Ayudas Para La Sistematizacion

AYUDAS PARA LA SISTEMATIZACIÓN

 Descripción de procesos

 Planes de la empresa

 Manual de procedimientos (incluye diagramas)

 Manual de puestos

 Manuales de organización (incluye Diagramas de estructura organizacional)

 Descripción de normas y políticas

 Disponibilidad de recurso humano, etc.

 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

 Dentro de una organización, un manual puede cubrir a toda la organización o bien parte de ésta.

ALCANCE: Cobertura del manual

 Específicos

 Generales

CONTENIDO:

 Organización

 Procedimientos

 Puestos

 Operación

 Ventas

 Personal (recursos humanos)

 Producción

 Finanzas

 Sistemas

MANUAL DE PUESTOS

Es un instrumento administrativo que presenta en forma ordenada y detallada la descripción de cada puesto en la organización. Muestra la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización e identifica el perfil de la persona que debe llenar dicho puesto.

OBJETIVOS

Los objetivos del manual de puestos son:

 Establecer una fuente de consulta para las personas que ocupan un puesto.

 Normar las acciones de los puestos.

 Definir las funciones en forma específica.

 Sustituir instrucciones verbales por instrucciones escritas.

 Apoyar la capacitación y supervisión del personal.

 Unificar operaciones y evitar duplicidades de esfuerzo.

 Establecer las bases para los cambios en la organización.

 Reducir al mínimo la transferencia de responsabilidad.

 CONTENIDO

 El contenido de los manuales puede variar de acuerdo a las necesidades de la organización.

 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Es un instrumento administrativo de comunicación, de carácter técnico, que contiene información acerca de la sucesión cronológica y secuencial de operaciones para la realización de una función, actividad o tarea específica en una organización. También se conoce con el nombre de “Manual de normas y procedimientos”.

ANUAL DE PROCEDIMIENTOS

 El manual de procedimientos administrativos permite conocer los lineamientos para una actividad de carácter administrativo, sus responsabilidades, objetivos y los participantes en la misma.

 Un manual de procedimientos operativos indica en detalle los pasos que deben llevarse a cabo para realizar un trabajo operativo.

OBJETIVOS

 Los objetivos del manual de procedimiento son:

 Establecer una secuencia lógica para el trabajo a desarrollar.

 Normar las acciones interrelacionadas del proceso.

 Definir las funciones en forma específica.

 Sustituir instrucciones verbales por instrucciones escritas.

 Apoyar la capacitación y la supervisión del personal.

 Unificar las operaciones y evitar duplicidades de esfuerzo.

 Establecer las bases para los cambios en la organización.

CONTENIDO

• Identificación

• Tabla de contenidos

• Introducción

• Políticas

• Antecedentes y propósito

POR CADA PROCEDIMIENTO

 Contenido

 Política

 Propósito

 Alcance

 Responsabilidad

 Definiciones

 Documentos relacionados

 Instrucciones para llenar las formas existentes

 Procedimiento (en detalle)

 Distribución

 Normas del o los documentos relacionados

GUÍA PARA ELABORACIÓN DE UN

MANUAL

A pesar de que en muchas organizaciones se valora las herramientas tales como organigramas, manuales y diagramas, es importante reconocer que para que cumplan su función es necesario formar conciencia de su importancia en los miembros de la organización y tener hábitos que favorezcan su aplicación.

Uno de los problemas más comúnmente identificados es que las personas no leen los manuales. los manuales muy grandes desmotivan al lector

ELABORACIÓN Y REDACCIÓN DEL MANUAL

La elaboración de los manuales conlleva los mismos pasos identificados en la parte general de manuales

Referente al paso de análisis de la información para el manual de puestos los pasos son:

 Identificar y enumerar los puestos dentro de la organización.

 Validar la lista de puestos y analizar si efectivamente coincide con los existentes en la organización, al compararse con los organigramas existentes.

 Detallar en forma narrativa cada puesto.

 Validar la descripción de cada puesto a través de la observación u otras herramientas de validación.

 Analizar y mejorar cada puesto, si procede.

 Hacer las modificaciones correspondientes al formato de descripción y perfil de puestos.

 Llenar los formatos para cada puesto.

RECOMENDACIONES EN LA ELABORACIÓN

 Se sugiere que el orden de aparición de los puestos en la lista sea de preferencia en la secuencia de niveles de jerarquía superior a inferior.

 Identificar plenamente cada puesto e indicar la unidad a la que pertenece, título exacto del puesto, ubicación, jefe inmediato y sus subalternos.

 Por cada puesto describir funciones diarias, mensuales, etc..

 Describir responsabilidades.

 Describir especificaciones educacionales, experiencia, e intangibles.

Pasos a seguir:

1. ELABORACIÓN DEL MANUAL, DE ACUERDO AL PLAN DE TRABAJO, recabar la información para elaborar el manual

2. PRESENTACIÓN DEL MANUAL, la forma en que se presentará el manual al usuario.

3. REDACCIÓN DEL MANUAL, características que debe poseer un manual

4. EL FORMATO DE LOS TEXTOS DEL MANUAL, para facilitar su lectura y comprensión

EQUIPAMIENTO 6

Es la dotación de equipo a una organización. Para ello se requiere conocer las necesidades de la organización que se va a automatizar, así como las características de los equipos existentes en el mercado.

El equipar implica tener claro qué tareas administrativas son susceptibles de ser automatizadas y cuáles de ellas convienen ser automatizadas.

En materia de equipamiento, se debe conocer cada tecnología, sus ventajas, desventajas y mantenerse al tanto en las tendencias del mercado.

El equipo puede apoyar tareas administrativas y/o productivas. El equipo apoya

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