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PROCESO DE VENTA, FABRICACIÓN, GESTIÓN DE STOCK, ENTREGA Y FACTURACIÓN EN UN SISTEMA SAP R/3

En el gráfico del flujo comercial de venta de una pieza fabricada a medida se muestran una serie de pasos en los que se refleja todo el proceso en un sistema SAP R/3. A continuación se describe de una forma más detallada alguno de estos pasos.

Documentación de Ventas

Las operaciones comerciales relacionadas con las ventas se registran en el sistema como documentos de ventas.

Categorías de la Documentación de Ventas

■ Documentos de ventas: solicitudes y ofertas.

■ Pedidos de cliente.

■ Contratos marco, como los pedidos abiertos y los planes de entregas.

■ Problemas y reclamaciones del cliente, que conducen a entregas gratuitas y solicitudes de abono.

Funciones Básicas en la Gestión de Pedidos

En la gestión de pedidos, el sistema puede llevar a cabo las siguientes funciones:

■ Supervisar operaciones de ventas.

■ Verificar la disponibilidad.

■ Trasladar las necesidades a la planificación de necesidades (MRP).

■ Programar la expedición.

■ Calcular la determinación de precio y los impuestos.

■ Verificar los límites de crédito.

■ Crear documentos impresos o transmitidos electrónicamente (confirmaciones, etc.).

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Flujo de Documentos en Ventas

Los documentos de ventas son documentos individuales o pueden formar parte de una cadena de documentos que estén interrelacionados.

Ejemplo de Registro de una Consulta Telefónica de un

Cliente en el Sistema

■ El cliente solicita una oferta.

■ El cliente efectúa un pedido basándose en esa oferta.

■ Se crea el pedido del cliente según la oferta.

■ Se envían las mercancías y la factura al cliente.

■ Una vez entregadas las mercancías, el cliente solicita un abono de ciertas mercancías que han resultado dañadas. Por tanto, se crea una entrega gratuita en relación con este nuevo pedido del cliente.

Esta cadena de documentos: tanto la consulta, la oferta, el pedido del cliente, la entrega, factura y también la entrega posterior gratuita, crea el flujo de documentos de ventas. Es importante tener en cuenta que el flujo de estos datos de un documento a otro reduce la actividad manual y facilita la resolución de problemas.

A continuación se indica la interrelación de documentos de ventas y cómo a continuación los datos fluyen a los documentos de entrega y facturación.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Rol de las Estructuras Organizativas en los Documentos de Ventas

Las operaciones de ventas se producen dentro de la estructura organizativa de comercial. Por lo que todas las actividades de ventas están asignadas a una organización de ventas, un canal de distribución y un sector.

El sistema SAP R/3 permite usar varias estructuras para representar la estructura legal y organizativa de una organización. Se puede realizar la estructuración por ejemplo desde el punto de vista de Finanzas, Gestión de materiales y Comercial.

Petición de Oferta - Oferta de Cliente

Se puede hablar de procesos empresariales previos a la venta, estos son las peticiones de oferta y las ofertas. Es el caso de un cliente que hace una consulta sobre un determinado producto (pregunta sobre su precio y disponibilidad), por lo tanto esta consulta es una petición que hace el cliente para que de esta forma le faciliten una oferta de ventas.

Es importante destacar que los datos que se almacenan en las consultas de ventas constituyen la base de los documentos posteriores y por tanto de un posible análisis de ventas.

Oferta a un Cliente

Una oferta proporciona al cliente una oferta legalmente vinculante para la entrega de un producto o la realización de un servicio con unas condiciones fijadas de antemano.

El área de ventas lo que hace es responder a una consulta de un cliente con una oferta a ese cliente sobre la mercancía de la que ha realizado la consulta, o también utilizarla para remitirla al destinatario de la mercancía.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Ejemplo Oferta a un Cliente en un Sistema SAP R/3

Pedido de Cliente

Este paso en el flujo comercial consiste en un acuerdo contractual entre una organización de ventas y un solicitante sobre la entrega de productos o la prestación de un servicio con un precio, unas cantidades y unos plazos concretos.

El sistema R/3 de SAP, puede procesar los pedidos de clientes de diferentes formas en función de sus necesidades específicas. En el caso más sencillo, puede registrar un pedido de cliente con diferentes posiciones en una pantalla individual.

Funciones que Implementa el Sistema en la Gestión de Pedidos

■ En el pedido de cliente, dispone de funciones como la determinación de precio y la impresión. El sistema verifica si el material está disponible para la fecha preferente de entrega y, si es necesario, transfiere los requisitos a la planificación de necesidades.

■ En la venta al contado, las mercancías se pagan al contado.

■ En un movimiento de pedido con entrega inmediata, el cliente toma las mercancías o también se le entregan el mismo día que se fija el pedido. En este caso, la factura se crea posteriormente.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Ejemplo Pedido de Cliente en un Sistema SAP R/3

Pedidos de Cliente

Se trata de la petición de un cliente a una empresa para que le entregue una cantidad de productos determinada o le preste un servicio en un momento dado.

Es importante tener en cuenta que el área de ventas que acepta la consulta se responsabiliza a cumplir el acuerdo.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Ejemplo Pedidos de Cliente en un Sistema SAP R/3

Facturación

Es la etapa de tratamiento final de una operación comercial en ventas y distribución. La información sobre la facturación está disponible en cada una de las etapas de gestión de pedidos y de entregas.

Funciones

■ Crear facturas basadas en entregas o servicios, emitir abonos y notas de cargo, así como facturas proforma.

■ Cancelar operaciones de facturación.

■ Determinar el precio.

■ Emitir rappels.

■ Transferir datos de facturación a gestión financiera (FI).

Características

Como en todas las fases de la gestión de pedidos en R/3, la facturación está integrada en las estructuras organizativas.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Documentación de Facturación

Hace referencia a facturas, abonos, notas de cargo, facturas proforma y documentos de anulación. Se utiliza como referencia a un documento anterior, para crear por ejemplo una factura o un abono.

Estructura Documentos de Facturación

Cabecera

■ Número de identificación del responsable de pago.

■ Fecha de la factura.

■ Valor neto de todo el documento de facturación.

■ El tipo de moneda del documento.

■ Todas las condiciones de pago e incoterms.

■ Número de identificación del solicitante.

■ Precio.

Posición 1

Posición 2

Posición 3

■ Número de material.

■ Cantidad de factura.

■ Valor neto de las posiciones individuales.

■ Peso y volumen.

■ Número del documento de referencia para el documento de facturación.

■ Elementos de precio importantes para las posiciones individuales.

Proceso de Venta, Fabricación, Gestión de Stock, Entrega y Facturación en un Sistema SAP R/3

Órdenes de Fabricación PP-SFC

Las órdenes de fabricación son una parte fundamental de la Planificación y control de producción (PP). El componente PP está completamente integrado en el componente Logística (LO) y tiene, entre otros, interfases a:

■ Comercial (SD).

■ Gestión de materiales (MM).

■ Controlling (CO).

El objetivo de las órdenes de fabricación es ofrecer un resumen de la integración del componente de aplicación órdenes de fabricación (PP-SFC) en el Sistema R/3 y su integración en el componente planificación y control de producción.

Una orden de fabricación especifica qué material se procesará o se fabricará, cuando empezará la producción, qué capacidad es necesaria para tratar la orden y cuánto cuesta la fabricación. También define qué recursos se necesitarán y cómo se deben rebajar los costes de la orden.

Las órdenes de fabricación se utilizan para controlar la producción en una empresa y también para supervisar la contabilidad de costes.

Ejemplo Órdenes de Fabricación en un Sistema R/3

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