Admon De Personal

INTRODUCCION

El presente proyecto se basa en el estudio de una empresa a la cual se le hará un seguimiento al departamento de personal, se tendrá en cuenta la selección e inducción a los cargos, se investigara acerca de los pasos que sigue la empresa para realizar las contrataciones, los criterios que escogen en el momento de contratar personal, la etapa de adaptación que brinda la organización a los empleados y también el sistema de pagos de salarios que maneja. La organización de actividades permite conocer como está constituida la empresa, brinda información concreta en el organigrama en las normas internas se puede conocer la organización y su entorno es decir cuál es la misión, la visión, la reseña histórica, entre otras.

El fin de este proyecto es dar una perspectiva de la empresa en cuanto al departamento de personal a través de la estructura organizacional para conocer a fondo como está constituida la empresa, como se distribuyen las tareas y actividades en los diferentes cargos. Se busca conocer de qué manera se ejecutan las tareas en los respectivos cargos, con el fin de hacer que se lleven a cabalidad de la mejor manera. Para lograr este fin se debe tener en cuenta un aspecto de suma importancia en una empresa que es el manejo de personal, la convivencia que hay dentro de la empresa, la forma en que los trabajadores son motivados, el sistema de salud ocupacional, entre otras.

OBJETIVO GENERAL

Realizar un estudio en general de los aspectos más destacados de la empresa UNIDROGAS S.A. por medio de la selección e inducción en la organización de los cargos, encuestar a los trabajadores, ordenar los cargos mediante sus funciones, bajo estos factores generar una guía que facilite la selección de personal correcta en la empresa y así mismo para que el jefe del departamento de personal tenga una guía para realizar de forma adecuada la inducción a cada cargo. A través de la administración de personal se quiere hacer una estructura donde se analice el entorno de la empresa, es decir, los diferentes factores que permiten formar una organización para permitir que esta misma sea efectiva y viable.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Facilitar la evaluación de desempeño de los empleados, verificando y proporcionando el mejor método para el análisis de cargos.

• Observar, plantear y organizar un sistema de pago del salario de los empleados y proporcionar soluciones a problemas que se presenten.

• Conocer los diferentes factores de riesgo y control que tiene la empresa para los empleados.

• Diferenciar los factores de selección de la empresa para distribuir sus actividades y procesos de la mejor manera.

• Analizar las diferentes políticas y reglamentos que rige a la empresa bajo los aspectos de salud ocupacional, selección e inducción.

• Conocer la cultura organizacional de la empresa, sus factores administrativos y su estructura organizacional.

• Clasificar la ejecución de tareas por actividades y por cargos para los operarios para caracterizar la relación entre ellos

IDENTIFICACION DE LA EMPRESA EN ESTUDIO

• RESEÑA HISTÓRICA: Es una empresa dedicada a la distribución de aproximadamente 18.000 productos entre medicamentos éticos, genéricos, hospitalarios, cosméticos, entre otros. La empresa cuenta con 8 cargos específicos ubicados en el organigrama de la empresa y maneja una organización lineal (línea de mando gerente).

En la empresa UNIDROGAS S.A. tiene autoridad de línea, esto lo cual en el tiempo que se lleva no ha generado ninguna implicación, el nivel de autoridad que se maneja es jerárquico con los cargos que es acabaron de explicar en las diapositivas anteriores.

No la empresa no subcontrata ningún servicio con entidades externas por motivos de minimizar los costos dentro de la empresa. La empresa para darle sentido de pertenencia en el momento de hacer el contrato lo hace por 1 año renovándose, de acuerdo a esto la empresa ha manifestado tener una baja rotación de personal.

• MISIÓN: Proveer medicamentos para el consumo humano a través de un excelente servicio a los mejores precios del mercado y con los mejores estándares de adquisición.

• VISIÓN: Para el 2012 continuar siendo la primera opción de compra de medicamentos en el nororiente colombiano y brindando mejor servicio.

