Comunicación En La Empresa

Comunicación

La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección.

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

De tal manera vista, la comunicación en una empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados. Su importancia es tal, que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben información en una organización.

El ejecutivo, para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.

La comunicación consta de tres elementos básicos:

 Emisor, en donde se origina la información.

 Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.

 Receptor, que recibe y debe entender la información

Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuación de la información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionará su clasificación más sencilla:

 Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Ejemplo: correspondencia, instructivos, manuales, órdenes, etc.

 Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización.

Ejemplo: chismes, comentarios, opiniones, etc.

Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por su carácter no formal puede llegar a influir más que la comunicación formal e, inclusive, ir en contra de ésta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicación formal se apoyen en las redes informales.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

 A Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, viceversa: quejas, reportes, sugestiones, órdenes, instrucciones.

 B. Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes: memoranda, circulares, juntas, etc.

 C. Verbal. Se transmite oralmente.

 D. Escrita. Mediante material escrito o gráfico (cuadro sinóptico 5.3).

Requisitos de la comunicación efectiva

Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:

1. Claridad, La comunicación debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser accesibles para quien va dirigida.

2. Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de los objetivos.

3. Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.

4. Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.

5. Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia.

6. Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar sólo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo.

7. Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

Reglas para el mejoramiento de la comunicación

• La American Management Association se refiere a las siguientes reglas como los "diez mandamientos de la comunicación", y sugiere que deben aplicarse al comunicar y delegar autoridad:

 Aclarar ideas antes de comunicar.

 Determinar y evaluar el verdadero propósito de cada mensaje.

 Considerar el ambiente organizacional e individual.

 Planear las comunicaciones asesorándose con la opinión de otros miembros de la organización.

 Aprovechar la oportunidad para emitir algo de valor, o ayuda, al receptor.

 Seguir y evaluar la comunicación.

 Oportunidad en cuanto a tiempo y lugar.

 Apoyar la comunicación con las acciones propias del emisor.

 Tratar no sólo de ser comprendido sino de comprender; escuchar con empatia.

Barreras en la comunicación

Durante el proceso de comunicación pueden presentarse ciertos obstáculos que la dificultan y que es necesario detectar para evitarlos lograr una comunicación eficiente; a dichos obstáculos se les denomina como barreras de comunicación y se clasifican en: semánticas, físicas, fisiológicas y psicológicas.

Barreras semánticas

La semántica es la parte de la lingüística que se encarga. Estudiar el significado de las palabras; muchas de ellas tienen oficialmente varios significados. El emisor puede emplear las palabras con determinados significados, pero el receptor, por diversos factores, puede interpretarlas de manera distinta o no entenderlas, lo cual influye en una deformación o deficiencia del mensaje.

Barreras físicas

Son las circunstancias que se presentan no en las personas, sino en el medio ambiente y que impiden una buena comunicación: ruidos, iluminación, distancia, falla o deficiencia de los medios que se utilizan para trasmitir un mensaje: teléfono, micrófono, grabadora, inter-fono, televisión, etc.

Barreras fisiológicas

Son las deficiencias que se encuentran algunas personas ya sea del emisor (voz débil, pronunciación defectuosa) o del receptor (sordera, problemas visuales), que son factores frecuentes que entorpecen o deforman la comunicación.

Barreras psicológicas

Representan la situación psicológica particular del emisor o el receptor de la información, ocasionada a veces por agrado o rechazo hacia el receptor o emisor, según sea el caso, o incluso al mensaje que se comunica; la deficiencia o deformación puede deberse también a estados emocionales (temor, odio, tristeza, alegría) o a prejuicios para aprobar o desaprobar lo que se dice; tales situaciones originan que la persona no oiga lo que se le dice, no lea lo que está escrito, no entienda o no crea lo que oye o lee.

Recomendaciones

Entre las diversas medidas que se recomiendan para eliminar las barreras que se interponen al logro de una comunicación eficiente, se pueden citar las siguientes: utilizar un lenguaje sencillo y adecuado al nivel cultural del receptor;

• seleccionar los medios de comunicación que le faciliten al receptor la comprensión del mensaje;

• atender las actitudes y expresiones no verbales, puesto que comúnmente reflejan diversas respuestas acerca del mensaje: comprensión, confusión, rechazo, aceptación, etc.;

• comprobar mediante la retroalimentación que el mensaje ha sido fielmente interpretado por el receptor.

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