ADMINISTRACION DE VENTAS CREDITOS Y COBRANZAS

La integración consiste en obtener y coordinar los elementos materiales y humanos que la organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de la empresa.

La responsabilidad en el manejo de la fuerza de ventas consiste en:

• Selección

• Entrenamiento

• Supervisión

• Evaluación

• Disciplina

Fuentes de reclutamiento.

Las fuentes de reclutamiento pueden ser internas como externas

• Fuentes internas: son las obtenidas dentro de la organización

• Fuentes externas: son las originadas fuera de la organización como por ejemplo: Anuncios prensa, recomendaciones etc.

Para hacer selección de personal, los medios de reclutamiento son:

• Avisos clasificados

• Anuncios desplegados

• Agencias de colocaciones

• Agencias de reclutamiento de ejecutivos (head hunters)

• Bolsas de trabajo

• Asociaciones de hombres de negocios

• Organizaciones de servicios sociales

• Clientes

• Conocidos

• Oficinas gubernamentales de colocaciones

• Otras organizaciones (universidades, institutos, etc.)

Evaluación de los candidatos

Se utiliza una evaluación que permite posteriormente comparar a los distintos candidatos para seleccionar el más adecuado.

Técnicas de evaluación del candidato

Pruebas psicológicas Deben ser:

• Estandarizadas: La estandarización consiste en la determinación estadística de los mínimos y máximos para el grupo concreto de personas a quienes habrá de aplicarse, ya que ese grupo puede no ser igual a otros grupos de otra región, nacionalidad, nivel cultural, etc.

• Confiables: La confiabilidad debe garantizar que el test siempre mide de una manera consistente el área interesada.

• Válidos: La validez se refiere a la comprobación de su utilidad en la práctica; es decir, si se mide lo que se tenía pensado medir

• términos de otra persona y comprenderlas.

Introducción de personal.

Es también llamada inducción.

El jefe de personal de la empresa lleva a cabo:

• Firma del contrato

• Explicación del reglamento interno de trabajo

• Presentación a los trabajadores y a su jefe inmediato

Inducción en las funciones de ventas, a cargo del jefe inmediato superior, quien le proporciona:

• Listas de clientes

• Características de productos

• Gráficas de ventas

• Políticas de ventas

• Funciones específica

Por qué capacitar?

• Reduce la rotación de personal

• Mejores relaciones con los clientes

• Mejor moral

• Control del trato de vendedores a clientes

• Mayores ventas

Determinación de las necesidades de capacitación

• Revisión de objetivos de ventas: énfasis en ciertos productos, clientes y relaciones con los clientes (ejemplo IBM cambió sus especialistas en producto a especialistas en clientes).

• Observación y encuesta a la fuerza de ventas

• Información del cliente

• Registros de la empresa

• Objetivos de la Capacitación

• Productividad: Las actividades de capacitación de desarrollo no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos sino también a los trabajadores con experiencia. La instrucción puede ayudarle a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeño en sus asignaciones laborales actuales.

• Calidad: los programas de capacitación y desarrollo apropiadamente diseñados e implantados también contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos y cuando tienen los conocimientos y habilidades laborales necesarios son menos propensas a cometer errores costosos en el trabajo.

• Planeación de los Recursos Humanos: la capacitación y desarrollo del empleado puede ayudar a la compañía y a sus necesidades futuras de personal.

• Prestaciones indirectas: Muchos trabajadores, especialmente los gerentes consideran que las oportunidades educativas son parte del paquete total de remuneraciones del empleado. Esperan que la compañía pague los programes que aumenten los conocimientos y habilidades necesarias.

• Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad física de un empleado suelen estar directamente relacionados con los esfuerzos de capacitación y desarrollo de una organización. La capacitación adecuada puede ayudar a prevenir accidentes industriales, mientras que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte del empleado.

• Prevención de la Obsolescencia: Los esfuerzos continuos de capacitación del empleado son necesarios para mantener actualizados a los trabajadores de los avances actuales en sus campos laborares respectivos.

• Desarrollo Personal: No todos de los beneficios de capacitación se reflejan en esta misma. En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativos, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, una mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia, un repertorio más grande de habilidades y otras consideraciones, son indicativas del mayor desarrollo personal.

Vendedor Profesional

El vendedor profesional como persona y profesional.

 El vendedor profesional es una persona plenamente formada, con más años de formación que algunas de las personas que estudian carreras universitarias.

