Cuestionario Automatización de Procesos Administrativos Capítulo I al IV

Cuestionario Automatización de Procesos Administrativos 
Capítulo I al IV 
1. Organización: son entidades sociales con la finalidad de cumplir metas y objetivos. 

2. Tipos de Organizaciones: Lucrativas y no lucrativas. 

3. Un sistema: es un conjunto de elementos que se interrelacionan para producir un resultado. 

4. Administración: es un proceso donde se trabaja con personas y por medio de ellas. 

5. Termino eficiencia: se refiere a medir el uso de los recursos en el proceso de alcanzar resultados. 

6. Termino efectivo: se refiere al cumplimento o logro de los objetivos. 

7. Miembros operativos de una organización: son los que están directamente relacionados con el producto o servicio que brinda la organización. 

8. Miembros administrativos de una organización: son los que están involucrados en que se logren los objetivos de la organización de la forma más eficiente posible. 

9. Visión: es un enfoque aspiracional de los que nos gustaría ser. 

10. Misión: es la razón misma de su existencia que la distingue de todas las demás. 

11. Propósito: el papel primordial de la organización dentro de la sociedad, que puede compartir con otras organizaciones. 
12. Objetivos: trasladan la misión a términos concretos. Son metas. 

13. Partes de un objetivo: tributo, escala de medida, norma y horizonte temporal. 

14. Meta: debe definirse acorde con el propósito, la misión u los objetivos de la organización. La meta es una norma cuantitativa, a diferencia del objetivo que puede ser cualitativo y cuantitativo. 

15. Estrategia: es el conjunto de actividades a realizar en un plazo amplio para el logro de los objetivos de la organización ya que orienta el uso de los recursos. 

16. Liderazgo: el liderazgo es la acción o hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. 

17. Proceso: es el conjunto de actividades que toma los insumos y los transforma hasta producir salidas. 

18. Sistema de Cobros: es una organización que vende al crédito. 

19. Procedimientos: son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. 

20. Políticas: enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el prenamiento en la toma de decisiones. 

21. Presupuesto: es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. 


22. Gestión: es la acción de administrar una organización, implica el conjunto de diligencias o actividades que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar uno. 
23. Gestión Administrativa: es un término utilizado para resaltar la realización de actividades que se llevan a cabo para lograr administrar exitosamente una organización. 

Actividades Administrativas: 
24. La planeación: establecer el QUÉ, la visión, la misión y los objetivos. 
25. La organización: es desarrollar una organización para llevar los planes a feliz término. 

26. La ejecución: llevar a cabo las actividades que resultan de los pasos de la planeación y organización. 

27. El control: permite garantizar que se está caminando en la dirección correcta y que se lograran los objetivos propuestos. 

28. Tareas administrativas: son las labores que se realizan dentro de una organización. 

Niveles en las organizaciones: 
29. Institucional o estratégico: es el más elevado y está integrado por los directivos o altos funcionarios. 

30. Gerencial, mandos medios: es de gerencia media. Cuidan la relación entre el nivel estratégico y el técnico. 

31. Técnico u operativo: es el nivel más bajo. Se ejecutan las tareas, se desarrollan los programas y se aplican las técnicas. 

32. Departamentalizar: es organizar formalmente a una empresa en varios departamentos. 

33. Jerarquizar: es establecer un arreglo de las autoridades arriba hacia abajo. 

34. Unidad de mando: se debe identificar claramente ante los subordinados quien es el jefe y a quien deben de responder. 

35. Principio escalar: cuanto más clara sea la línea de autoridad desde el puesto gerencial más alto en una empresa desde el puesto gerencial más alto en una empresa hasta el puesto de subordinado, más clara será la responsabilidad de la toma de decisiones y más eficaz será la comunicación organizacional. 

36. Tramo control: es el número de funciones o unidades administrativas que pueden depender directamente de un órgano superior. 

37. Comunicación: se entiende por comunicación el intercambio de información con un propósito determinado entre las distintas unidades que integran la empresa. 

38. Línea de mando o autoridad: son líneas imaginarias íntimamente llegadas a la jerarquización, que representan el enlace entre las distintas unidades que conforman a la empresa. 

39. Autoridad funcional: la autoridad funcional es un derecho que se delega a un individuo o a un departamento para controlar las acciones realizadas por otras personas en otros departamentos. 

40. Estructura organizacional: está definida por el modelo escogido para la departamentalización, las relaciones de autoridad existentes, el grado de dispersión de la autoridad, los diversos niveles y como se realiza la coordinación entre las personas de la organización. 

