los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa ordenen. Esta incorporación se realiza sentando un ACTA en el registro de escrituras públicas,y agregando los documentos al final del tomo donde corre sentada el acta de protocolización

La finalidad de la protocolización no es otra que la custodia y la conservación de estos documentos en el archivo del notario.

Los documentos protocolizados no podrán separarse del registro de escrituras

d. Los índices que señala esta ley.

el Índice es la libreta donde se localizan, por orden alfabético los instrumentos que ha autorizado el notario. El Índice se lleva por duplicado de cada juego de protocolo y en él se encuentra asentado el nombre de las personas que a participado en una escritura o acta, así como la fecha y el número del instrumento (PEREZ FERNANDEZ DEL CASTILLO).

2.- EL OBJETIVO DEL ARCHIVO NOTARIAL:

Es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.

3.- DE LOS TRASLADOS NOTARIALES

CONCEPTO

Traslados notariales Son traslados instrumentales, las copias certificadas o certificaciones que expide el Notario de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función. El contenido de los mismos es exacto al que consta en la matriz que conserva el Notario. (TAMBINI AVILA, 2006:199).

Estos traslados instrumentales en realidad constituyen copias certificadas autorizadas por el Notario en garantía de su autenticidad con el documento original..." (TAMBINI AVILA, 2006:799).

Salazar Puente de la Vega dice de los traslados notariales que: Son los documentos con los que se materializada función propia del Notario, esto es, la de reproducir los originales que mantiene en su poder.

II.- RESPONSABILIDAD EN LA EXPEDICIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

A) El notario expedirá, bajo responsabilidad, testimonio, boleta y partes, a quien lo solicite, de los instrumentos públicos notariales que hubiera autorizado en el ejercicio de su función.

B) Asimismo, expedirá copias certificadas de las minutas que se encuentren en su archivo notarial.

C) Los traslados notariales a que se refiere este artículo (art.82 del Decreto Legislativo Nro. 1049) podrán efectuarse en formato digital o medios físicos que contengan la información del documento matriz de manera encriptados y segura y que hagan factible su verificación a través de los mecanismos tecnológicos disponibles.

D) Asimismo, el notario podrá emitir un traslado notarial remitido electrónicamente por otro notario e impreso en su oficio notarial, siempre que los mensajes electrónicos se trasladen por un medio seguro y al amparo a la legislación de firmas y certificados digitales.

E) Las copias electrónicas se entenderán siempre expedidas por el notario autorizante del documento matriz y no perderán su

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