• POLITICA: Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes a través del cumplimiento de sus requisitos, garantizando siempre un adecuado stock de medicamentos; Además, apoyados en el talento humano de nuestros colaboradores, en sistemas tecnológicos adecuados y en el mejoramiento continuo de nuestros procesos.

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DE PERSONAL

La administración es dirigir, guiar y dar pautas a los trabajadores de la organización para que trabaje y produzca con esmero. Es importante que cada organización tenga este departamento para poder brindarle un apoyo y un control a las actividades que los empleados realizan, y más que todo para que el gerente tenga una ayuda al momento de manejar personal, debido a que hoy en día la demanda laboral es mucha, pero las personas calificadas son pocas.

La jefe de personal realiza campañas de encuentro de todo el personal administrativo y general (antiguo y nuevo), seguimiento de quejas, reclamos y de comportamientos inapropiados y controlar que todos los trabajadores cumplan su horario y sus funciones de trabajo.

DESCRIPCCION DE CARGOS

• La RECEPCIONISTA cumple con registrar, controlar y comunicar la agenda al director de la empresa.

• El ADMINISTRADOR DEL PERSONAL cumple con seleccionar e integrar los nuevos trabajadores con el coordinador de formación y capacitación. También se encarga de estudiar y evaluar el desarrollo del departamento de personal para así proponer políticas, manuales y mecanismos que mejoren el ambiente de los trabajadores en la empresa.

• El PSICÓLOGO cumple con la labor de motivar e incentivar a los trabajadores a realizar un mejor trabajo. También se encarga de realizar actividades que hacen que las opiniones de los clientes de la empresa mejoren cada vez más.

• El COORDINADOR DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN cumple con la función de elegir conjuntamente con el administrador de personal el grupo de trabajadores a escoger por medio de entrevistas, pruebas y demás exámenes.

• El AUXILIAR DE PERSONAL cumple con organizar la información de los aspirantes al cargo, ayudar a observar los perfiles de los trabajadores y en muchos casos pautar el contrato de trabajo.

• La ASISTENTE DE PERSONAL cumple con manejo de información, contesta y hace llamadas para pedidos y demás tareas. Debe contar con excelente formación profesional para el buen desempeño del manejo de archivos importantes, digitación y registro de datos en programas especializados.

• El AUXILIAR DE SERVICIOS VARIOS O GENERALES cumple con mantener limpios todos los sitios de trabajo, desde oficinas hasta baños de la empresa.

• Los AUXILIARES DE MANTENIMIENTO cumplen con arreglar todos los equipos y maquinaria dañada, además de esto está capacitado para dictar asesoría del manejo de equipos de la empresa en los diferentes departamentos.

TEMA 1: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

1. ¿Por qué es importante administrar el personal en esta organización?

Porque permite una mejor organización y eficacia en la ejecución de las actividades de la organización debido a que el fin principal de la empresa es vender insumos médicos, por este motivo es importante el orden de los departamentos para que la secuencia en la actividad de las ventas y todos sus pasos antes de llegar a este sean rápidos y efectivos.

2. ¿Cuáles son los principales desafíos que maneja hoy la empresa con respecto al personal?

El principal desafío que maneja la empresa es la afiliación a las prestaciones de salud de algunos cargos ya que muchos de ellos no aceptan la afiliación para recurrir al beneficio del dinero, esto genera que sea difícil la conciliación entre la empresa y los empleados en este aspecto.

3. ¿Cuáles son las principales funciones que asume la administración del personal en esta empresa?

La administración de personal cumple con seleccionar e integrar los nuevos trabajadores en conjunto con el coordinador de formación y capacitación. También se encarga de estudiar y evaluar el desarrollo del departamento de personal para así proponer políticas, manuales y mecanismos que mejoren el ambiente de los trabajadores en la empresa.

4. ¿Existe dentro de la empresa un departamento específico para gestionar las labores de personal? (Departamento de Personal, Recursos Humanos, Talento Humano, etc.).

