Organización Del Departamento De Grupos Y Convenciones

• En un establecimiento de hospedaje

En ciertos hoteles estos actos requieren personal especializado que se encarga de reservar y organizar, todo lo relacionado con la utilización de salones para convenciones y material a subcontratar.

En Hoteles de capacidad alojativa reducida, suele existir una figura profesional denominada Responsable de Grupos y convenciones, que se encarga de la gestión de las reservas de Grupos (puede considerarse como grupo, un mínimo de 6 habitaciones en un Hotel de 50 habitaciones) y de la cotización, seguimiento, venta y organización de los diferentes eventos que se pueden desarrollar en un establecimiento hotelero, pudiendo ser un Congreso, una Convención, un Seminario, un Show Room, etc.

En la mayoría delos casos esta persona suele pertenecer al Departamento Comercial de la empresa, pero existen empresas en las que pertenecen al Departamento de Recepción ya que la venta del evento la realizan Ejecutivos de Ventas. En este caso el Responsable de Grupos y Convenciones, se encarga de la organización del evento una vez la venta está cerrada.

El objetivo del Departamento de Grupos y Convenciones esapoyar a las empresas en la planeación y desarrollo de sus viajes, los cuales tienen como finalidad lograr un mejor desempeño de su personal en distintas áreas como productividad, planeación, capacitación, ventas, calidad, etc. Asimismo, el Departamento de Grupos y Convenciones cuenta con una gran experiencia en la organización de Juntas de Trabajo, Congresos, Conferencias y Convenciones.

- Organigrama

- Relación con otros departamentos

El departamento de grupos y convenciones dentro de un hotel es muy importante y su relación con cada uno de los demás departamentos es más compleja de lo que parece.

Recepción

El departamento de recepción es la tarjeta de presentación del hotel. Tiene gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, bien sea de una forma personal a su llegada, bien a través de cualquier medio de comunicación, teléfono, télex, fax, carta, etc., si hace reserva antes de su llegada.

Ventas

Es la responsabilidad más importante del Dpto. de ventas de cualquier hotel. En ciertas áreas como las de ventas a grupos de convenciones, las reservaciones se hacen de dos a cinco años antes. En otras, como suceden con las ventas de las agencias de viajes y las ventas de banquetes, el periodo puede ser más corto, pero aun así se reservan con mucha anticipación a la fecha real. Puesto que las metas de largo alcance son extremadamente importantes, es vital una plantación correcta para alcanzarlas.

• En un centro de convenciones

Producción

El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen como objetivo principal la preparación de los recursos y equipos que componen el evento.

Montaje

Disposición del equipo y los recursos técnicos y humanos que se utilizaran en el lugar donde se realizará el evento.

Ejecución

Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas

Desmontaje

Orden del equipo para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados en el evento.

Evaluación de resultados

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones. La Evaluación de resultados es una de las partes más importante del postevento. Conocer si se han cumplido, como mínimo, los objetivos previstos y el rendimiento producido con ellos. Para ello utilizamos el ROI o Return On Investment (ROI).

Post-evento

Recopilación de todas las acciones realizadas en el evento. Seguimiento que ayudan a la evaluación del mismo. En esta fase se incluirá la documentación gráfica del mismo; Fotografías, montajes de videos, clipping de prensa, seguimientos 2.0, etc...

• Como el departamento de banquetes en hoteles de categorías menores

Banquetes o Catering, este departamento se ocupa de la preparación y servicio de alimentos y bebidas en salones de banquetes así como de toda la logística de los eventos. Entendiendo por evento desde un servicio de café (coffee break) hasta una cena de gala, desayunos, cocteles, reuniones de trabajo, desfiles de modas, etc… A cargo de este departamento generalmente está una Directora de Banquetes quien se ocupa de cuestiones administrativas como presupuestos y en ocasiones de algunas cuentas clave para el hotel. A su cargo tendrá una serie de Gerentes o Ejecutivas de Banquetes encargadas de la venta, organización, supervisión y cobro de un evento. Para evitar que el cliente trate con personas distintas en cada ocasión, se acostumbra dividirse

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