Analisis De Puestos

ANÁLISIS DE PUESTOS.

DEFINICIÓN:

El análisis de puestos es un proceso en el cual se pueden identificar las tareas que componen el puesto, así como los conocimientos, características, habilidades, experiencia, que debe reunir una persona para que la pueda desempeñar de manera adecuada.

De igual manera, se puede definir el análisis de puestos como el procedimiento de recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de trabajo determinado

Para que el profesional pueda familiarizarse de manera proactiva necesita información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización.

La actividad del departamento de recursos humanos se basa en la información disponible respecto a puestos. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de la organización.

SITUACIONES DONDE SE NECESITA EL ANÁLISIS DE PUESTOS:

En los siguientes casos es de manera indispensable realizar un análisis de puestos:

• Cuando se funda la organización

• Cuando se crea nuevos puestos

• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos

• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa

En estos casos el análisis de puestos puede ser opcional pero aun así debe ser necesario realizarlo.

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos.

• La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales.

• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.

• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.

• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

METODOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS:

Los analistas deben estudiar cada puesto, pero antes de esto se debe considerar la organización y los requerimientos de la misma, como por ejemplo los objetivos a cumplir, las características, los servicios o productos que brindan a la comunidad; se estudia también los informes que generan fuentes como: la misma empresa, otras entidades, informes oficiales, etc.

Después de obtener estos datos se realizan las siguientes actividades:

Identificación de puestos.

La identificación de puesto puede variar si existe una organización pequeña es muy sencillo identificarlos, pero si trata de una empresa grande y con muchas plazas se debería recurrir a la nómina y a los organigramas, o si no a su vez se debe realizar una investigación directa con los profesionales de la organización.

Desarrollo del cuestionario.

El desarrollo del cuestionario tiene como objetivo la identificación de responsabilidades, capacidades, habilidades, niveles de desempeño, y actividades que requiere un puesto específico para su correcto desempeño.

• Identificación y actualización: se procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.

• Deberes y responsabilidades: muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo. Esto proporciona una rápida descripción de las labores. Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.

• Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencia y otros factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Asimismo, permite la planeación de programas de capacitación específica.

• Niveles de desempeño: en el caso de muchas funciones industriales, suelen fijarse niveles mínimos normales y máximos de rendimiento. Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores o los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.

Obtención de datos.

Para la obtención de datos el analista debe determinar la combinación correcta de técnicas, manteniendo en todos los casos bastante flexibilidad. Para la recolección de datos se tiene los siguientes aspectos:

• Entrevistas: el analista visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle información relevante sobre algún puesto. Puede basarse en un cuestionario general, al cual pueden agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas que presente el puesto. Este sistema ofrece máxima confiabilidad, pero tiene un alto costo: suele entrevistarse tanto a personas que desempeñan el puesto como a sus supervisores (que se entrevistan después. A fin de verificar la información proporcionada por el empleado).

• Comités de expertos: aunque igualmente costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto permite un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de importancia vital y es desempeñado por numerosas personas.

• Bitácora del empleado: una verificación del registro de las actividades diarias del empleado, según las consigna él mismo en un cuaderno, ficha o bitácora de actividades diaria, constituye otra alternativa para la obtención de información. La verificación de estas bitácoras no es una alternativa común para obtener información sobre un puesto, porque significan una inversión en términos considerables de tiempo.

• Observación directa: este método resulta lento, costoso y más susceptible de conducir a errores. Es aconsejable dejar este campo al ingeniero de tiempos y movimientos. Salvo casos excepcionales, no es recomendable para el análisis de ningún puesto.

• El método ideal: flexibilidad en los procedimientos y sentido común.

ANÁLISIS DE PUESTOS SEGÚN COMPETENCIAS:

En la gestión de Recursos Humanos de las compañías está sólidamente el concepto de competencias; este concepto nos dice que al momento de realizar una evaluación a nivel general de una persona y su contribución en el puesto de trabajo se toma en cuenta los llamados “FACTORES DIFERENCIADORES DEL ÉXITO”, esto ayudar a observar quien está en mejores condiciones para desarrollar ese puesto con éxito.

Por lo tanto en el análisis de puestos por COMPETENCIAS se resaltan las características personales del individuo como: motivación, valores, rasgos, conceptos de uno mismo, actitudes, valores, conocimiento, capacidades cognoscitivas de conducta, cualquier características que se pueda medir de manera fiable y que muestre diferencias de una manera significativa entre los trabajadores.

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