Remuneraciones periodicas. SISTEMAS DE NOMINA

SISTEMAS DE NOMINA

1.- Definiciones

1.1. Sistema: Fernández (2006), señala que un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común. La mayoría de los sistemas pueden representarse a través de un modelo formado por cinco bloques básicos, siendo estos: elementos de entrada; elementos de salida; sección de procesamiento y transformación; mecanismos de control, y objetivos. En tal sentido la información accede al sistema a través de los elementos de entrada para ser modificados en la sección de transformación, mediante los parámetros del mecanismo de control, con el fin de lograr los objetivos propuestos, y posteriormente pasa al módulo de salida, donde es requerido por los usuarios para la toma de decisiones.

Objetivos

Mecanismo de control

Entradas Transformación Salidas

Figura 1 Modelo General de Sistema

1.2 Sistema de Información: en opinión de Colomina (1998), citado por Mendoza y Pérez ( 2006) consiste en el conjunto organizado de elementos dirigidos a recoger, procesar, almacenar y distribuir la información de manera que pueda ser utilizado por los usuarios adecuados de modo que desempeñen sus actividades de manera eficaz y eficiente.

1.3 Sistemas de Nomina

Para Colín (2011) se denomina nomina al documento en el que se consignan los días trabajados y los sueldos percibidos por los trabajadores, y se asientan los demás conceptos de percepción o deducción para cada uno de ellos en un periodo determinado.

Por su parte Silva (2001) citado por Chirinos y Verges (2005) señalan que la nomina de pago es un listado donde se relacionan todas las percepciones (salariales y no-salariales), así como las deducciones que la empresa hace a cada uno de sus trabajadores en cierta unidad de tiempo (semanal, quincenal, mensual, o esporádica) con base a principios administrativos pre-establecidos, convenios contractuales y normativa legal, que regulan las condiciones laborales, contribuciones fiscales y la seguridad social.

Sistema de Nomina: Conjunto organizado de elementos dirigidos a captar, procesar, almacenar y distribuir entre los usuarios información concerniente a las asignaciones y deducciones que registran los trabajadores en periodos específicos, bajo normas internas y legales previamente establecidas.

2.- Componentes del Sistema de Nominas

En opinión de Fernández (2006), los elementos que conforman un sistema de información son: Datos, Personas, Tecnologías de Información y Comunicación y las Técnicas de trabajo. A los efectos de la nomina estos elementos se desarrollan en los siguientes términos:

2.1.- Datos:

Es todo aquello (número, texto, imagen, voz) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye:

Números, consiste en datos, constantes, factores o cocientes que permiten determinar algún pago o deducción, por ejemplo 4% del SSO, factor mínimo para determinar el salario integral diario = (0,0375 x el salario percibido en el mes), el salario básico mensual asignado a un trabajador, número de días o bono vacacional que paga una empresa, códigos y conceptos propios de un sistema de nominas, entre otros.

Textos, representan todas las comunicaciones escritas que alimentan un proceso de nomina, tales como: punto de cuenta de ingreso de un trabajador, carta de renuncia o despido, hojas tiempo (formato en el cual se registran las actividades de un trabajador, tales como sobretiempo, ausencias, trabajos en días feriados, otros.

Imágenes: los ejemplos comúnmente de este tipo de datos están soportados en fotos del trabajador, logos de la empresa, y escaneo de títulos o documentos que necesariamente llevan firmas y sellos que se almacenan en el sistema de nomina de la empresa.

Voz: típicamente utilizado en empresas pequeñas consiste en las órdenes verbales que dan los superiores jerárquicos para modificar o ejecutar algún proceso de la nomina.

2.2.- Personas:

El precitado autor señala que las personas son gente que introduce, procesa y/o utiliza la información del sistema. En el caso específico de un Sistema de Nomina, las personas están representadas por Usuarios, que pueden ser personas naturales, o personas jurídicas tales como unidades administrativas o instituciones, y estas a su vez se clasifican en dos grandes grupos: Usuarios Internos y Usuarios Externos.

Usuarios internos: están constituidos en primer término por los trabajadores, quienes aportan datos personales tales como: edad, estado civil, profesión, y carga familiar entre otros datos de interés, y reciben del sistema de nómina información referida, tiempo trabajado, concepto y cantidades a cobrar y/o descontar de sus ingresos.

En un segundo término de usuarios internos se encuentran las unidades administrativas, entre ellas se encuentran en primer lugar El departamento de Recursos Humanos, ya que la función de nóminas es una actividad propia de la gestión de personal, y el sistema no se dedica exclusivamente a registro de los pagos, comúnmente los programas de nóminas procesan, almacenan y distribuyen información relacionada con la planificación e ingreso de personas, su capacitación, evaluación del desempeño, entre otras actividades afines a la administración de recursos humanos.

Existen otros usuarios internos están representados en: El departamento de Contabilidad, que registra y clasifica tanto para el estado de resultados los gastos por concepto de pagos al personal para un periodo especifico, como para el balance general en los tópicos referidos a “pasivos laborales” ya que todas las transacciones generadas, en la nómina tiene una contraprestación monetaria, igualmente está el departamento de administración y finanzas, que necesita la información para programar y desembolsar flujos financieros. Otros usuarios internos que requieren parte de la información generada por un sistema de nómina pueden ser: los sindicatos, y las cajas de ahorros entre otros.

Usuarios externos: Los sistemas de nómina no solo generan información para las personas y unidades administrativas dentro de la empresa, existen organismos tanto públicos como privados, que requieren para sus operaciones normales los resultados totales o parciales de la información emana del sistema de nómina, tal es el caso de Instituciones como el IVSS, INCES y el BANAVIH que requiere datos de los aportes de “contribuciones sociales” tanto del trabajador como de la empresa para hacer sus facturaciones y auditorías; la Inspectoría del Trabajo, y el Banco Central de Venezuela para elaborar las estadísticas de ocupación y producción sectorial, los

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