Control Previo

Normalmente en las entidades públicas, control previo esta a cargo de una persona ó área, dentro de las oficinas de finanzas ó contabilidad, a la cual llegan todos los documentos para que previo a su devengado en el SIAF-SP los revise y de su Vo Bo de que ese expediente se encuentra debidamente sustentado para su cancelación, luego, una vez efectuado el giro y previo a las firmas de los titulares de las cuentas, revisa el comprobante de pago y nuevamente le da el OK para que se culmine con la cancelación.

Si examinamos esta práctica, llaman control previo a esta función porque es previa al pago, y no previa a la operación en si.

La persona o área que realiza la función de control previo en una entidad pública debe ser autónoma, estar bajo la dependencia directa de la Administración y no del área de finanzas o contabilidad, lo que le permite efectuar un adecuado control previo a las operaciones que están por efectuarse, se encuentran en ejecución y aquellas que están para cancelación, lo que permite realmente efectuar un control previo y concurrente.

Para el caso del área de personal, el control previo debe estar en la revisión de las convocatorias para cubrir plazas, los términos para contratar los CAS o Contratos Temporales, Consultores o Asesores, su razonabilidad del costo beneficio, el sustento por los diferentes descuentos que se efectúan al personal, la adecuada aplicación de los Impuestos (5ta y 4ta categoría), así como los de AFP, calculo de liquidaciones y descuentos por mandato judicial.

En lo correspondiente a abastecimiento, esta revisión debe efectuarse desde la evaluación de requerimientos que llegan a administración (cuentan con sustento, son necesarios), la razonabilidad de aprobar gastos por FPPE o Caja Chica teniendo en cuenta la normativa vigente, la revisión de expedientes técnicos que aprueba administración para su entrega a los comités especiales y lo mismo cuando el comité especial envía las bases para su aprobación, la conveniencia de incluir o excluir procesos de selección, evaluar las consecuencias, realizar un seguimiento al cumplimiento del PAC, cobro de penalidades, entre otras.

Finanzas, obviamente los documentos para compromiso, devengado y giro, pero también ingresos (oportunos), ventas de bases, reembolso de FPPE o Caja Chica, arqueos inopinados, control de cartas fianzas (vencidas, vigencia, devoluciones), valores, pago oportuno de impuestos, remuneraciones, retribuciones, proveedores.

Finalmente, contabilidad, cumplimiento de fechas de presentación de los estados financieros, su razonabilidad, seguimiento a las áreas que proporcionan la información para la elaboración de los balances y manejo de información de carácter gerencial que permita evaluar la ejecución.

Como puede apreciarse, el desarrollar la función de

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