Si, el departamento de talento humano, en este departamento se busca incentivar y brindar beneficios a los empleados analizando tanto sus aspectos positivos como los negativos. También este departamento se encarga de encontrar la manera en que se relacionan los empleados entre ellos mismos, el trato a gusto que sienten por parte de la organización y el factor más importante, el entorno en que permanece el empleado, lo cual de una manera u otra afecta al desempeño del mismo.

5. Sí existe el Departamento, ¿Qué cargos lo componen y cuantos trabajadores están asignados a cada cargo? ¿De qué se encarga en términos generales cada uno de los cargos del departamento? (Preferiblemente anexar el organigrama del departamento).

En este departamento se encuentran asignados dos cargos

• El psicólogo cumple con motivar e incentivar a los trabajadores a realizar un mejor trabajo y las opiniones de los clientes de la empresa.

• El auxiliar de personal cumple con organizar la información de los aspirantes al cargo, ayudar a observar los perfiles de los trabajadores y en muchos casos pautar el contrato de trabajo.

6. ¿El departamento de personal tiene asignada una autoridad de línea o de staff en la estructura organizacional de la empresa? ¿Qué implicaciones tiene para el departamento esto en la práctica?

En la empresa Unidrogas manejan una autoridad de línea, la cual en el tiempo que lleva en la empresa no ha generado implicaciones para el departamento. El nivel de autoridad que se maneja es jerárquico con los cargos y respectivamente a estos se asignan las actividades, es necesario que exista una autoridad en este caso de línea para asegurar que cada cargo este realizando de forma adecuada sus tareas.

7. Sí no existe el departamento quién es el encargado de asumir las labores de personal en la empresa. ¿Por qué se asigna esta persona o cargo?

En la empresa Unidrogas si existe una persona encargada de asumir las labores de personal.

8. ¿La empresa subcontrata algunos servicios relativos a la gestión del talento humano con entidades externas? ¿Cuáles y por qué?

No, en la empresa Unidrogas no hay subcontrataciones de ningún servicio con entidades externas por motivos de minimizar los costos dentro de la empresa, además la empresa ya cuenta con personal para la gestión de talento humano

9. ¿Qué acciones concretas utiliza la empresa para generar sentido de pertenencia en sus empleados?

En Unidrogas se realizan actividades extracurriculares y de integración con todos los empleados de la organización con el fin de mejorar las relaciones y el entorno laboral de los empleados, de estas actividades cabe destacar la fiesta de la creatividad y el día de la familia las cuales son de las actividades más importantes en este desarrollo de integración.

10. ¿Cómo maneja las comunicaciones dentro de la empresa y qué acciones sigue para garantizar que la gente haga lo que se ha planeado hacer?

Las comunicaciones en Unidrogas se manejan a través de charlas interpersonales entre jefes y trabajadores, por medios escritos y electrónicos en los que son explicitas las tareas por realizar.

11. ¿Cómo hace la empresa para medir la productividad de su personal?

La productividad del personal se mide a través de indicadores y por medio de evaluaciones de desempeño.

TEMA 2: PROCESO DE PLANEACIÓN, RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E INDUCCIÓN.

1. ¿Cómo planifica la empresa las necesidades de personal?

La empresa Unidrogas planifica la necesidad de personal por medio de documentación, es decir por medio de recolección de datos que brinden información suficiente para conocer el requerimiento de personal por cada cargo.

2. ¿Qué fuentes de reclutamiento son utilizadas por la empresa?

Las fuentes de reclutamiento que usa la empresa es por medios de comunicación (periódicos, páginas web y redes sociales).

3. ¿Qué técnicas de selección son utilizadas por la empresa? ¿Varían las técnicas de selección utilizadas según el tipo de personal a contratar (Personal administrativo u operativo)? ¿Cómo varían?

La empresa no cuenta con una técnica de selección definida, la forma en que se selecciona un empleado está determinada por el cargo al que aspira y el perfil con el que debe contar.

