Todo Lo Que Debes Saber De Estatutos De Organización

¿QUÉ SON LOS ESTATUTOS?

Los estatutos son las normas escritas por las que se rigen los asuntos internos de una organización. Los estatutos suelen definir cosas como el nombre o denominación oficial del grupo, su propósito, los requisitos para ser miembro, los cargos y responsabilidades de los encargados, cómo se asignan las funciones, cómo se dirigen las reuniones y con cuánta frecuencia deben realizarse.

Los estatutos también dictaminan la forma en que debe funcionar el grupo, así como las funciones y responsabilidades de sus encargados. Son esenciales para ayudar a la organización a definir su propósito y los detalles prácticos sobre cómo realizar sus actividades. Los estatutos funcionan como normas legales de la organización, y la organización podría tener que responder ante un tribunal por las acciones que supongan una violación de ellos. Para las organizaciones sin fines de lucro, por lo menos, los estatutos a menudo tienen que registrarse en la Secretaria de Estado (esto pudiera ser diferente en cada país) del estado en que están inscritas o registradas.

A veces los estatutos se llaman equivocadamente procedimientos de funcionamiento estándar o políticas y procedimientos, pero en realidad ésas son cosas distintas, ya que suelen regular las actividades cotidianas y no tienen la autoridad de una ley, cosa que sí poseen los estatutos.

¿POR QUÉ UNA ORGANIZACIÓN DEBIERA TENER ESTATUTOS?

Tener estatutos puede ser útil para casi cualquier tipo de organización, independiente de su tamaño o propósito. Determinar exactamente cómo va a funcionar la organización y ponerlo por escrito puede ayudar a que las cosas discurran sin obstáculos, a proveer las respuestas a situaciones difíciles (como qué hacer con un funcionario difícil), a ahorrar mucho tiempo y discusiones, a definir la misión o estructura de la organización para que ésta tenga una correspondencia directa con dicha misión.

Tener estatutos es necesario si la organización quiere solicitar la categoría de sin fines de lucro.

Tener estatutos también ayuda a mantener la organización centrada en el fin previsto, definiendo específicamente cuál es ese fin.

¿CUÁNDO REDACTAR LOS ESTATUTOS?

Si la organización todavía no tiene estatutos, cualquier momento puede ser bueno para redactarlos, pero hay una serie de situaciones específicas en las que se debería considerar hacerlo:

• Cuando la organización está empezando.

• Cuando se necesita aclarar cómo se elegirá a los dirigentes, el propósito de la organización u asuntos básicos relativos a la operación del grupo.

• Cuando la organización está pasando por un gran cambio relacionado con su propósito o la forma en que dirige sus actividades.

• Cuando se desea solicitar la categoría de sin fines de lucro.

¿CÓMO REDACTAR LOS ESTATUTOS?

Antes de comenzar, se debe pensar un poco si realmente se necesitan los estatutos y cuál sería su utilidad para la organización. Para las organizaciones sin fines de lucro, los estatutos son en realidad un documento legal que la organización tiene la responsabilidad de cumplir. Para las organizaciones que prestan servicios directos, los estatutos no se aplican a la organización como un todo; en lugar de esto, pueden definir las facultades de la junta directiva en contraposición a las del presidente. Las ciudades funcionan de la misma forma: hay estatutos que especifican lo que puede o no hacer la gente (igual que las leyes estatales), pero los distintos consejos o juntas directivas con frecuencia tienen sus propios estatutos. Por tanto, es necesario tomarse un tiempo para pensar para qué serán los estatutos: ¿para la junta directiva? ¿Para regular el funcionamiento de la organización en su conjunto? Una vez que se tenga una buena idea del propósito de los estatutos, se puede proceder a redactarlos.

• Vea ejemplos de estatutos de organizaciones similares como referencia.

Ver la forma en que otros grupos han redactado sus estatutos puede ser de gran utilidad. Conseguir ejemplos de varios grupos distintos proveerá un amplio rango de estilos e ideas. Sin embargo, no se debe copiar los estatutos de otro grupo y ponerles el nombre de la nueva organización. Los estatutos de otros grupos sólo deberían servir como un buen punto de arranque.

• Decida quién y cómo se redactarán y aprobarán los estatutos.

¿Será la junta directiva, sus funcionarios, su comisión de iniciativas o alguna combinación de los grupos anteriores? ¿Se aprobarán partes de los estatutos por consenso o cada parte deberá ser aprobada de forma independiente? Antes de comenzar, debe saberse cómo se van a tomar estas decisiones y después escoger una persona que estará a cargo de redactar el primer borrador y de hacer cambios adicionales. Si los estatutos van a ser largos o muy complejos, se puede dividir la tarea de redacción, haciendo que dos o más personas estén a cargo de secciones particulares.

• Redacte un primer borrador de los estatutos.

El grupo que apruebe los estatutos debería reunirse al menos una vez para acordar las directrices básicas antes de que la persona o personas encargadas empiecen a redactarlos. Dependiendo de cuánto se sepa sobre cómo va a operar la organización, el primer borrador puede ser fácil de completar para una persona sola o puede requerir reuniones de grupo para trabajar en conjunto. Éste no es el momento de meterse en largas discusiones sobre los detalles de los estatutos; en vez de ello, debería reunirse la suficiente información ya acordada para que el escritor redacte el primer borrador y dejar los pormenores para un debate posterior.

Cuando se redacte el primer borrador, se notará que resulta mucho más fácil rellenar la información escrita previamente en un esquema de los estatutos generales (como el que se incluye en la sección de Herramientas, al final de esta sección) que redactarlos desde cero. Se puede dejar espacios en blanco para asuntos sobre los que todavía no se está seguro; ésos se pueden rellenar cuando se vuelva a reunir el grupo.

A continuación presentamos una lista que suele aparecer en los estatutos. Se puede decidir modificarla para ajustarla a los propósitos de la organización particular, pero no se debe olvidar que los estatutos no tienen que estar redactados en este orden ni deben incluir todos estos componentes. Se puede decidir incorporar componentes de cosecha propia.

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