Informe objetivo activo fijo

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1. OBJETIVO

Este documento establece el mecanismo para el control de los Activos Fijos, su mantención en el tiempo de su vida útil y pertenencia a la empresa.

1. ALCANCE

Este procedimiento debe ser atendido por las unidades de adquisiciones, bodega y contabilidad.

1. RESPONSABILIDADES

1. DOCUMENTOS APLICABLES Por definir

1. TERMINOLOGIA

Activo Fijo: Se denomina “Activo Fijo” a los bienes tangibles que posee una empresa para su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para arrendarlos o para propósitos administrativos que se esperan utilizar por más de un periodo contable, por un monto superior a los $50.000.

Vida Útil: Se entiende por Vida Útil al tiempo durante el cual un activo generará beneficios a la empresa.

Valor Residual: corresponde al valor que tendrá el bien cuando ya se ha depreciado completamente, el cual dependerá del estado en el que se encuentre el bien y si aún puede generar beneficios, a través de su uso o de su venta.

Depreciación: desgaste del bien por su uso, el cual se refleja en una diminución periódica del activo.

Número AF y secuencia: Número único y correlativo entregado por el sistema informático; Secuencia número de ítem adquiridos de un mismo tenor y características.

Alta de AF: Corresponde al proceso de incorporación de un elemento al registro de activos fijos que posee la empresa, este puede ser nuevo o usado.

Traspaso de AF: Este proceso corresponde al cambio de posesión del activo fijo, este puede ser de lugar físico, centro de costo, responsable, cuenta contable.

Baja de AF: Este proceso saca del listado de acticos fijos un elemento determinado y debe ser autorizado por la GAF.

1. EQUIPOS y HERRAMIENTAS N/A
2. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

1. ALTA DE ACTIVO FIJO

1. El alta de un activo fijo da comienzo con el requerimiento a Adquisiciones y posterior compra de un determinado bien, como resultado de este proceso es generada una orden de compra de AF. El siguiente paso es la comunicación a Bodega y Contabilidad mediante el formulario el cual contendrá una reseña y la orden de compra que respalda la operación de compra.

1. La recepción de los AF estará a cargo de Bodega quien deberá revisar el elemento recepcionado, de ser necesario solicitará asistencia al responsable de la adquisición o bien al solicitante cuando exista duda con el elemento. Una vez recepcionada el elemento será responsabilidad de Bodega el completar el formulario y enviar a tanto a Adquisiciones y Contabilidad la recepción conforme del elemento.

1. Es responsabilidad de Adquisiciones hacer llegar la documentación por la compra del activo fijo a Contabilidad una vez recepcionada por Bodega, la documentación de respaldo estará compuesta por la OC, factura (s) y cotización (es), en adelante el expediente de la compra.

1. El expediente compra entregado será revisado y validado comercialmente por contabilidad, de existir inconsistencias este será devuelto a adquisiciones para su resolución.

1. De conformidad con la documentación, Contabilidad procederá a ejecutar la recepción de activo fijo en el módulo de Adquisiciones, lo que creará un alta de AF con la asignación de un número de identificación y secuencia, el que pasa desde el módulo de adquisiciones hacia el módulo de activo fijos en estado de pendiente.

1. En el módulo de activo fijo todas las recepciones provenientes de adquisiciones se encuentran en estado de pendiente, por lo que se procede a completar en detalle el activo fijo, ingresando el máximo de información que este contenido en el expediente de la compra, también se agregara la información entrega por Bodega al momento de la recepción, terminando con la impresión del comprobante de alta.

1. Emitida el alta del activo fijo esta será enviada a Bodega para que tome conocimiento de la incorporación de un nuevo bien en sus registros, quien revisara y validara la información actualizando su archivo y/o devolviendo a Contabilidad el alta observada para su corrección, como sea necesario.

1. Como medio probatorio de la inclusión se considera la información vigente en el módulo AF.

1. TRASPASOS DE ACTIVO FIJO

1. A petición de los requerimientos de Operaciones o la Administración los activos fijos pueden ser traspasados de proyecto en función de su uso, para lo cual se requerirá del formulario de movimientos de activos fijos, indicando el código y secuencia de los bienes que serán traspasados.

1. Completado el formulario de traspaso, este deberá ser autorizado por la GAF.

1. Solo una vez autorizado por la GAF se ejecutará el proceso de traspaso de activos fijos en el sistema informático.

1. Como medio probatorio de los traspasos se considera la información vigente en el módulo AF.

1. El resultado del traspaso de activos fijos será informado a Bodega para la actualización de sus registros.

1. BAJAS DE ACTIVO FIJOS

1. A petición del jefe de bodega previo llenado de la formulación de movimientos de activos fijos, identificando el o los bienes por su número de activo fijo y secuencia, además del motivo por el cual se debe dar de baja el bien, por lo cual pueden aplicar:

• Termino vida útil
• Deterioro
• Extravío
• Obsolescencia
• Venta
• Baja parcial
• Devolución componentes

1. El formulario deberá ser autorizado por la GAF.

1. Solo una vez autorizado por la GAF se ejecutará el proceso de baja de activos fijos en el sistema informático, registrando para los bienes indicados su baja y motivo.

1. El resultado de la baja de activos fijos será informada a Bodega para la actualización de sus registros.

1. Como medio probatorio de la baja se considera la información vigente en el módulo AF.

1. ANEXOS

1. Formulario Movimientos Activos Fijos

1. TABLA DE REVISIÓN

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