4. ¿Cuáles son los principales criterios que utiliza la empresa para decidir qué empleados serán elegidos en un proceso de selección?

La empresa maneja unos criterios para decidir los empleados que serán elegidos en el proceso de selección, de los cuales los más importantes para ellos son las habilidades, conocimientos y competencias que tenga el trabajador.

Se tienen en cuenta las visitas domiciliarias para la medición de riesgos, el medio de transporte que usa, las redes de apoyo que usa, características de la vivienda y aspectos individuales.

5. ¿Quién es el responsable de llevar a cabo el proceso de selección dentro de la empresa?

La persona responsable de llevar a cabo el proceso de selección dentro de la empresa es la psicóloga.

6. ¿Qué formas de contratación utiliza la empresa? Explicar cada una y justificar su utilización.

Termino fijo: Se usa el contrato a término fijo para asegurar estabilidad durante el contrato a la empresa y a los trabajadores, pues el constante cambio de personal en un puesto no siempre es favorable.

Término indefinido: Se usa contrato a término indefinido por la facilidad al querer hacer un despido o renovación de personal para un trabajo en específico.

7. ¿Cómo es el proceso de inducción que se ofrece a los empleados nuevos para familiarizarlos con la empresa?

El proceso de inducción que hace la empresa es básicamente enfocado en el manual de procesos y procedimientos de Unidrogas y lo hace cada líder de proceso. Se le entrega información relacionada a sus obligaciones, derechos y deberes dentro de la empresa.

TEMA 3. SALUD OCUPACIONAL

1. ¿Cómo maneja la empresa todo lo relacionado con seguridad industrial y salud ocupacional?

El departamento de personal cuenta con un manual donde podemos encontrar: manual de presentación personal, manual de seguridad y reglamento de higiene y seguridad industrial.

2. ¿Quién es el responsable de esto en la empresa?

El administrador del personal de la empresa Unidrogas. (Ricardo Suarez).

3. ¿Ha desarrollado la empresa un Panorama de Factores de Riesgos? ¿Cómo lo ha hecho?

Si cuenta con un panorama de riesgos, también se tienen en cuenta las visitas domiciliarias para la medición de riesgos, el medio de transporte que usa, las redes de apoyo que usa, características de la vivienda y aspectos individuales. Este panorama lo ha diseñado de acuerdo al grado de riesgo que corre cada uno de los cargos, que grado de repercusión tiene y como evitar que se presenten.

4. ¿Qué tipos de riesgos se presentan en la empresa?

Los riesgos más comunes son: Físicos, ergonómicos, locativos y mecánicos.

5. ¿Qué acciones realiza la empresa para diagnosticar y prevenir enfermedades de trabajo en sus empleados (Higiene del trabajo)?

En Unidrogas aparte de las actividades cotidianas de higiene, es común encontrar campañas que promuevan el buen manejo de elementos que se encuentran en la empresa los cuales pueden causar efectos secundarios. Con cierta periodicidad la empresa realiza brigadas de salud para conocer el estado general de sus empleados.

6. ¿Qué acciones realiza la empresa para diagnosticar y prevenir accidentes de trabajo (Seguridad del trabajo)?

La empresa Unidrogas S.A. ha implementado un manual, en el cual los trabajadores de la empresa vean los riesgos, prevenciones y consecuencias de los riesgos que cada cargo tiene, y lo que se debe hacer en cada situación.

7. ¿Utiliza la empresa los servicios de la Administradora de Riesgos Profesionales (A.R.P.) a la que está inscrita? Si: _ X_ - No: ___ ¿Cuáles?

Si, debido a que los trabajadores se les realizan el contrato de trabajo como la ley legalmente lo describe. Ellos cuentan con la oportunidad de hacer uso a todos los servicios que ofrece la A.R.P. a la que estén afiliadas.

8. ¿La empresa ha conformado un Comité Paritario de Salud Ocupacional? Si: _X_ No: ___ ¿Cuál ha sido su labor dentro de la empresa?