 El vendedor profesional es una persona culta puesto que necesita dominar el lenguaje para persuadir a clientes de todos los perfiles socioeconómicos y educacionales.

 El vendedor profesional es una persona más trabajadora y persistente que la media, con muchas horas de dedicación a la actividad y una gran disciplina horaria, necesaria para conseguir sus objetivos

 El vendedor profesional es un buen comunicador, domina las técnicas y ha desarrollado un carácter amable, educado y extrovertido. Es una persona con la que da gusto mantener una conversación.

El vendedor profesional es una persona con vocación de servicio. Su profesión le ha desarrollado esta cualidad y esto lo convierte en una persona capaz de echar una mano a quien lo necesita.

 El vendedor profesional es un verdadero “empresario”, dueño de su tiempo y de su actividad. Esto tiene varias ventajas evidentes. Por un lado, para la sociedad, el vendedor profesional participa normalmente en sus propios ingresos, lo que libera de cargas a empresas y a Estado. En muchos casos, los vendedores son autónomos y, por tanto, contribuyen a aligerar las cifras de desempleo.

 Estrategias de relaciones y técnicas de acercamiento con los clientes

 Capacidad de venta: El trabajo de todo vendedor es vender, no es informar. Vender e informar al público son cosas diferentes que requieren aptitudes y sobre todo actitudes muy distintas. Eso es algo que, con frecuencia olvidan aquellos que seleccionan, Tú no cometas ese error. El vendedor debe implicarse en cada entrevista de ventas y ser capaz de proponer la compra sin dudar, el "Informador" expone "hechos" y deja que el cliente decida. Esta diferencia es vital y es la que distingue entre el buen vendedor y el mal vendedor

 Que es un vendedor?

 Un vendedor es aquella persona que tiene encomendada la venta de los productos o servicios de una compañía. Según el sector o la cultura de la compañía, puede recibir diferentes nombres: agente comercial, representante, ejecutivo de cuenta, ejecutivo de ventas, etc. La persona que vende productos en un comercio recibe el nombre de dependiente y no es objeto de este artículo.

Perfil de puesto.

Un perfil de puesto es un registro completo de lo que se exige a un trabajador en el desempeño de su trabajo.

La descripción debe contener:

• Identificación del puesto, nombre

• Ubicación dentro de la estructura organizativa

• Definición del puesto (función básica o genérica)

• Funciones principales (responsabilidades o deberes)

• Autoridad (puestos subordinados, facultad para aprobar o decidir sobre algún asunto, relaciones de línea, consultoría o asesoría)

• Relaciones de coordinación con otros departamentos o puestos dentro y fuera de la empresa

• Requisitos del puesto o competencias

• Empatía

• La empatía es la habilidad psicológica de comprender al interlocutor para tratarlo como a él le gustaría

Objetivos de la capacitación

• Productividad: Las actividades de capacitación de desarrollo no solo deberían aplicarse a los empleados nuevos sino también a los trabajadores con experiencia. La instrucción puede ayudarle a los empleados a incrementar su rendimiento y desempeño en sus asignaciones laborales actuales.

• Calidad: los programas de capacitación y desarrollo apropiadamente diseñados e implantados también contribuyen a elevar la calidad de la producción de la fuerza de trabajo. Cuando los trabajadores están mejor informados acerca de los deberes y responsabilidades de sus trabajos y cuando tienen los conocimientos y habilidades laborales necesarios son menos propensas a cometer errores costosos en el trabajo.

• Planeación de los Recursos Humanos: la capacitación y desarrollo del empleado puede ayudar a la compañía y a sus necesidades futuras de personal.

• Prestaciones indirectas: Muchos trabajadores, especialmente los gerentes consideran que las oportunidades educativas son parte del paquete total de remuneraciones del empleado. Esperan que la compañía pague los programes que aumenten los conocimientos y habilidades necesarias.

• Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad física de un empleado suelen estar directamente relacionados con los esfuerzos de capacitación y desarrollo de una organización. La capacitación adecuada puede ayudar a prevenir accidentes industriales, mientras que en un ambiente laboral seguro puede conducir actividades más estables por parte del empleado.