41. Organigrama: es la representación gráfica de la estructura organizacional de la empresa. 

Capitulo II y III 
42. Automatizar: de la idea de realizar algo en forma automática, es decir con la mínima intervención humana. 

43. Productividad: es un indicador que mide la eficiencia del proceso de transformación de los insumos en productos o servicios. 

44. La eficiencia: es el grado de optimización del uso de los recursos en la organización de una actividad. 

45. La efectividad: es el grado de cumplimiento de los objetivos. 

46. Porque es importante la productividad? La productividad permite realizar comparaciones entre diferentes organización bajo una razón uniforme. 

47. Formas de aumentar la productividad: aumentar la cantidad de salidas y mantener los insumos constantes, la cantidad de salidas o productos se mantienen constantes pero disminuyen los insumos y manteniendo una relación favorable, incrementando las salidas y disminuyendo los insumos. 

48. Dato: es un registro de anotación respecto de determinado hecho. 

49. Información: es el conjunto de datos o un dato que posee significado, es decir, que reduce la incertidumbre o aumenta el conocimiento respecto a una actividad o cosa y apoya el proceso de toma de decisiones. 

50. Comunicación: es el proceso que consiste en transmitir un mensaje. Para que exista la comunicación es necesario que el destinatario la reciba y la comprenda. 

Características de la información: 
51. Exacta: se refiere a errores de cálculo y de presentación de datos. 

52. Oportuna: la información debe estar disponible en el momento justo. 
53. Integra: que sea completa, es decir que no carece de ninguna de sus partes. No debe olvidarse ningún aspecto que sea relevante. 

54. Concisa: breve y al grano. 
55. Confidencial: solo las personas que puedan u deban conocerla tengan acceso. 

Niveles operativos y de oficina: 
56. Nivel de oficina: están aquellas personas que se dedican a tareas repetitivas u al manejo en sí de las transacciones diarias. 

57. Nivel operativo: se tienen bien definidas y de corta duración. 

58. Nivel táctico: se concentra en metas y objetivos a lograr. 

59. Nivel estratégico: la información es resumida, agrupada y ordenada. 

60. Recopilación de datos: es la reunión de los datos necesarios para la producción de la información. 

61. Procesamiento: se preparan los daos en forma adecuada para que al final del proceso se obtenga información. 

62. Distribución: para ellos se utilizan diversos medios como fax, correo, etc. 

63. Utilización: es la culminación de todo el proceso y el objetivo por el cual se ha realizado. 

64. Como se protege la información? Es necesario asegurarse que la información no se pierda, que no sea accesible a otras personas con malas intenciones o alterada. Existen dos causas de actividad ilegal de los sistemas de información: negligencia y fraude. 

65. Negligencia: es que alguien fuera de la organización sea afectado innecesariamente e injustificadamente. 
66. El fraude: es un esfuerzo premeditado o inconsciente de defraudar al sistema. 

El proceso de la comunicación: 
67. Fuente-codificación (transmisor)-canal-decodificación(receptor)-destino 

68. Que es el mensaje? La información o significado representado a través del producto físico real generado por la fuente en el proceso de comunicación. 

69. La fuente: es la persona, cosa o proceso que emite o provee los mensajes. 

70. El canal: es el equipo o espacio intermedio entre el transmisor y el receptor. 

71. Recepción: escuchar, ver, sentir, etc. 

72. Receptor: es el proceso o equipo que recibe el mensaje a través del canal. 

73. Retroalimentación: es el control de nivel de éxito obtenido en la transferencia del mensaje original. 

74. Ruido: es un elemento o actividad que molesta, confunde, interrumpe o dificulta el proceso de comunicación. 

75. Comunicación oral: utiliza el lenguaje hablado para construir el mensaje. 

76. Comunicación escrita: utiliza el lenguaje escrito para construir el mensaje. 

77. Comunicación no verbal: dicen algo sin palabras. Ej.: una sirena fuerte, las señales de tránsito, gestos. 

Tipos de comunicación en una organización: 
78. Formal: obedecen y siguen la autoridad de la cadena de mando. 

79. Informal: intenta satisfacer las necesidades de los empleados. 

80. Dirección del flujo de la comunicación: de acuerdo al flujo de los mensajes se puede clasificar la comunicación con ascendente y descendente. 

81. Descendente: el flujo es vertical. El administrador se comunica hacia abajo en la jerarquía de autoridad. 

82. Ascendente: el flujo también es vertical. Los administradores tienen información de los subalternos. 

83. Horizontal: es la comunicación que se da entre los miembros del mismo grupo o grupo en el mismo nivel. 

84. Comunicación cruzada: es la que ocurre diagonalmente entre personas, es decir de diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia. 