La empresa no cuenta con un comité especifico, pero el asistente y auxiliar de personal en conjunto con los jefes de cada departamento están pendientes de esta labor.

9. ¿Lleva la empresa estadísticas de accidentalidad? SI _ X__ NO

¿Cuáles indicadores maneja? ¿Para que usa la empresa esta información?

El administrador de personal tiene una lista, indicadores y guías donde realizar estadísticas de accidentalidad para pasarlas a la aseguradora anualmente, debido a que la aseguradora investiga, controla y realiza capacitaciones acerca de estos riesgos; los indicadores son confidenciales y la empresa no los pudo suministrar.

10. Citar ejemplos de accidentes de trabajo presentados y el procedimiento seguido.

La empresa Unidrogas no arrojo información al respecto dado que para ellos este tema es algo confidencial.

Tema 4: Diseño, Análisis y Descripción de cargos, Análisis de competencias

1. ¿Qué proceso sigue la empresa para diseñar nuevos cargos?

La empresa Unidrogas últimamente no ha necesitado diseñar nuevos cargos, en relación a esto la empresa si ha requerido más personal para cargos que existen y se hacen necesarios mayor cantidad de trabajadores.

2. ¿Cuenta la empresa con manuales de funciones o formatos de descripción de los cargos que componen la organización? ¿Qué información se incluye en estos formatos?

Si, la empresa Unidrogas cuenta con un manual de funciones lo que utiliza como instrumento de apoyo para organizar, distribuir actividades y definir funciones de cada puesto, así como la forma que las mismas deberán ser ejecutadas para el logro de los objetivos y metas propuestos por la Empresa (organización). Incluye:

• Descripción del cargo:

• Nombre:

• Naturaleza del cargo:

• Funciones del cargo:

• Requisitos de cargo:

• Capacitación necesaria para asumir el cargo:

3. ¿Cuenta la empresa con manuales de perfil de los cargos que componen la organización?, ¿Qué información se incluye en estos formatos?

La empresa Unidrogas si cuenta con un manual de perfiles, este manual es complementario al manual de funciones. El manual de perfil de los cargos incluye: Perfil del puesto, educación, formación, habilidades, experiencia.

4. ¿Cuál es la metodología a seguir para documentar dichos manuales?

Para la elaboración de los manuales de perfil de los cargos y manuales de funciones se hace un proceso similar al que tiene un proyecto. Este proceso requiere la organización de datos y elementos del proceso de administración, es decir, debe hacerse una planeación. Esta planeación siendo encaminada al recurso humano incluye los siguientes pasos:

• Conocer el problema

• Tener justificación

• Tener un marco de referencia

• Aclarar los objetivos del proyecto

• Saber que metodología utilizar

• Conocer las actividades que se deben hacer

• Utilizar cronogramas para tener orden en el proceso

• Proyectar los costos que acarrea llevarlo a cabo

5. ¿Con qué periodicidad se revisan y actualizan?

En la empresa es importante tener claro todos los ítems nombrados en las preguntas anteriores. Los manuales se elaboran con tiempo de anticipación y con la información recolectada suficiente para hacerlos.

Estos manuales se revisan normalmente cada 2 años, pero son actualizados cuando hay cambios internos en la empresa que ameriten el cambio de procedimientos en las políticas y normas.

6. ¿Qué aplicación se le da a la información contenida en los manuales de funciones?

Con respecto a los manuales de funciones o formatos de descripción de los cargos son usados para los nuevos empleados que adquiere la empresa, estos manuales son entregados en la inducción y son utilizados para el claro conocimiento de la labor que desempeñara cada cargo.

Por otra parte el manual de perfil de los cargos se utiliza en el momento en que se quiere contratar a alguien, es el documento en el que se apoyan para conocer los perfiles que debe tener un trabajador que aspire el cargo.

