ARCVCHIVO CENTRAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO GENERAL DEL ARCHIVO CENTRAL

Regular todo el acervo documental producido y recibido en la institución, en el Cumplimiento de sus funciones; así como el asesoramiento en la organización y Administración de los archivos de gestión de cada oficina.

Velar por la protección, y conservación del patrimonio documental centralizado en el archivo.

MISIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL:

Administrar el acervo documental de todo, Para promover la reducción de costos en espacio físico en la entidad, para la defensa institucional, conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística.

DISPOSICIONES GENERALES

El archivo central es una unidad administrativa, dependiente de la Oficialía Mayor y Dirección Administrativa.

FUNCIONES OPERATIVAS:

1. Transferencias o remisiones

2. Organización de los Fondos (clasificar, ordenar, identificación o signatura)

3. Descripción (inventarios, índices).

4. Administración Computarizada de Información.

5. Conservación.

6. Administración y Servicio

7. Selección y Eliminación.

NORMATIVAS:

1. Establecer normas y directrices en materia archivística en la institución, Mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares, formatos, etc.

2. Implantar un Sistema de Archivo Unificado Orgánico funcional y Por asunto.

3. Brindar capacitación en materia archivística a los Archivos de Gestión y Central.

4. Establecer el plan de conservación y eliminación documental Conocido como Programa de control documental, o bien Tablas de Plazos de conservación documental), mediante las cuales se regule la producción documental y se establezca su vigencia y conservación.

FUNCIONES GENERALES DEL ARCHIVO CENTRAL

Ejecutar la política del Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con la Ley y su reglamento.

Centralizar todo el acervo documental, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos establecidos en las Tablas de retención y de Conservación Documental de cada oficina.

Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y

Facilitar la documentación producida con menos de 20 años de haberse originado

En las diferentes unidades y dependencias.

Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio, preparando índices, guías e inventarios.

Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

Recibir la documentación perteneciente al archivo de gestión de cada oficina

Que conforma la empresa a partir de los cinco años anteriores al actual, de conformidad con la vigencia establecida en las Tablas de Plazos de Conservación.

Obtener copias o reproducciones de documentos editados por algunos departamentos o dependencias de completar las series de documentales.

Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de los archivos de gestión de la institución.

Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.

Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.

Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES

En el archivo central se presentarán dos procesos: el administrativo y el archivístico. Estos procesos se dan con el fin de brindar una serie sistemática de acciones dirigidas hacia el logro del objetivo del archivo.

PROCESO O FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

Las políticas administrativas del Archivo Central las dictará la Dirección

Administrativa y Financiera, en concordancia con las políticas que dicta la

Dirección.

PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

PROCEDIMIENTOS

ACOPIO O REUNION:

1. Mediante las listas de remisión las oficinas del Ministerio harán llegar al archivo central los fondos documentales.

2. El técnico deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibido conforme provisional a la entidad productora. El recibido definitivo se hará por medio de los inventarios, de los cuales se les hará llegar una copia definitiva, de los fondos que quedarán en custodia y administrados en la sección.

3. Cambiar las carpetas a los expedientes, que se encuentran en mal estado.

EXPURGO Y LIMPIEZA:

Tomar una por una de las unidades archivables y proceder a eliminar de cada pieza documental, las grapas, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc.

SELECCION DOCUMENTAL:

1. Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

2. Si solo vienen fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

3. Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

4. Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos, de antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separarlo y no incluirlo como parte del fondo documental, deben ser enviados a la sección de biblioteca, departamento legal o recursos humanos

...