Concepto De La Administracion
Enviado por leidyCITAAA • 20 de Septiembre de 2012 • 696 Palabras (3 Páginas) • 323 Visitas
Concepto de la administración documental
Concepto:
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas.
Objetivos:
Partiendo de ese concepto paso a definir los objetivos de la administración Documental.
El objetivo principal de la gestión documental es facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.
Los otros objetivos son:
1- Conservar la memoria corporativa.
De esta manera, las empresas pueden seguir un proceso productivo seguro, sin apartarse de los objetivos establecidos desde el principio de la organización.
2- Contribuir a la toma de decisiones.
Los documentos almacenados se convierten en un material de consulta para decisiones futuras.
3- Incrementar la eficiencia organizacional
La información debidamente almacenada ofrece una ganancia en tiempo de búsqueda que se traduce en una optimización del proceso de trabajo.
4- Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.) son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.
Funciones:
La función principal de la Gestión Documental es dar soluciones prácticas y tecnológicas que garanticen la fiabilidad e integridad, y un acceso seguro a la información. Esta se cumple de la siguiente manera:
1- Preparación de registros e informes.
Establece un código o numeración que facilita la identificación de cada uno de ellos, y que debe ser conocido tanto como el almacenador, como por los posibles usuarios.
2- Archivo de los registros y demás documentación.
Conversión de los
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