Comunicación sin fronteras: Hotel Freedom Shores

BARRERAS ORGANIZACIONES

BARRERAS INDIVIDUALES

Niveles de autoridad y estatus: La persona que ocupa un puesto formal más alto que el de otra tendrá un mayor nivel de autoridad. El nivel de autoridad y el estatus suelen ir de la mano, pero no siempre. El estatus es el rango social de una persona dentro de un grupo. Cuando el estatus y el nivel de autoridad son diferentes, es probable que se presenten problemas de comunicación.

Cuantos más niveles tenga la organización y más lejos se encuentre el receptor del emisor, más difícil será tener una comunicación efectiva.

Semántica: (Estudio de cómo se usan las palabras y el significado que transmiten). La interpretación errónea del significado de las palabras puede tener un papel muy importante en el fracaso de la comunicación. Cuando dos personas atribuyen un significado diferente a las mismas palabras, pero no lo saben, se presenta una barrera a la comunicación.

Especialización: A medida que el conocimiento se especializa, los profesionales de muchas áreas desarrollan un vocabulario propio y siglas para simplificar la comunicación entre ellos. Esto provoca a menudo que la comunicación con personas que no están en un área particular resulte muy difícil.

Emociones: (Reacción o sentimiento subjetivo). Una persona que recuerda sus experiencias también recuerda los sentimientos. Así, cuando las personas se comunican, transmiten emociones, hechos y opiniones. Los sentimientos de los emisores se incluyen en la codificación del mensaje y el emisor los puede o no ver. Los sentimientos de los receptores afectan la decodificación del mensaje y la naturaleza de la respuesta.

Metas diferentes: Si cada departamento tiene sus metas, éstas podrían representar una interferencia para el desempeño global de la organización. No obstante, la comunicación abierta entre personas que tienen metas diferentes acelera la solución de problemas y mejora la calidad de las soluciones.

¿CÓMO ELIMINAR ESAS BARRERAS?

Regular el flujo de información: Si se recibe demasiada información, se tendrá una sobrecarga de ella. Los gerentes deben establecer un sistema que clasifique por orden de prioridad los mensajes que requieren de su atención inmediata. El uso del correo electrónico ha ido de la mano con una disminución de la comunicación frente a frente y un sentimiento de que los empleados están menos conectados con sus organizaciones.

Propiciar la retroalimentación: Se debe hacer seguimiento de los mensajes importantes para determinar si han sido comprendidos. La retroalimentación permite saber si la otra persona ha entendido con exactitud el mensaje. De igual manera, cuando se habla ante un grupo de personas, se debe de buscar retroalimentación no verbal, porque ésta indicará si el mensaje ha sido entendido.

Simplificar el lenguaje: Dado que el lenguaje puede ser una barrera, se deben elegir palabras que los demás entiendan. Evitar usar vocabulario que no entiendan otras personas o que pueda llevar a errores.

Escuchar de forma activa: Se debe aprender a ser una persona que sabe escuchar, así como que sabe enviar mensajes. Características de una persona que escucha de forma activa:

• Aprecia: Escucha relajada, tratando de disfrutar o de encontrar conocimiento o inspiración.
• Empatiza: Escucha sin juzgar, apoya al orador y aprende de las experiencias de otros.
• Comprende: Escucha para poder organizar la información y entender su sentido tras comprender las relaciones entre las ideas.
• Discierne: Escucha para obtener información completa, comprender el mensaje central y determinar los detalles importantes.
• Evalúa: Escucha para poder tomar una decisión con base en la información que se le proporciona.

Frenar las emociones negativas: Una persona transmite emociones cuando se comunica, pero las emociones negativas pueden distorsionar el contenido del mensaje. Cuando una persona se enfada y altera, debe de hacer un alto hasta que pueda controlar sus emociones, es decir, hasta que pueda ser más descriptivo que evaluativo para así poder comunicar de manera acertada el mensaje. 

Utilizar señales no verbales: Esto para enfatizar algunos puntos y expresar sentimientos. Se tiene que estar seguro de que las acciones refuercen las palabras de modo que no envíen mensajes confusos.

Utilizar los medios extraoficiales: Un gerente no puede deshacerse de los rumores extraoficiales que existen en una organización, aunque quisiese, por lo que debe utilizarla para enviar con rapidez información, comprobar las reacciones antes de anunciar una decisión final y obtener retroalimentación valiosa.