AGENDA EJECUTIVA

AGENDA EJECUTIVA

Es un punto de encuentro que reúne a los Presidentes y Directores de las empresas líderes en nuestra comunidad, en el que se presentan y discuten recomendaciones concretas bajo un enfoque multidisciplinario que los ejecutivos deben considerar en su agenda directiva del año para mejorar el desempeño de sus empresas. Estas recomendaciones giran en relación al posicionamiento de las empresas en el mercado, al crecimiento rentable a través de mejores practicas, temas relevantes de recursos humanos, y aspectos legales y financieros.

MATRIZ DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO

La matriz de administración del tiempo es un gráfico que te ayudará a administrar mejor tus tiempos, organizar tus tareas diarias y hacer primero lo más importante. Luego de leer este artículo, podrás realizar tu propia matriz de administración de tiempo para que tus horas rindan más

Cómo comenzar la matriz de administración del tiempo

Tu matriz de gestión del tiempo será similar o diferente a las de los demás miembros de tu familia, a tus amigos o a tus compañeros dependiendo de las actividades que tengas que cumplir en determinado tiempo.

Para empezar a diseñar tu matriz de administración de tiempo, deberás separar en un cuadro de doble entrada las actividades que sean Importantes o urgentes y su variable no importante y no urgente.

Esto te ayudará mucho, ya que en la matriz de administración del tiempo verás primero lo esencial, las tareas que deberás realizar antes. Si te queda tiempo y ya terminaste con ellas, puedes pasar a las que comienzan con “no” (no importante o no urgente).

Esto se debe a que las tareas menos necesarias te hacen perder mucho de tu valioso tiempo y eso te traerá inconvenientes con lo que realmente debes realizar.

La matriz de administracion del tiempo se divide en cuatro cuadrantes para que en base a su estructura, puedas diferenciar las actividades y su categoría y registra el valor de cada una de las tareas según su prioridad.

Los cuadrantes de la matriz de administracion del tiempo

Los cuadrantes pertenecientes a la matriz de administracion del tiempo son:

Cuadrante 1: tareas importantes y urgentes

Cuadrante 2: tareas importantes y NO urgentes

Cuadrante 3: tareas NO importantes y urgentes

Cuadrante 4: tareas NO importantes y NO urgentes

Cada uno podrá otorgarle el valor que quiera a las actividades que debe realizar, pero la matriz de administración del tiempo funciona si realmente eres honesto con la clasificación. Para que lo entiendas mejor, te explicaré qué actividad deberá ser ingresada en cada cuadrante.

En el primer cuadrante (importante y urgente) se deben agregar aquellas tareas que si no las realizas tendrás problemas, como por ejemplo, proyectos con fechas, vencimientos para pagar y todas las presiones que debemos sortear si o si.

En el segundo (importante y NO urgente) están las tareas que si bien son imprescindibles que las logremos, no tienen una fecha a cumplir, o esa fecha no es determinante. Por ejemplo, leer un apunte para la universidad o ir al gimnasio.

En el tercer cuadrante (No importante y urgente) son aquellas tareas que deben ser cumplidas con más tiempo, son menos importantes, como enviar un presupuesto por correo o limpiar la casa si vienen visitas.

En el cuarto y último (NO importante y NO urgente) están todas las tareas que se refieren al ocio y al entretenimiento, como ver una película o dormir hasta tarde.

Es una manera de establecer prioridades y cumplir con las tareas en el momento indicado. La matriz de administración del tiempo te servirá para organizar mejor tus horas y cumplir con todo lo que tengas que hacer.

PLANIFICADOR DEL TIEMPO

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO

OBJETIVOS Y METAS: Las metas son los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo. Todo objetivo está compuesto por una serie de metas, que unidas y alcanzadas conforman el objetivo. El objetivo es la cristalización de un plan de acción o de trabajo el cual está conformado por metas.

LISTA DE PENDIENTES: Es una de las actividades más simples y más poderosas de cualquier planificador de tiempo. Es necesario generar una lista de tareas pendientes a diario y desarrollar el hábito de plasmarlas. El sentido de esto es tener el conocimiento por escrito para darles el seguimiento adecuado y así cumplir con todo lo especificado.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO LISTA DE ACTIVIDADES (PRIORIZADAS)

Concluida o terminada la lista de tareas a realizar, es necesario determinar cuáles son los elementos más importantes o las actividades que deben de cubrirse con mayor prioridad. Esto se puede generar señalando todas estas actividades prioritarias dándole fecha de cumplimiento ya sea por día o semana, incluso, puede generar una lista aparte para su mejor manejo.

ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR DE USO DEL TIEMPO

HORARIOS Marcar horarios específicos para la conclusión de actividades dándole auge a las tareas prioritarias. El planificador de tiempo recomienda planificar desde el día anterior las actividades del día siguiente. Es necesario verificar con anticipación la lista de actividades de fechas siguientes para tener el conocimiento de qué se debe concretar. Es necesario tener el conocimiento de cuales actividades se tendrán que

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