• Prevención de la Obsolescencia: Los esfuerzos continuos de capacitación del empleado son necesarios para mantener actualizados a los trabajadores de los avances actuales en sus campos laborares respectivos. La Obsolescencia del empleado puede definirse como la discrepancia existente entre la destreza de un trabajador y la exigencia de su trabajo. Puede controlarse mediante una atención constante al pronóstico de las necesidades de recursos humanos, el control de cambios tecnológicos y la adaptación de los individuos a las oportunidades así como los peligros del cambio tecnológico.

• Desarrollo Personal: No todos de los beneficios de capacitación se reflejan en esta misma. En el ámbito personal los empleados también se benefician de los programas de desarrollo administrativos, les dan a los participantes una gama más amplia de conocimientos, una mayor sensación de competencia y un sentido de conciencia, un repertorio más grande de habilidades y otras consideraciones, son indicativas del mayor desarrollo personal.

Estructura de la fuerza de ventas:

La estrategia implica la estructuración de la fuerza de ventas para que tenga eficacia máxima en el mercado. Estas pueden ser:

• Por territorio: a cada representante de ventas se le asigna un territorio exclusivo en el que representa la línea completa de la firma.

• Por productos: el representante debe conocer sus productos. Está garantizada cuando los productos son numerosos, técnicamente complejos o sin mucha relación.

• Por clientes: la ventaja es que la fuerza de ventas con el tiempo llega a conocer perfectamente las necesidades de cada cliente.

• Compleja: cuando una compañía vende una amplia variedad de productos a diversos clientes en un área geográfica amplia, a menudo combina varios tipos de estructura de la fuerza de ventas. Un representante de ventas puede entonces ser responsable ante uno o más gerentes de línea o de apoyo.

Bases de evaluación cualitativas: Algunos factores que se toman en cuenta en este tipo de evaluación, son:

 Conocimiento de la empresa, los productos, los clientes y la competencia.

 Nivel de preparación de las visitas.

 Administración del tiempo.

 Calidad de los informes.

 Relaciones con los clientes.

 Apariencia personal.

Compensación de la Fuerza de Ventas:

Si se quiere mantener a la fuerza de ventas o atraer a los vendedores de la competencia, una empresa debe contar con un plan de compensación atractivo.

Para ello, existen diversos métodos para compensar a la fuerza de ventas. Los más empleados, son los siguientes:

• El salario o sueldo fijo: Es un pago único por un periodo durante el cual trabaja el vendedor y supone unos ingresos estables para él. Este método es necesario cuando la empresa requiere que el vendedor preste algún tipo de servicio pre y post venta o cuando la venta del producto requiere de un periodo prolongado de negociación.

• La comisión: Es un pago vinculado a una unidad específica de éxito. Consiste en un porcentaje del precio de cada producto que se vende y cobra, por ejemplo, el 10% del total vendido y cobrado en valores (si el vendedor logra ventas de 10.000 U$D, recibe 1.000 U$D de comisión).

• Incentivos económicos: Por lo general, consisten en determinados montos de dinero que el vendedor recibe cuando logra el objetivo de ventas propuesto por la empresa, por ejemplo, 500.- U$D por lograr el 100% del presupuesto de ventas.

• Compensaciones combinadas: Consisten en combinar, por ejemplo, un salario o sueldo fijo más comisiones y/o incentivos.

• Compensación monetaria indirecta: Consiste en compensaciones del tipo: Vacaciones pagadas, cursos de especialización pagadas en el exterior, etc.

Supervisión de la Fuerza de Ventas:

La supervisión es un medio de capacitación continua y un mecanismo de dirección, motivación y monitoreo de las actividades que realiza la fuerza de ventas en el mercado.

Sin embargo, una pregunta que debe responder asertivamente el gerente de ventas, es: Cuánto debe supervisar. Si supervisa mucho, puede limitar, sofocar e incluso causar estrés al vendedor (lo que repercute negativamente en los resultados). Pero, si deja muy libre a la fuerza de ventas puede ocasionar una disminución en los niveles de calidad de cada entrevista y de los servicios al cliente (consecuencia de una falta adecuada de dirección). Para solucionar ésta interrogante, existe una pauta general y que está relacionada con el método de compensación, por ejemplo: Si los ingresos de los representantes de ventas están basados en comisiones, la supervisión es menor; pero, si reciben salario y deben cubrir cuentas definidas, la supervisión es mayor.