7. ¿La empresa ha realizado cambios a las funciones de algunos de los puestos de trabajo para ajustarlos al personal que los ocupa (Por ejemplo, aplicación de procesos de enriquecimiento de cargos)? ¿Qué resultados se han obtenido con estos cambios?

La empresa si ha hecho algunos cambios en los cargos para adecuarlos a los requisitos que se necesiten para la realización de una tarea. Estos cambios hacen que la empresa obtenga mejores resultados en cuanto al ahorro de recursos y evitan el exceso de contrataciones innecesarias. De la mano con lo anterior se han visto cambios positivos en cuestiones económicas, pues evitan pagar más empleados haciendo que los que hay contratados se esfuercen un poco más y así reciben beneficios tanto la empresa como los empleados.

8. ¿La empresa ha aplicado procesos de análisis de competencias para los cargos que la componen? ¿Cuál es la aplicación que la empresa ha dado a esta información? (Preferiblemente anexar un ejemplo del formato de análisis de competencias)

Cabe aclarar que la competencia laboral es un proceso mediante el cual la empresa recoge evidencias del desempeño de una persona en tareas específicas. Esta evaluación de competencias puede arrojar información suficiente para decir si una persona es apta o no.

La empresa si ha aplicado procesos de análisis de competencias para los cargos que la componen, cuenta con personal capacitado que hace la evaluación necesaria de actitudes aptitudes que se requieren para cubrir un cargo.

Tema 10: Compensaciones Salariales

1. ¿Cuáles de los siguientes criterios utiliza anualmente la empresa para definir el salario básico de sus empleados?

La empresa UNIDROGAS S.A. Utiliza la estructura salario único por categoría, debido a qué es la manera más efectiva de obtener los salarios por una puntuación en igual categoría mirando sus funciones.

2. ¿Quién maneja la nómina de la empresa, y cómo se gestiona todo este proceso?

El departamento financiero se encarga de manejar la nómina de los empleados y la gestión la realiza el administrador de personal, el coordinador de formación y el gerente.

3. ¿Cómo se asigna el salario para cada cargo y bajo qué criterios se hace?

El salario se asigna según las funciones del cargo mediante los estudios de salarios, métodos de valoración y según los decretos de la oficina de trabajo.

4. ¿La empresa ha definido una estructura salarial para la remuneración de sus empleados? ¿A qué tipo de personal aplica?

La empresa tiene una organización a través de los cargos directivos (los socios y gerentes), estratégicos (los jefes, secretarías de gerencia y cargos altos) y tácticos (servicios generales y los subordinados).

5. ¿Qué tipo de estructura salarial aplica la empresa? ¿Y qué implicaciones ha traído para la empresa este tipo de estructura salarial?

La empresa aplica la estructura de salario único por categoría. Ha tenido problemas para escoger las categorías de cada cargo, debido a que no se evalúan completamente en todos los cargos.

6. ¿Ofrece la empresa planes de incentivos a los empleados? ¿Cómo cuáles?

La empresa ofrece actividades extracurriculares como lo son la fiesta de la creatividad y el día de la familia, paseos y reuniones de integración para que allá sinergia y mejore la armonía en la empresa.

7. ¿La empresa tiene una política de asignación de puntos de incremento salarial por mérito para las diferentes categorías de puestos de trabajo? ¿Cuáles son los siguientes criterios utiliza la empresa dentro de su estructura salarial para definir los incrementos salariales por mérito?

La empresa no aplica este tipo de méritos, debido a que considera como prioridad la calidad y la armonía en la empresa, debido a que pueden presentarse problemas entre los empleados.

8. Para cada programa de incentivos según el tipo de cargos al que está dirigido: ¿Qué implicaciones ha traído para la empresa ofrecer este sistema de incentivos?

Cuenta con actividades extracurriculares como lo son la fiesta de la creatividad y el día de la familia son de sus actividades más importantes. Por el momento no ha traído problemas, por el contrario ha sido un beneficio conjunto para empleados y para la empresa.

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