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ORDENACION DOCUMENTAL

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Enviado por:  mariamh1313  03 octubre 2013
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Palabras: 3472   |   Páginas: 14
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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: GGD.08

GUIA PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

Versión: 03

Página 1 de 9

Revisó

Directora de Certificación y Gestión

Documental

Aprobó

Rector Fecha de aprobación

Septiembre 30 de 2008

Resolución Nº 1699

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos necesarios para la protección y conservación de los documentos producidos y recibidos en la Universidad Industrial de Santander.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos que reciben y producen las diferentes Unidades Académicas y/ó

Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

• Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

• Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en

general.

• Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

• Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

• Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

• Código: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos, guías y procedimientos para identificar y clasificar los documentos.

Sistema de signos y

combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.

• Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

• Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los

documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad

• Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

• Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar los documentos.

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: GGD.08

GUIA PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

Versión: 03

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• Folio: Hoja.

• Formato control de temperatu ...



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