85. Filtración de la comunicación: es la manipulación de la información a propósito para que sea vista de forma más favorable por el destinatario.

86. Percepción selectiva: es cuando el destinatario mira y oye de manera selectiva. Es un reflejo de lo que hacemos, es decir, no vemos la realidad, sino interpretamos lo que vemos. 

87. Emociones: es indudable la forma de sentir influye en la interpretación que se hace del mensaje. Ej. Si alguien está enojado o aturdido no es conveniente que establezca comunicaciones porque sus percepciones se ven alteradas. 

88. Lenguaje: el significado de las palabras puede ser diferente para cada persona. 

89. Sobre carga de información: es un problema extendido por el uso frecuente del fotocopiado, de las computadoras y las diversas comunicaciones electrónicas. 

90. Señales no verbales: debe de existir coherencia entre el lenguaje verbal y no verbal. Es así el lenguaje no verbal debe de reforzar lo que se dice verbalmente. 

91. Presiones de tiempo: a pezar que la vida en las organizaciones modernas es agitada, es necesario cumplir con los plazos y tomar decisiones oportunas. 

92. Sistematización: es el hecho de visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender cómo llevar a cabo su trabajo. 

Etapas de la sistematización: 
93. Estrategia: en la fase de estrategia se pretende aludir a tres preguntas básicas: ¿en dónde estamos? ¿A dónde queremos dirigirnos? ¿Cómo hacemos para llegar allá? 

94. Análisis: el objetivo de la fase de análisis es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del problema o la necesidad de mejora. 

95. Diseño: existen varias técnicas que nos permiten plasmar nuestro diseño en papel sin olvidar detalle. 

96. Implementación: después de revisar un diseño se procede a implementarlo. 

97. Transición o puesta en marcha: la transición es la etapa en que se traslada del antiguo sistema al nuevo. 

98. Producción: es la etapa en la que el sistema trabaja normalmente. Probablemente se deban hacer cambios por circunstancias o adaptaciones a nuevas situaciones. 

99. El análisis de sistemas con profundidad: es un estudio detallado de cualquier asunto o proceso. 

Cambios al sistema, nuevos sistema 
100. Factores tecnológicos: la aplicación a la nueva tecnología es la causa de muchos cambios que existen en las organizaciones de hoy. 

101. Factores sociales y económicos: los cambios tecnológicos generalmente son seguidos de los cambios sociales y económicos. 

102. Inventiva de las personas: es indudable que la creatividad es una de las principales razones del cambio. 

103. Por qué falla la sistematización de procesos? Los problemas de hoy provienen de las soluciones de ayer. Uno de los principales problemas al sistematizar es que no se llenan las expectativas de los usuarios. 

104. Informática: la informática es la ciencia que estudia el tratamiento automático de la información, es decir lo racional y sistemático de la información por medios automáticos. 

105. Sistemas de procesamiento de datos: son medios para convertir los datos en información. 

106. Sistema de información: son reglas y procedimientos bien organizados para llevar a cabo el procesamiento de datos. 

107. En el procesamiento de datos los elementos son: entrada, salida y proceso. 

108. Entrada: los datos son la materia prima o entrada. 

109. Salida: la información es el producto o salida. 

110. Proceso: son los pasos necesarios para convertir los datos en información. 

Tipos de sistemas de información: 

111. Inteligencia empresarial o Business intelligence: su objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos. 

112. Toma de decisiones: denominados sistemas de apoyo para la toma de decisión. En general, son sistemas de información gerencial que resumen todos los aspectos relevantes para que el gerente tome las decisiones de la forma más acertada posible. 

113. Manipulación de datos: conjunto de programas que permiten manipular los datos y producir información para su posterior uso. 

114. Administración de documentos: sistemas especializados que permiten administrar los documentos. 

115. Comunicaciones: son un área vital en la oficina. La comunicación ayuda en el logro de las demás tareas de la oficina. 

116. Almacenamiento: combinado con los anteriores garantiza el adecuado almacenamiento de los datos y documentos de la organización. 

117. Sistemas de soporte a la oficina: existe gran variedad ej. Calendarios, organizadores de horarios, notas e ideas, relojes, etc. Su principal función es ayudar a las personas que trabajan en la oficina a realizar sus tareas. 

118. Sistemas expertos: son sistemas que aprenden una base de conocimientos del ser humano. 

119. Sistemas de procesamientos de transacciones: son creados para administrar las actividades de rutinas como ventas, planillas, control de inventario, etc. 
120. CRM-Software para la administración de la relación con los clientes: sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.

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