La responsabilidad consiste en dar cuenta de la conducta o cumplimiento de las obligaciones a alguna persona investida de autoridad. Cuando esta se delega, la persona que la acepta es también responsable ante su superior del cumplimiento de determinados deberes o decisiones en el ejercicio de sus facultades delegadas, una falla muy común en las organizaciones comerciales es no explicar claramente las responsabilidades de los ejecutivos de ventas, para que conozcan bien sus obligaciones. Deben utilizarse sus descripciones del empleo para informarles de sus deberes y responsabilidades. Ningún miembro de una organización de ventas debe ser responsable ante más de una persona, a no ser que ostente dos cargos distintos.

Relaciones humanas y su naturaleza

Aspectos a tener en consideración

• Discreta disciplina

• Buenas condiciones de trabajo

• Lealtad personal hacia los vendedores

• Promoción y porvenir en la empresa

• Trabajo interesante

• Buenos salarios

• Estabilidad en el empleo

• Ayuda en los problemas personales

• Sensibilidad

• Apreciación de la tarea Rating cliente Rating empleado Característica

Incentivos no financieros

Los vendedores buscan:

• Realizaciones

• Objetivos definidos

• Buenas condiciones de trabajo

• Reconocimiento

• Seguridad y estabilidad

• Respeto de sí mismo

• Sentimiento de estar integrado

Rol que desempeña la moral

Se trata del deber moral, interior, libre, que define el proceder humano consciente. El diálogo moral se establece con las otras personas, la comunidad, la naturaleza, lo trascendente. Ante ellos respondemos éticamente. Toda acción humana es de una o de otra manera una respuesta en este diálogo.

El hombre nace con esta ley interior y la desarrolla al crecer en dependencia afectuosa de sus progenitores, al vivir la necesidad constante de dar y recibir, al compartir la sobreabundancia de la naturaleza, al verse rodeado de misterio, al desear saber siempre más, al apasionarse por la verdad.

Funciones de la administración de ventas

Toda empresa comercial dedica un sector de la misma a que se dedique a la administración de ventas, y precisamente esta actividad de la administración es llevada a cabo por el departamento de ventas de dicha entidad empresarial.

La función de la administración de ventas es llevar a cabo la planeación, ejecución y control de todas aquellas actividades relacionadas con las ventas

Las funciones administrativas de los ejecutivos de ventas son las siguientes:

• Formulación de normas de ventas

• Facturación de pedidos, análisis de la competencia

• Aprobación de asignaciones y presupuestos

• Control de costos, diseño de la organización de ventas

• Establecimiento de controles en la organización

• Valoración de actuaciones

• Planeamiento de comisiones por ventas

• Búsqueda de nuevos mercados

• Atención a los perfeccionamientos del producto

• Coordinación de las actividades de los miembros del departamento de ventas con los de otros departamentos de la empresa y la gerencia general

• Delegación de autoridad, asignación de responsabilidades

• Supervisión de los agentes de ventas, contacto con los mayoristas, minoristas y relaciones con los vendedores al por menor.

• ¿Qué debemos saber de los clientes?

• El consumidor de hoy tiene un comportamiento altamente paradójico:

• • Se queja de la excesiva oferta, pero exige siempre novedades y variedad.

• • Quiere soluciones simples que le sean conocidas, pero demanda que le ofrezcan opciones personalizadas y a su medida.

• • Busca siempre buenos negocios y precios, pero exige sentir una experiencia nueva y agradable cada vez que gasta sus ingresos

• Análisis del producto

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• El desarrollo e investigación del producto se lleva a cabo tanto en el mercado como en el interior de la empresa. Se observa a los compradores para conocer sus opiniones acerca de las distintas modalidades del producto, el resultado de esa observación es objeto de investigaciones personales.

• Por ejemplo, se les formula a un grupo de consumidores las siguiente preguntas relativas a un sillón elaborado por un productor de muebles ¿Qué es lo qué más le gusta de este sillón? ¿Le satisface el color? ¿Estaría más cómodo si el asiento fuese más alto o más bajo? ¿Le parecería mejor que el asiento fuese más blando, más duro, o está bien así? ¿Cambian usted el ángulo del respaldo? ¿Le satisface el material utilizado par tapizarlo? ¿Cómo combina este sillón con el resto de su mobiliario?

• Las opiniones de los consumidores también se conocen a través de agentes de ventas, de los hombres de servicio, de los proveedores y de los distribuidores, que continuamente están en contacto con los compradores, escuchan sus comentarios espontáneos acerca de la línea, calidad, envase y otras características del producto.

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