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LA CARTA COMERCIAL

La Carta Comercial, es la habilidad para redactar comunicaciones comerciales, respetando las normas básicas de la redacción porque está en juego la imagen de la empresa.

La correcta redacción de las cartas comerciales es debido a la preparación exhaustiva de las cartas o en otros casos la elaboración de formatos ya establecidos por la misma empresa

Existen varios tipos de cartas comerciales, en las que se estudiarán las siguientes:

1. Carta de pedido

2. Carta de pago

3. Carta de cobro

4. Carta de solicitud

A. CARTA DE PEDIDO

El objetivo básico de una carta de pedido es constituirse en testimonio escrito de un compromiso aceptado por las dos partes en una operación de compra y venta.

Aunque en la actualidad gran cantidad de transacciones comerciales se realizan por correo electrónico, aunque el valor comercial que se dio a la carta prevalece en caso de pedidos locales.

Cuando la importancia del pedido así lo exige, se prefiere la formalidad de una carta, en la cual se establecen y aceptan los términos de cotización.

Los datos esenciales de una carta de pedido son

1. Numero de pedido: importante para su seguimiento y referencia.

2. Numero de catalogo: facilita la identificación del articulo escogido

3. Descripción de los artículos o servicios: cantidad, articulo, referencia, marca, precio unitario, código, tamaño, color, material, peso, acabado (hay que especificar con toda claridad para facilitar la atención y puntualidad de su tramitación).

4. Especificar la forma de pago: contado o crédito.

5. Especificar el método de entrega: de no haber un método preestablecido de entrega, es preciso estipular la condición específica; aérea, marítima, fluvial o terrestre.

6. Detallar la fecha de entrega, así como la coordinación de la hora de entrega.

7. La dirección de entrega y el nombre de la persona que lo recibirá.

La carta de pedido se puede realizar a partir de dos vías

A. Pedidos correo electrónico

En la oficina moderna, los adelantos tecnológicos han convertido en una costumbre comercial el hacer pedidos por correo electrónico, según estadísticas cada día sube mas la compre a través de la redes de comunicación.

B. Orden de compra

Consiste en un formato impreso que el comprador llena en el momento de concretar una compra. Este documento describe la mercancía y las condiciones en que se compra, los datos ya mencionados para la carta de pedido.

Planteamiento de la carta de pedido

1. Formato Carta de pedido Borrado mejorado

Carta de pedido por correo electrónico

B. CARTA DE PAGO

Una carta de pago es aquella que acompaña o anuncia el envió de dinero. El envió se puede hacer mediante cheque, giro bancario, un pagare, una carta de crédito, consignación o deposito de fondos en cuenta corriente, un endoso de factura y un traslado de cuenta, entre otras modalidades.

Esta comunicación debe de ser breve, exacta y especifica, en relación con los datos y la forma de aplicar el envió de dinero. Uno o dos párrafos serán suficientes para este propósito.

Planteamiento de una carta de pago

Borrador mejorado de una carta de pago

Mensaje electrónico

Respuesta a la Carta de pago

La costumbre comercial de agradecer una carta tiene mayor razón cuando se recibe una carta con un cheque u otra forma de pago.

El objetivo de una carta en respuesta a un pago es doble: agradecer el pago y mantener la buena voluntad.

Por ello , sus características son básicamente tres: cordial, breve y específica.

Borrador mejorado “Respuesta a la Carta de pago”

Borrador de mensaje electrónico “Respuesta a la Carta de pago”

C. CARTA DE COBRO

Un departamento de cobro eficiente es el complemento ideal de un sistema de crédito bien organizado.

Para contrarrestar esta constante amenazas, las empresas se ven obligadas a acudir a las compañías aseguradoras para proteger el importe de sus cuentas por cobrar.

Para lograr una eficiente relación entre crédito otorgado y cobro, se recomienda una política basada en:

- Manejo técnico de crédito

- Liberación controlada en los términos de crédito

- Programación estricta del proceso de cobro.

La carta de cobro: en la redacción comercial, el cobro es una etapa cuyo objetivo es obtener el pago de cuentas vencidas, mas sin embargo tiene doble función:

1. Cobrar una cuenta vencida

2. Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o deudor.

**debido

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